Descrizione del tema

L’Intrastat è un sistema statistico che consente di raccogliere le informazioni e definire lo stato delle transazioni intracomunitarie. Grazie all’applicazione Intrastat in Comarch ERP Enterprise è possibile generare le dichiarazioni Intrastat in base alle impostazioni adeguate nel sistema. L’utente può definire i dati obbligatori per la dichiarazione per i paesi adeguati dell’Unione Europea e mappare le differenze tra i simboli in diversi paesi. In ERP Enterprise è possibile specificare i dati obbligatori per la dichiarazione Intrastat, tra l’altro in Germania, Austria, Polonia e Francia, e inserirli in un file.

L’Intrastat è un tipo di sistema comune delle statistiche dello scambio di beni che include il commercio tra i paesi membri dell’Unione Europea. Il sistema è basato sui dati provenienti dalle dichiarazioni adeguate.

• Intrastat: importazione
• Intrastat: esportazione

Il soggetto obbligato a preparare la dichiarazione Intrastat deve inviarla all’istituzione pertinente nel paese in cui è registrato.

Per gli scopi relativi alla dichiarazione Intrastat le merci devono essere classificate in accordo con la nomenclatura combinata Intrastat (CN) che contiene i codici delle merci secondo cui vengono raggruppati tipi di merci simili. Il soggetto obbligato al trasferimento delle informazioni può ottenere la nomenclatura dall’istituzione adeguata che si occupa delle questioni relative all’Intrastat.

Configurazione dell’Intrastat

La funzione Intrastat è attivata nell’applicazione Customizing. Per preparare la dichiarazione Intrastat è necessario completarvi i seguenti dati:

• Genere di codifica: indica quali codici delle regioni devono essere usati durante la generazione dei file della dichiarazione Intrastat. I generi di codifica vengono inseriti prima nell’applicazione Generi di codifica.
• Unità peso: l’unità indicata è presa in considerazione durante la generazione della proposta della dichiarazione Intrastat e viene definita nell’applicazione Unità.
• Considera servizi: dopo l’attivazione del parametro i servizi vengono inclusi nel calcolo della proposta della dichiarazione Intrastat
• L’attivazione del parametro di obbligatorietà degli Incoterms indica che le regole Incoterms saranno richieste, per esempio, sull’ordine di vendita.

• Importo fattura: importo per cui può differire il primo importo indicato nella proposta della dichiarazione Intrastat
• Valore statistico: basato sull’importo della fattura. Bisogna indicare l’importo di per cui il valore statistico inizialmente indicato nella dichiarazione Intrastat può differire dal valore statistico che risulta, per esempio, dalla fattura correttiva.
• Peso netto: bisogna indicare il valore percentuale per cui può differire il peso indicato nella proposta della dichiarazione
• Quantità in unità di misura particolare: bisogna specificare il valore percentuale per cui la quantità nell’unità precedentemente definita nel campo Unità peso può differire dalla quantità nella dichiarazione

Descrizione del tema

Il sito multiplo consente di eseguire i processi commerciali di un gruppo di aziende
sullo stesso database. Tutti i dati di base nonché i dati relativi ai movimenti vengono gestiti nell’impresa principale e consentono di controllare i processi eseguiti tra le imprese di un dato gruppo in tutte le ubicazioni.

Le aziende possono essere dipendenti o indipendenti l’una dall’altra dal punto di vista legale. Le organizzazioni possono trovarsi in paesi di versi, perciò possono essere soggette a giurisdizioni e fusi orari diversi.

È possibile creare strutture organizzative diverse per diverse aree di attività: Vendita, Acquisto e  Logistica di magazzino (inclusa anche la produzione). Grazie a questa architettura il sistema Comarch ERP Enterprise può essere utilizzato in un’impresa del settore PMI che possieda soltanto un’ubicazione (sito singolo) o più organizzazioni e filiali (sito multiplo), come succede in imprese internazionali (gruppi, holding) con strutture complesse e società legalmente indipendenti.

Questo documento fornisce le informazioni di base riguardanti le strutture organizzative e i dati mantenuti
nei siti multipli. Contiene gli esempi di utilizzo del sito multiplo.
in diverse strutture organizzative e i suggerimenti riguardanti le procedure necessarie che consentono di implementare il sistema a sito multiplo. In un sistema a sito multiplo, in molte estensioni, appariscono nuovi campi e funzionalità.

Definizioni

Organizzazione approvvigionamenti: organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Acquisti
e costituisce un nodo in questa struttura.

Impresa: organizzazione assegnata alla contabilità nella struttura organizzativa, viene definita come società che è una persona legale e il suo bilancio viene esteso separatamente. Nell’applicazione Customizing esiste la possibilità di definire un’azienda contabile a cui appartengono le scritture contabili inviate dal database OLTP. Nel database generale della finanza è possibile gestire un numero infinito di aziende.

Le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione riguardano sia i partner esterni che interni. Sono responsabili per la lettura e il salvataggio dei dati, nonché dell’utilizzo di funzioni diverse. Vengono definite in base alle organizzazioni assegnate.

Finanze interne: riguarda le compensazioni delle transazioni commerciali tra le organizzazioni di un dato gruppo di imprese. Le compensazioni tra organizzazioni specifiche vengono eseguite in base alle aziende assegnate nelle finanze.

Organizzazione logistica: è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Logistica di magazzino e costituisce un nodo in questa struttura.

Sito multiplo: rende possibile l’utilizzo comune dei dati raccolti nel database
nell’ambito dello stesso gruppo di imprese e compensare i processi commerciali comprendenti qualche organizzazione. Per poter farlo bisogna creare le strutture organizzative per le aree Acquisto, Logistica di magazzino (inclusa Produzione), Finanza e Vendita. L’organizzazione funzionale di un gruppo di imprese e la struttura dell’impresa stessa vengono riflesse in queste strutture.

Organizzazione: è un tipo di partner che rende possibile la registrazione delle imprese, filiali, dipartimenti ecc. Un’organizzazione può fare parte di una struttura organizzativa nelle seguenti aree funzionali: Acquisto, Logistica di magazzino, Finanze o Vendita. Essendo un elemento della struttura, a seconda dell’area l’organizzazione viene definita come organizzazione approvvigionamento, organizzazione vendite o impresa nelle finanze.

La struttura organizzativa riflette principalmente la struttura di funzionamento e parzialmente lo schema organizzativo del gruppo di imprese. Per assegnare le autorizzazioni relative ad aree specifiche e riflettere i processi commerciali del gruppo di imprese sono necessarie le strutture organizzative che vengono create per le seguenti aree: acquisto, logistica di magazzino, finanze e vendita.

Impresa a sito unico: riflette un ambiente in cui soltanto il committente è rappresentato come una impresa legalmente indipendente. Questa impresa costituisce sia l’organizzazione di magazzino, logistica e di vendita nell’ambito di tutte le strutture organizzative nonché l’azienda che si occupa delle finanze. In caso di avvio delle autorizzazioni riguardanti il contenuto delle applicazioni, alle strutture organizzative che fanno parte a questo ambiente a sito unico è possibile assegnare più organizzazioni che appartengono all’impresa, per esempio filiali, dipartimenti ecc.

La sede è un’organizzazione separata della logistica di magazzino. Nella struttura organizzativa Logistica di magazzino rappresenta il nodo a cui sono assegnati i magazzini. Nel percorso strutturale esiste soltanto una sede. Questo significa che non vi può esistere nessun’altra sede principale e subordinata. Inoltre, la sede permette di definire l’impresa responsabile per i magazzini. LA produzione e la logistica di magazzino si riferiscono sempre alla stessa sede.

Organizzazione vendite: è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Vendite e costituisce un nodo in questa struttura.

Strutture organizzative

Ciascuna delle aree di attività nominate in seguito può possedere la propria rappresentazione delle strutture organizzative del gruppo di imprese:

• Acquisto
• Logistica di magazzino (Produzione inclusa)
• Vendita
• Finanze

Le aree di attività Acquisto, Logistica di magazzino e Vendite possono possedere una gerarchia con qualsiasi struttura e complessità. Nelle Finanze le aziende non sono strutturate in modo gerarchico e sono disposte in modo parallelo.

Le strutture organizzative di tutte le aree di attività vengono definite nell’applicazione Organizzazioni. Per questo scopo viene utilizzato un partner del tipo Organizzazione. Dopo l’assegnazione del partner alla sua area di attività questo partner rappresenta un nodo nella struttura di organizzazione adeguata. L’assegnazione lo incorpora nella struttura organizzativa dell’area di attività adatta.

Un’organizzazione può svolgere il ruolo di un nodo in tante aree di attività però non può occorrere più volte nella stessa area.

Se una data organizzazione costituisce un nodo nella struttura organizzativa Vendita, viene definita come organizzazione vendite. Nello stesso modo un’organizzazione può diventare l’organizzazione di acquisto e/o di logistica.

Le strutture organizzative riflettono le assegnazioni organizzative nonché le assegnazioni importanti per i processi. L’organizzazione strutturale è allora anche l’organizzazione funzionale di una data impresa.

Struttura organizzativa della logistica di magazzino

La struttura organizzativa della logistica di magazzino serve per rappresentare le sedi effettivamente esistenti in cui vengono mantenute e prodotte le merci. La localizzazione geografica può essere presa in considerazione perché le regioni e i paesi possano essere raffigurati. Questo permette di creare richieste ed eseguire analisi specifiche.

Struttura

Il gruppo è sempre il livello più alto nella struttura organizzativa della logistica di magazzino e costituisce la sua base. A livelli inferiori si trovano, per esempio, le strutture che servono per la rappresentazione delle sedi, dei magazzini, delle filiali o dei gruppi.

I magazzini possono accettare le merci di diversi proprietari, cioè di diverse imprese, perché il proprietario di un dato articolo è indicato nel processo. Per questo motivo esiste la possibilità di presentare l’acquisto centralizzato e poi distribuire le merci tra più ubicazioni.

Dettagli riguardanti la struttura organizzativa della logistica di magazzino

I livello più alto della struttura organizzativa della logistica di magazzino è il mandante. Ogni sede deve avere il percorso unico. Soltanto una sede può trovarsi in ogni percorso.

I dati condivisi che riguardano i settori contabili sempre provengono dal mandante. Eppure le sedi sono autorizzate e possedere i dati propri riguardanti quelli settori contabili.

Ogni organizzazione della logistica di magazzino deve essere assegnata soltanto a un’impresa.

Struttura organizzativa dell’acquisto

La struttura organizzativa dell’acquisto è orientata alle strategie di acquisto dell’intero gruppo. Diverse prospettive possono essere prese in considerazione durante la creazione della gerarchia.

Struttura

Il gruppo costituisce sempre la radice. È sempre possibile progettare in modo libero livelli ulteriori nella struttura. Il nodo della struttura può essere responsabile per una o più ubicazioni che fanno parte della struttura organizzativa della logistica di magazzino. Se nessun nodo della struttura organizzativa dell’acquisto è stato assegnato all’articolo di acquisto per la sede, la sede non può acquistare quell’articolo. Per impostazione predefinita il nodo della struttura organizzativa dell’acquisto è assegnato a ogni articolo, indipendentemente dalla sede. È anche importante che ogni nodo della struttura organizzativa dell’acquisto sia assegnato a una sola impresa. Invece l’impresa può essere assegnata a qualsiasi numero di nodi.

Dettagli riguardanti la struttura organizzativa dell’acquisto

L’organizzazione superiore nella struttura organizzativa dell’acquisto è il mandante. Ogni articolo di acquisto possiede l’assegnazione unica all’organizzazione di magazzino. Senza tale assegnazione l’organizzazione di magazzino non può acquistare l’articolo.

Le informazioni riguardanti l’organizzazione di magazzino vengono trasferiti ai Dati di magazzino per gli scopi statistici. Questo consente di eseguire analisi e consolidazioni illimitate.

Struttura organizzativa della vendita

La struttura organizzativa della vendita può essere creata in base alla struttura della vendita del gruppo. Così come nel caso della struttura organizzativa dell’acquisto, sono possibili diverse prospettive riguardanti la gerarchizzazione.

Struttura

La struttura della vendita è molto simile alla struttura organizzativa dell’acquisto: il gruppo costituisce sempre la radice. È sempre possibile progettare in modo libero livelli ulteriori. Per ogni livello, nell’ambito della vendita, è possibile definire gli articoli venduti. Più nodi possono anche vendere lo stesso articolo.

Il mandante si trova al livello più alto della struttura. Ogni articolo di acquisto possiede l’assegnazione unica all’organizzazione di vendita. Senza tale assegnazione l’organizzazione di vendita non può vendere l’articolo.

Le informazioni riguardanti l’organizzazione di vendita vengono trasferiti ai Dati di magazzino per gli scopi statistici. Questo consente di eseguire analisi e consolidazioni illimitate.

Finanze

La struttura delle finanze risulta dalle esigenze legislative di diversi paesi. È necessaria almeno un’impresa per un paese. Le funzionalità del sistema ERP caratteristiche dei singoli paesi sono associate alle imprese adeguate. Nelle strutture delle finanze non è possibile gerarchizzare le aziende.

Salvataggio e utilizzo dei dati

Applicazione

I dati possono essere utilizzati da tutte le organizzazioni. Quindi le autorizzazioni relative ai contenuti delle applicazioni non sono applicabili per esse. Nell’ambito dei processi a sito multiplo possiamo distinguere diversi tipi dei dati di base. Le differenze principali riguardanti il mantenimento di questi dati sono elencate di seguito. Le autorizzazioni relative al contenuto di applicazione particolari consentono di controllare ancora meglio il loro utilizzo.

Dati di base da utilizzare nelle organizzazioni

I dati di base vengono utilizzati per tutti i gruppi ma esiste la possibilità di definire le organizzazioni autorizzate al loro utilizzo. I dati di base da utilizzare nelle organizzazioni vengono inseriti soprattutto nelle applicazioni del tipo Tipi (tipi di ordini di vendita, tipi di ordini di consegna ecc.) o nelle applicazioni Regole di disponibilità, Elenco prezzi di vendita e Modelli tempo.

Salvataggio

I dati vengono salvati al livello del mandante

Applicazione

Per ogni organizzazione è possibile specificare se le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione vengono prese in considerazione o no. Si possono definire anche le autorizzazioni riguardanti il contenuto.

L’applicazione Organizzazioni consente all’utente di specificare se bisogna definire per essa le autorizzazioni relative al contenuto per ciascun’organizzazione.

Se è stato definito che le impostazioni relative al contenuto devono essere utilizzate in una data organizzazione, è possibile configurarle nell’applicazione di un dato settore contabile. Le impostazioni influenzeranno tutte le applicazioni che utilizzano quelli dati (per. es. ordini di vendita). I parametri indicano le organizzazioni che danno la possibilità di visualizzare o modificare dati diversi. Similmente l’assegnazione dell’utente all’organizzazione nei dati di base dei partner indica quali dati di questo utente possono essere visualizzati o modificati.

Dati di base riguardanti le organizzazioni

Per alcuni dati riguardanti le finanze esiste la possibilità di definire le organizzazioni che possono utilizzare tali dati. Per quanto riguarda le altre aree è possibile consentire a un’organizzazione di utilizzare i propri dati di base o i dati del mandante. Da questo risulta che sempre esiste solo un’organizzazione responsabile per la modifica dei dati di base. Questo riguarda i dati che sono stati estesi delle informazioni sull’organizzazione.

Condizioni di pagamento e classificazioni

Mantenimento

I dati vengono mantenuti al livello del mandante o dell’organizzazione.

Applicazione

I dati possono essere utilizzati dal mandante o dalle organizzazioni definite. Quindi le autorizzazioni relative ai contenuti delle applicazioni non sono applicabili per esse.

I tipi di organizzazioni autorizzate a modificare i dati vengono definiti separatamente per ciascun’applicazione. Per esempio, gli anni fiscali possono essere modificati soltanto dalle aziende invece i prezzi di vendita soltanto dalle organizzazioni di vendita. La possibilità di modificare i dati dipende anche dal tipo di organizzazione a cui va assegnato l’utente.

L’applicazione permette di decidere quale organizzazione è autorizzata a utilizzare i dati di base e se quest’organizzazione sarà responsabile per tali dati. Per farlo bisogna indicare se i dati di base propri sono permessi o no. Se i propri dati di base sono consentiti per un’organizzazione, tale organizzazione può essere anche definita come responsabile per la modifica dei settori contabili particolari.

Collegamento dei dati di base validi per tutto il gruppo dei dati di base riguardanti le organizzazioni

Alcuni dati di base composti da qualche settore contabile contengono sia i dati riguardanti l’organizzazione che i dati validi per l’intero gruppo. Tale situazione ha luogo soprattutto nelle applicazioni.

Salvataggio

I dati vengono mantenuti al livello del mandante o dell’organizzazione.

Applicazione

• I dati riguardanti le organizzazioni possono essere utilizzato soltanto de quelle organizzazioni a cui si riferiscono tali dati.
• I dati modificati al livello del mandante possono essere utilizzati da tutte le organizzazioni che non possiedono i propri dati.

Utilizzo dei dati nei documenti

Nell’ambito a sito multiplo i documenti (per es. ordini di vendita) vengono sempre inviati alla stessa organizzazione. Il sistema specifica quali dati possono essere utilizzati tramite una data organizzazione. Questo è legato all’utilizzo dei dati riguardanti i tipi di ordini, di partner o di articoli.

Mantenimento

I dati vengono mantenuti al livello dell’organizzazione.

Applicazione

I dati vengono utilizzati da un’organizzazione. Le eventuali autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione possono influire sui dati che si trovano nei documenti.

Nei documenti vengono utilizzati settori contabili diversi che devono essere collegati alla stessa organizzazione.

La tabella seguente presenta un esempio di dati necessari per l’ordine di vendita. Qui è rilevante l’organizzazione selezionata per l’ordine di vendita. Per esempio, il mandante utilizzato deve essere un cliente dell’organizzazione di vendita per cui è stato inserito l’ordine di vendita.

Di seguito vengono elencate le dipendenze tra i dati obbligatori per il partner per particolari aree (viste nell’applicazione Partner, per es. Base o Dipendente) e l’utilizzo del partner nei ruoli e nelle organizzazioni che gli corrispondono.

Dipendenti interni

Perché un dipendente cha fa parte del gruppo, cioè un dipendente interno, possa eseguire le attività per conto di una o qualche organizzazione, sono necessarie le seguenti assegnazioni:

• l’utente che si connette al sistema dovrebbe essere assegnato a un partner che era stato introdotto nel sistema come dipendente interno, per esempio tramite l’applicazione vista Base, scheda Conti utenti.
• il dipendente interno a cui è assegnato l’utente deve essere assegnato ad almeno un’organizzazione per conto della quale è autorizzato ad agire. Le organizzazioni vengono introdotte nei dati.

Dopo l’assegnazione del dipendente a un’organizzazione vengono generate le relazioni dei partner del tipo Organizzazione assegnata. Le relazioni dipendono dal momento in cui vengono eseguiti i processi perciò è possibile cambiare nelle versioni future dei dati di base dei dipendenti.

Quando vengono specificate le organizzazioni per cui è autorizzato l’utente, in considerazione vengono prese soltanto quelle organizzazioni che gli sono direttamente assegnate.

Compensazioni interne

Le operazioni commerciali tra le organizzazioni assegnate a imprese che sono diverse sotto l’aspetto di contabilità richiedono la compensazione interna nell’ambito del gruppo. Tutte le compensazioni interne vengono eseguite in modo automatico.

• vendita di un articolo che, per quanto riguarda la struttura organizzativa, fa parte di un’altra impresa
• rilascio per la produzione di un articolo che, per quanto riguarda la struttura organizzativa, fa parte di un’altra impresa

Valute

Esempio di una struttura del gruppo con le definizioni di valute diverse

Esempi di problemi organizzativi risolti tramite il sistema a sito multiplo

Il sistema a sito multiplo fornisce possibilità diverse di presentare la struttura organizzativa di un gruppo disperso in più paesi. Comunque le leggi fiscali diverse per ogni paese obbligano l’intraprenditore a osservare le regole specifiche nella struttura. In questo paragrafo vengono descritti gli esempi di operazioni commerciali che vanno prese in considerazione durante configurazione di un sistema a sito multiplo. In aggiunta, bisogna ricordare che le leggi in vigore vengono costantemente modificate.

Esempio: Filiale all’estero

Un’azienda ha la sua sede in Germania vuole vendere le merci tramite un magazzino esterno in Austria. La vendita delle merci da quel magazzino che si trova in Austria a un cliente che abita in Austria viene considerata una transazione nazionale ed è soggetta alla tassazione in Austria.

Visto che l’impresa con la sede in Germania deve essere soggetta alla tassazione in Germania, tale vendita tramite un magazzino esterno non è possibile. Perché la vendita sia possibile il gruppo ha bisogno di un’impresa con la sede in Austria che potrà pagare le tasse allo stato austriaco. Allora l’impresa tedesca potrà vendere gli articoli all’impresa austriaca ed esportarli secondo le regole introdotte per l’importazione delle merci (imposta sul volume d’affari delle importazioni di beni). In questo modo gli articoli verranno venduti ai clienti conformemente alla legge fiscale applicabile per l’Austria.

Esempio: Soglie di consegne per l’importazione

Alcuni paesi utilizzano la soglia di valore delle merci (soglia di consegna) per i clienti individuali e soltanto in caso del suo superamento bisogna pagare l’imposta all’estero. Se, per esempio, un’impresa con la sede in Germania fornisce ai suoi clienti in Belgio le merci di un valore totale di oltre 35 000 EUR all’anno, l’impresa deve pagare regolarmente le tasse in Belgio. Se la vendita non super il limite, l’impresa paga le tasse in Germania.

Perché sia possibile pagare le tasse in Belgio, il gruppo deve avere un’impresa con la sede in Belgio che adempirà agli obblighi fiscali nei confronti del Belgio. Soltanto le imprese che hanno la sede in un dato paese possono pagare le imposte in questo paese. Se all’inizio i clienti erano stato assegnati all’azienda tedesca, dopo il superamento della soglia dovrebbero essere bloccati dall’impresa tedesca e inseriti nel sistema dall’azienda belga che poi gli assegna a se stessa.

Per evitare tali complicazioni è meglio verificare, già durante la configurazione del sistema s sito multiplo, se un’impresa debba essere rappresentata in un paese specifico. E tali consegne all’estero sono frequenti potrebbe essere raccomandato fondare la propria impresa in un dato paese e organizzare la consegna delle merci tra le aziende nel contesto della compensazione interna.

Esempio: Conto deposito internazionale

Il conto deposito avviene quando articolo appare nelle giacenze del fornitore soltanto al momento della sua vendita al cliente.

Se un’impresa con la sede in Austria fornisce i suoi articoli nell’ambito del conto deposito internazionale a un’impresa con la sede in Germania, l’azienda tedesca è responsabile per la loro importazione e, in conseguenza, per le tasse relative a questi articoli, il che rende impossibile il processo del conto deposito perché le merci finirebbero direttamente nelle giacenze dell’azienda tedesca. Il conto deposito è possibile quando l’impresa austriaca fonderà la propria impresa in Germania e, in conseguenza, entrambe le aziende saranno soggette alla stessa legge fiscale. L’azienda austriaca, in questo modo fornisce le merci alla sua azienda in Germania e si occupa della loro importazione. Il conto deposito è possibile quando avviene tra le due imprese in Germania.

Perché il conto deposito sia possibile sono sempre necessarie due imprese. Se queste due imprese hanno la loro sede nello stesso paese, sono soggette soltanto alla legge fiscale di questo paese. Questo rende più facile l’applicazione della legge nonché la realizzazione delle transazioni internazionali indipendentemente dal fatto che si tratti del conto deposito.

Il conto deposito internazionale anche è possibile però deve essere conforme alle leggi fiscali di entrambi i paesi, ovvero essere soggetta a una verifica più precisa.

Configurazione

La funzionalità del sito multiplo può essere avviata nell’applicazione Nello stesso luogo è possibile attivare

Ecco le impostazioni adeguate per i processi del sito multiplo:

Autorizzazioni

Nell’ambito a sito multiplo la definizione delle autorizzazioni richieste si trova ai livelli Utente e Organizzazione. In aggiunta, quando vengono assegnate le autorizzazioni, si possono prendere in considerazione tutti i nodi.

Autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione

Le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione sono disponibili per i dipendenti interni e per i partner commerciali. Le autorizzazioni relative al contenuto consentono di limitare l’accesso ad alcuni dati e concedere l’accesso ad alcune funzioni.

Descrizione del tema

Organizzazione: è un tipo di partner che rende possibile la registrazione delle imprese, filiali, dipartimenti ecc. Un’organizzazione può fare parte di una struttura organizzativa nelle seguenti aree funzionali: Acquisto, Logistica di magazzino, Finanze o Vendita. Essendo un elemento della struttura, a seconda dell’area l’organizzazione viene definita come organizzazione approvvigionamento, organizzazione vendite o impresa nelle finanze.

Nell’articolo vengono descritti i seguenti elementi:

• Organizzazioni e strutture organizzative: presentazione del funzionamento delle organizzazioni e delle strutture organizzative per le necessità relative alla creazione delle relazioni e delle dipendenze
• Autorizzazioni di accesso: tramite cui i partner esterni (imprese) sono autorizzati a un accesso controllato a Comarch ERP Enterprise
• Autorizzazioni per il contenuto: specificano le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione che vengono concessi all’utente in base alle organizzazioni che gli sono assegnate.

Le applicazioni attive dipendenti dall’organizzazione possono essere definite con l’utilizzo delle impostazioni disponibili nell’applicazione Customizing. Per esempio, grazie a ciò, negli ambiti a sito multiplo, le applicazioni Organizzazioni e Autorizzazioni logon [Cliente, Fornitore, Rappresentante] sono disponibili per i fornitori, clienti e rappresentanti commerciali. Negli ambiti a sito unico tale situazione è possibile soltanto quando sono attivate le autorizzazioni per il contenuto.

Definizioni

Autorizzazioni logon

Le autorizzazioni logon sono le autorizzazioni per i partner commerciali esterni che hanno ottenuto il consenso per accedere al sistema. La concessione delle autorizzazioni per i contenuti ai partner commerciali esterni viene eseguita tramite la loro assegnazione a un’organizzazione interna. Le autorizzazioni logon possono essere concesse ai clienti, fornitori e ai rappresentanti.

Impresa

L’impresa l’organizzazione con il ruolo Finanze nella struttura organizzativa. L’impresa è una persona legale e il suo bilancio viene esteso separatamente. Nell’ambito dello stesso database che utilizza Finanze è possibile gestire più aziende. Nell’applicazione Customizing esiste la possibilità di definire un’azienda contabile a cui appartengono le scritture contabili inviate dal database OLTP.

Autorizzazioni per il contenuto

Le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione riguardano sia i partner esterni che interni. Garantiscono il controllo di accesso alla lettura e al salvataggio dei dati nonché all’utilizzo delle funzioni del sistema. Vengono definite in base alle organizzazioni assegnate.

Compensazioni interne

Le compensazioni interne sono le compensazioni delle operazioni commerciali tra le organizzazioni in un gruppo di imprese. Le compensazioni tra le aziende vengono effettuate in base a imprese diverse assegnate nelle finanze.

Sito multiplo

Il Sito multiplo prevede i processo commerciali di un gruppo di imprese nello stesso database OLTP. Dal punto di vista delle dipendenze tra i processi commerciali e le organizzazioni non importa se le organizzazioni che fanno parte dello stesso gruppo siano imprese con una personalità giuridica indipendente o no. Le organizzazioni possono essere localizzate in paesi diversi e, in conseguenza, essere soggette alle leggi e ai fusi orari diversi. L’opzione Sito multiplo permette l’utilizzo comune dei dati raccolti nel database nell’ambito dello stesso gruppo di imprese e la compensazione dei processi commerciali comprendenti qualche organizzazione.

Per poter farlo bisogna creare le strutture organizzative per le aree Acquisto, Logistica di magazzino (inclusa Produzione), Finanza e Vendita. Le strutture dovrebbero rappresentare le dipendenze effettive tra le organizzazioni.

Organizzazioni

Organizzazione: è un tipo di partner che rende possibile la registrazione delle imprese, filiali, dipartimenti ecc. Un’organizzazione può fare parte di una struttura organizzativa nelle seguenti aree funzionali: Acquisto, Logistica di magazzino, Finanze o Vendita. Essendo un elemento della struttura, a seconda dell’area l’organizzazione viene definita come organizzazione approvvigionamento, organizzazione vendite o impresa nelle finanze.

Strutture organizzative

La struttura organizzativa riflette principalmente la struttura di funzionamento e parzialmente lo schema organizzativo del gruppo di imprese. Per assegnare le autorizzazioni relative ad aree specifiche e riflettere i processi commerciali del gruppo di imprese sono necessarie le strutture organizzative che vengono create per le seguenti aree:

• Acquisto
• Logistica di magazzino
• Finanze
• Vendita

Organizzazioni di acquisto

L’organizzazione di acquisto è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Acquisto e costituisce un nodo in questa struttura.

Organizzazione della logistica di magazzino

L’organizzazione logistica è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Logistica di magazzino e costituisce un nodo in questa struttura.

Organizzazioni di vendita

L’organizzazione di vendita è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Vendite e costituisce un nodo in questa struttura.

Sito unico

Il sito unico è un ambiente in soltanto un mandante (proprietario dell’installazione) è presentato come una persona giuridica indipendente. Tale impresa è sia l’organizzazione di acquisto che della logistica di magazzino e di vendita nell’ambito di tutte le strutture organizzative, nonché l’impresa delle finanze. In caso di avvio delle autorizzazioni riguardanti il contenuto delle applicazioni, alle strutture organizzative che fanno parte a questo ambiente a sito unico è possibile assegnare più organizzazioni che appartengono all’impresa, per esempio filiali, dipartimenti ecc.

Organizzazioni e strutture organizzative

I dati di base riguardanti l’organizzazione si trovano nell’applicazione Partner. Le strutture organizzative sono composte dai partner del tipo Organizzazione.

La struttura organizzativa riflette principalmente la struttura di funzionamento e parzialmente lo schema organizzativo del gruppo di imprese. I partner individuali hanno autorizzazioni diverse concesse nell’ambito dell’impresa o di un gruppo di organizzazioni. Non tutti i partner sono responsabili per l’esecuzione di tutti i tipi di attività e per questo motivo i compiti di molti partner si sovrappongono. Si distinguono le seguenti aree di attività:

• Vendita
• Acquisto
• Logistica di magazzino
• Finanze

Vendita, Acquisto e  Logistica di magazzino

Negli ambiti di attività come vendita, acquisto e logistica di magazzino è possibile determinare una struttura gerarchica di qualsiasi profondità e larghezza.  Dopo l’assegnazione del partner del tipo Organizzazione alla sua area di attività questo partner rappresenta un nodo nella struttura di organizzazione adeguata. Tale assegnazione unisce il partner alla struttura organizzativa dell’ambito dell’attività.

Un’organizzazione può svolgere il ruolo del nodo solo una volta in ogni ambito di attività. Per ogni organizzazione è possibile definire le impostazioni per il paese e il fuso orario.

Se una data organizzazione costituisce un nodo nella struttura organizzativa Vendita, viene definita come organizzazione vendite. Nello stesso modo un’organizzazione può diventare l’organizzazione di acquisto e/o di logistica. L’organizzazione può essere sia un’organizzazione di vendita, di acquisto, della logistica di magazzino o essere un’azienda delle finanze.

Visto che il mandante (proprietario dell’installazione) rappresenta l’unità di base di tutte le strutture organizzative, deve essere, allo stesso tempo, un’organizzazione di acquisto, della logistica di magazzino e di vendita.

Finanze

Nell’ambito delle finanze non viene creata alcuna struttura organizzativa. In tal caso l’organizzazione viene rappresentata come persona giuridica che viene compensata in modo separato a viene definita come impresa. Ogni organizzazione può essere indicata come impresa. Tale organizzazione può costituire anche un nodo in tutte le aree dell’attività. Nel database OLTP può esistere un numero illimitato di aziende soggette ad aree giuridiche diverse.

A ogni organizzazione è assegnata un’impresa responsabile. Il mandante può essere un’impresa ma questo non è obbligatorio.

Utilizzo delle strutture organizzative

Le strutture organizzative vengono utilizzate nei seguenti casi:

• Se le autorizzazioni per il contenuto sono avviate in un ambiente a sito unico, le strutture organizzative vengono utilizzate durante l’assegnazione di queste autorizzazioni ai dipendenti interni e ai partner esterni. In tal caso è possibile creare le strutture organizzative per l’acquisto, la logistica di magazzino e per la vendita. Questo non è possibile per le finanze perché il mandante non è il membro unico di questa struttura organizzativa. La possibilità di utilizzare i dati di base comuni può essere definita individualmente per ciascun’organizzazione.
• Nell’ambito a sito multiplo le strutture organizzative servono per l’utilizzo comune o individuale dei dati base da più organizzazioni. In aggiunta, così come nell’ambito a sito unico, vengono utilizzate anche per l’assegnazione delle autorizzazioni per il contenuto. Il Sito multiplo consente di eseguire i processi business in cui sono coinvolte più organizzazioni. In particolare, le compensazioni interne possono essere automatizzate ed eseguite in base alla struttura organizzativa che le corrisponde. In tal caso è possibile creare le strutture organizzative per l’acquisto, la logistica di magazzino e per la vendita.

Rappresentazione della struttura organizzativa

La struttura organizzativa viene creata in base ai partner del tipo Organizzazione. Partner indicato: mandante (proprietario dell’installazione) costituisce la radice dell’albero della struttura organizzativa

Per creare una struttura organizzativa bisogna creare un partner del tipo Organizzazione per ogni unità organizzativa interna di una data impresa o di un dato gruppo di imprese (ambiente a sito multiplo). Organizzazioni separate dovrebbero essere create per quelle unità organizzative che:

• si trovano in paesi diversi, sono soggette a leggi diverse e, potenzialmente, si trovano in fusi orari diversi,
• sono geograficamente separate,
• appaiono in processi economici come i loro partecipanti indipendenti,
• applicano regole commerciali diverse.

Le unità organizzative possono utilizzare i propri dati di base, degli articoli, dei clienti ecc. Inoltre i dati di base possono essere condivisi da più organizzazioni.

L’appartenenza di un partner, interna o esterna, specificata nei dati di base del partner, non svolge alcun ruolo nella rappresentazione della struttura organizzativa. L’appartenenza a una struttura organizzativa interna o esterna viene specificata separatamente.

Ubicazioni

Le organizzazioni della logistica di magazzino selezionate possono essere contrassegnate come ubicazioni. Precisamente un’ubicazione deve essere indicata per ogni percorso della struttura organizzativa. I magazzini possono essere assegnati soltanto alle organizzazioni della logistica di magazzino definite come ubicazioni. Per ogni magazzino bisogna indicare l’ubicazione a cui appartiene. Per tutte le organizzazioni della logistica di magazzino che allo stesso tempo sono ubicazioni, le giacenze di magazzino vengono calcolate e mantenute.

L’ordine di produzione è sempre realizzato nell’ambito della stessa ubicazione. Tutte le accettazioni e rilasci di magazzino (dei materiali, delle risorse e dei prodotti semilavorati) riguardano i magazzini che fanno parte della stessa organizzazione. Questo riguarda anche le risorse prenotate. Proprio per questo motivo ogni risorsa e assegnata a una delle ubicazioni. La pianificazione del fabbisogno per i materiali può essere realizzata nell’ambito della stessa ubicazione o di più ubicazioni.

Applicazione Organizzazioni

L’applicazione Organizzazioni consente, prima di tutto, di inserire le informazioni riguardanti la struttura organizzativa interna:

• indicare che un’organizzazione selezionata deve appartenere alla struttura organizzativa interna,
• indicare la struttura o le strutture organizzative (di acquisto, della logistica di magazzino, delle finanze o di vendita) che includono una data organizzazione,
• indicare la struttura principale per un’organizzazione selezionata nell’ambito dell’appropriata struttura organizzativa.

Secondo la definizione sopracitata, l’organizzazione diventa un nodo nella struttura organizzativa.

Informazioni generali

Tutte le azioni relative all’acquisto degli articoli e dei servizi dai partner esterni sono eseguite nel processo di acquisto.

L’elemento principale del processo di acquisto è l’ordine di approvvigionamento. L’ordine di approvvigionamento è destinato al fornitore perché questo fornisca i beni materiali e non materiali richiesti. L’ordine spesso viene preceduto dalle decisioni mirate alla definizione della domanda. Per questo motivo vengono create le richieste di offerta e di approvvigionamento. Il processo decisionale deve garantire il ritrovamento di un fornitore ottimo, la fornitura delle merci in una localizzazione e quantità appropriata e nei tempi adeguati. Di solito le condizioni e il prezzo migliore svolgono il ruolo decisivo in questo processo.

I servizi prestato nell’ambito di un ordine sono descritti nel documento riguardante l’ordine di approvvigionamento. I dettagli relativi all’ordine possono essere forniti al fornitore con l’utilizzo dei documento dell’origine di approvvigionamento e della correzione, se tale esiste. La conferma dell’ordine è la risposta del fornitore che conferma o rifiuta l’ordine.

Nel processo di fornitura della merce l’utente inserisce la quantità nell’applicazione Entrate merci che si trova nel modulo Logistica di magazzino. Dopo la registrazione dell’entrata delle merci gli articoli forniti vengono inclusi nelle giacenze. Il controllo delle fatture in entrata e la registrazione degli articoli forniti si svolge nell’applicazione Fatture in entrata.

Processi e catena dei documenti associati

I processi business relativi agli acquisti e le associazioni con altre applicazioni e unità business che risultano da tali processi sono descritti di seguito.

Riepilogo del processo

Lo schema presenta il riepilogo dei percorsi possibili del processo di acquisto.

Ordini di approvvigionamento

L’ordine di approvvigionamento è un ordine di servizio/fornitura destinato al fornitore in un tempo stabilito. Contiene i dati dell’articolo, il prezzo, la quantità, la data di consegna, le condizioni di consegna, le condizioni di pagamento e il luogo di consegna. L’ordine di approvvigionamento può essere generato da un’offerta di approvvigionamento e costituire un altro legame nella catena dei documenti associati nel processo di acquisto.

Gli ordini di approvvigionamento sono i documenti principali nel processo di acquisto. Questi possono essere creati in seguito alle seguenti attività:

• creazione manuale nell’applicazione Ordini di approvvigionamento
• generazione dall’oggetto di approvvigionamento
• importazione tramite l’applicazione Importa dati

• generazione dall’offerta di approvvigionamento

Correzione dell’ordine di approvvigionamento

Per inviare un ordine di approvvigionamento al fornitore è possibile generare e inviare il documento di ordine di approvvigionamento. Dopo aver applicato le modifiche all’ordine di approvvigionamento, se è necessario, è possibile generare il documento dell’ordine di approvvigionamento del tipo di correzione. Le modifiche possono prevedere l’aggiunta di nuove voci o la modifica o eliminazione delle voci esistenti dell’ordine. La correzione dell’ordine di approvvigionamento consente di notificare il fornitore delle voci modificate dell’ordine.

Conferma dell’ordine di approvvigionamento

Un ordine di approvvigionamento può essere utilizzato per indicare se è necessaria la conferma dell’ordine di approvvigionamento. I documento di conferma dell’ordine di approvvigionamento fornisce le informazioni sull’ordine di approvvigionamento generato o sulla sua correzione. Il reporting può comprendere, per esempio, l’accettazione intera del documento di ordine di approvvigionamento o contenere una data di consegna diversa. La conferma dell’ordine di acquisto trasmesso dal fornitore nell’applicazione con lo stesso nome può essere creata o generata manualmente dal documento dell’ordine di approvvigionamento. Se la conferma dell’ordine di approvvigionamento è richiesta, è possibile emettere e inviare al fornitore la promemoria della conferma.

L’utente può inviare il sollecito cioè la promemoria destinata al fornitore nel caso in cui la consegna sia in ritardo.

Offerte di approvvigionamento

Le offerte di approvvigionamento possono essere scaricate dal sistema o generate nel sistema.

In base alle offerte di approvvigionamento è possibile generare le richieste di approvvigionamento per i fornitori per ottenere le offerte da cui, in seguito, verrà creato l’ordine di approvvigionamento. Un’altra opzione consiste nel generare gli ordini di approvvigionamento direttamente dall’offerta senza inviare la richiesta e l’offerta.

Contratti di acquisto

Il contratto è un contratto preliminare che regola le consegne delle merci e dei servizi. Nel contratto il cliente accetta l’acquisto delle merci in quantità o di valore stabiliti e in termine stabilito. Il fornitore è invece obbligato a consegnare gli articoli in quantità o di valore stabiliti e in termine stabilito. I prezzi e le condizioni sono definiti nel contratto. Il contratto è vantaggioso non solo perché indica il prezzo dell’articolo ma anche perché consente di monitorare le condizioni stabilite nel contratto.

L’assegnazione di una voce del contratto a una voce dell’ordine di approvvigionamento viene definito nel sistema come chiamata del contratto. L’assegnazione influisce lo stato della chiamata di una voce a seconda del tipo di contratto.

Più informazioni riguardanti i contratti di acquisto possono essere trovati nell’articolo Contratti di acquisto. 

Richieste di approvvigionamento e offerte di approvvigionamento

Le richieste di approvvigionamento rappresentano le chiamate alla presentazioni delle offerte rivolte a più fornitori per ottenere le informazioni relative alla disponibilità di articoli selezionati. Questi documenti costituiscono la prima tappa del processo completo di acquisto, contengono, tra l’altro, i dati relativi all’articolo, alla quantità, alla data e luogo di consegna e al periodo di validità dell’offerta.

Il processo di creazione della richiesta di approvvigionamento comincia dalla selezione da parte dell’impresa degli articoli per servono le informazioni fornite dal fornitore/fornitori.

Dopo l’accettazione della richiesta dai fornitori l’impresa riceve le offerte che vengono associate alla richiesta presentata.

L’offerta di approvvigionamento è un’offerta del fornitore per gli articoli tramite cui il fornitore presenta il suo assortimento e invita a fare l’acquisto o rispondere alla richiesta di approvvigionamento emessa che esprime l’interesso verso l’acquisto di articoli specifici. L’offerta di approvvigionamento contiene, tra l’altro, le informazioni riguardanti l’articolo, il prezzo, la quantità, la data di consegna, le condizioni di consegna, le condizioni di pagamento e il luogo di consegna. Il periodo di validità viene stabilito tramite la data di validità. Nel sistema, le offerte di approvvigionamento possono essere associate all’offerta di approvvigionamento e, in questo modo, far parte della catena dei documenti associati.

Grazie all’applicazione Confrontare offerte di approvvigionamento è possibile scoprire quale offerta è più vantaggiose e in sua base generare un ordine di approvvigionamento.

Entrata merci e fatture in entrata

L’entrata delle merci ordinate e la registrazione delle posizioni avvengono nella Logistica di magazzino e in questo processo entrambi i documenti, cioè entrata merci e fattura in entrata, vengono assegnati all’ordine di approvvigionamento. Il completamento del processo di acquisto avviene dopo la registrazione dell’entrata merci e della fattura in entrata ed, eventualmente, anche dell’ordine di magazzino.

Processo generale di acquisto

Processo generale di acquisto

In base a un ordine di approvvigionamento gli articoli vengono comprati dal fornitore e consegnati in magazzino L’ordine contiene tutti i dati dettagliati riguardanti il fornitore, il partner della consegna, l’emittente della fattura, i contratti commerciali relativi alle condizioni di consegna, alla spedizione, ai pagamenti, ai prezzi con gli sconti e alle quantità.

Conto deposito del fornitore e ordini per conto deposito

Il termine Conto deposito del fornitore si riferisce al processo logistico in cui il fornitore custodisce gli articoli nel magazzino del cliente, perché il cliente possa ritirare le merci in modo diretto. Soltanto dopo il ritiro degli articoli dal magazzino per conto deposito dal cliente, la proprietà viene trasferite e vengono emesse le fatture adeguate.

Nel conto deposito le merci del fornitore (mittente) vengono condivise nel magazzino per conto deposito direttamente nella sede del cliente (destinatario). La transazione commerciale e il trasferimento della proprietà avviene soltanto nel momento del rilascio delle merci dal magazzino per conto deposito, cioè dell’utilizzo o della rivendita delle merci da parte del cliente. Tale rilascio viene definito come rilascio per conto deposito. Il cliente informa il fornitore del rilascio di conto deposito in intervalli di tempo stabiliti tramite la notifica del rilascio di conto deposito. Le fatture saranno emesse in base a tale notifica di rilascio. Dal punto di vista di acquisto tal tipo di attività viene definito come conto deposito del fornitore e dal punto di vista di vendita come conto deposito del cliente.

Il tipo di ordine del conto deposito è disponibile perché sia possibile chiamare le merci di conto deposito dal fornitore. Nell’ambito dell’attività del conto deposito il cliente informa il fornitore in intervalli di tempo stabiliti delle quantità di merci ritirata, per esempio durante ogni rilascio o creazione del riepilogo per un giorno o periodo. Per questo scopo il cliente utilizza le notifiche dei rilasci di conto deposito.

Catena dei documenti associati

Nella catena dei documenti associati sono visibili i documenti presentati in una sequenza logica e cronologica. Nella maggioranza dei casi le posizioni nei documenti sono associate anche tra di loro. Per ogni documento vengono visualizzati tutti i documenti associati. Per esempio, un contatto di acquisto associato è elencato nella catena dei documenti associati all’ordine di acquisto e, in seguito, questo ordine di acquisto è visibile nella catena dei documenti associati del contratto di acquisto.

Il progresso nel processo di acquisto è visibile nello stato del documento. L’ordine di approvvigionamento è il documento più importante che mostra lo stato di tutti i processi successivi al livello della posizione e nella testata.

Introduzione

La funzione Gestione documenti, disponibile nel modulo Customizing, è utilizzata per gestire i file generati nel sistema o fuori dal sistema. Gli esempi dei file generati nel sistema sono rappresentati dai documenti che confermano gli ordini o le fatture in uscita. Grazie a una configurazione adeguata tali documenti vengono automaticamente associati
agli oggetti nel sistema e messi nel Knowledge store

Nell’applicazione Documenti, è possibile creare le associazioni tra un file
e il sistema ERP, perché il file apparisca nel sistema automaticamente. Grazie a questo è possibile aggiungere i file grafici, per esempio i logo o disegni tecnici assegnati al partner o all’articolo.

File del documento

Il file del documento viene salvato nel Knowledge store I file possono essere salvati nel formato del tipo MIME. Grazie a questo è possibile mantenere, per esempio, un testo, un file grafico o un file audio nel Knowledge store.

Modello del documento

Il modello del documento viene utilizzato per standardizzare l’operazione di salvataggio o di creazione dei documenti e degli appunti. Il modello è un documento che può essere associato a un file dei documenti.

Tipi di associazioni tra i documenti

I tipi di associazioni tra i documenti servono per classificare i documenti.
Nel sistema esistono i tipi di associazioni predefiniti:

• Per le grafiche, come logo del partner o dell’articolo,
• Per le informazioni commerciali utilizzate durante la gestione delle associazioni.

Nell’applicazione Documenti è possibile definire le associazioni tra i documenti per i partner, per gli ordini e per altri documenti riguardanti la vendita, l’acquisto, la produzione, la logistica di magazzino e la spedizione. Queste vengono scaricate nel momento di salvataggio dei file generati dal sistema tramite la funzione Gestione documenti.

Documenti e appunti

I file mantenuti nel Knowledge store e collegati al sistema ERP vengono chiamati file documenti.

Questi sono i file generati sia nel sistema che fuori dal sistema. Nell’applicazione Documenti, è possibile creare le associazioni tra i documenti e gli oggetti
nel sistema, per esempio i partner o gli articoli.
Gli appunti sono testi HTML semplici generati nel sistema.

Knowledge store

Nel Knowledge store è possibile mantenere diversi documenti importanti per l’impresa (tra l’altro documenti di produzione, documenti contabili, promemoria
relativi ai pagamenti, previsioni finanziarie, file e immagini). L’utente può inserire nel Knowledge store ogni tipo di file.

Il knowledge store è diviso in aree di lavoro. LA struttura di un’area di lavoro corrisponde alle directory costituite da directory secondarie.

L’area di lavoro contiene le cartelle Documenti e Appunti. I file dei documenti che si riferiscono ai documenti del sistema vengono salvati soltanto nella cartella Documenti. Queste cartelle possono avere qualsiasi numero di sottocartelle. I file dei documenti possono essere salvati direttamente in questa cartella o un un’altra localizzazione con l’utilizzo dell’esploratore dei file Windows o l’applicazione Office.

Gli appunti vengono mantenuti nella cartella Appunti o nella cartella Documenti. La funzionalità relativa alle autorizzazioni assegnate nel sistema ERP consente di adattare l’accesso ai dati mantenuti nel Knowledge store al livello delle cartelle. Questo permette di gestire l’utilizzo degli appunti
e dei documenti.

Descrizione del tema e definizioni

La funzione Gestione documenti consente di raccogliere tutti metadati i un unico posto e creare le associazioni tra oggetti particolari nonché classificare i file dei documenti. Lo schema seguente rappresenta le proprietà che influenzano le caratteristiche del documento e i suoi elementi obbligatori nonché quelli aggiuntivi.

Appunti

Gli appunti sono dei documenti semplici che possiedono i propri file documento e associazioni. Gli appunti vengono generati soltanto dal sistema ERP, contengono solo il testo e i loro file documenti sono file testuali HTML.

Se le impostazioni per gli appunti non sono state definite nella funzione Gestione documenti, è possibile generarli soltanto nelle applicazioni Opportunità commerciali e Campagne. I file dei documenti vengono salvati nella cartella Appunti nel Knowledge store.

Se la funzione Gestione documenti è stata attivata dal livello del modulo Customizing, gli appunti possono essere salvati nella cartella Appunti o nella cartella Documenti.

Salvataggio degli appunti con la funzione Gestione documenti non attiva

Se la funzione Gestione documenti non è stata attivata, gli appunti possono essere utilizzati soltanto nell’applicazione Opportunità commerciali e Campagne.

In aggiunta, nell’area di lavoro del Knowledge store sarà disponibile soltanto la cartella Appunti.

Quando un appunto viene definito per la prima volta nel sistema, il tipo di documento Appunto viene automaticamente generato e sarà utilizzato per tutti gli appunti successivi. Tutti gli appunti vengono salvati nella cartella Appunti nel Knowledge store come file di documenti separati, con il nome APPUNTO_numero.html.

Salvataggio degli appunti con la funzione Gestione documenti attiva

Nel caso in cui la funzione Gestione documenti è attivata, è possibile creare un documento o un appunto nell’applicazione Documenti, utilizzando il pulsante [Nuovo documento] che si trova sulla barra dei pulsanti standard. Quest’azione apre la finestra di dialogo che consente di definire il tipo di documento.

Il tipo di associazione tra i documenti viene verificato durante la creazione degli appunti nell’applicazione Documenti.

Documenti

Contrariamente agli appunti, i documenti possono essere generati o creati soltanto quando la funzione Gestione documenti è attiva. Esistono alcuni metodi che rendono possibile l’associazione del documento con il file del documento:

• Tramite l’associazione manuale del documento con il file del documento direttamente nell’applicazione Documenti.
• Tramite la generazione di un nuovo file del documento con l’utilizzo dell’applicazione Documenti. Per farlo, bisogna utilizzare un modello esistente. L’associazione viene creata automaticamente.
• Tramite l’importazione del documento con l’utilizzo dell’applicazione Importa documenti. Il documento viene generato e automaticamente associato al file del documento.

Associazione tra il file del documento e il documento permette di gestire i file

Se il processo di archiviazione dei documenti è avviato, il file del Knowledge store possono essere inviati al sistema di archivio tramite l’applicazione Archiviare i documenti. Anche il riferimento al file di archivio viene salvato nel documento. In aggiunta, durante la creazione del documento i file di archivio esistenti possono essere indicati direttamente nel documento, anche se nel Knowledge store non esiste alcun file di documento.