Modelli documenti giustificativi

Informazioni generali

L’applicazione Modelli documenti giustificativi permette di definire lo standard di documentazione (layout dei dati e il loro aspetto), la modalità di esportazione e di archiviazione.

L’applicazione è composta dai seguenti elementi:

  • Testata: contiene i dati di base del modello definito
  • Area di lavoro: permette di definire i dettagli relativi al modello creato

Applicazione Modelli documenti giustificativi

Testata

La testata dell’applicazione permette di eseguire le attività riguardanti la modifica o l’aggiunta di un nuovo modello di documento e di inserire i dati di base per tale modello. Vi sono disponibili i seguenti pulsanti:

  • [Nuovo]: permette di aggiungere un nuovo modello o di duplicare un modello di documento esistente
  • [Salva]: permette di salvare il modello di documento nel database
  • [Cancella]: permette di eliminare il modello di documento. L’azione non è disponibile quando il modello viene utilizzato.
  • [Controlla]: permette di verificare e confermare i parametri inseriti
  • [Aggiorna]: permette di aggiornare la vista del modello
  • [Imposta parametrizzazione output su “Da modello”]: ripristina nell’area di lavoro, nell’area Impostazioni di output, le impostazioni della funzione Da modello per tutti i campi
  • [Verifica tutto]: permette di verificare e confermare i tutti i parametri inseriti

La testata contiene i campi seguenti:

  • Modello documento giustificativo: nome del modello di documento definito
  • Denominazione: descrizione aggiuntiva del documento definito

Area di lavoro

L’area di lavoro dell’applicazione Modelli documenti giustificativi permette di immettere e modificare i dati di definizione che poi vengono esportati verso i documenti.

Scheda Output

Scheda Output nell’applicazione Modelli documenti giustificativi

Sezione Layout e contenuto

Contiene il campo Rapporto in cui è possibile definire il database, cioè l’origine dei dati per il documento.

Sezione Impostazioni di output

Permette definire le impostazioni dettagliate per la documentazione definita.

Nel campo Modalità di output l’utente può definire l’esportazione dei dati. Le seguenti opzioni sono disponibili:

  • Emetti: l’esportazione dei documenti avviene automaticamente verso il supporto selezionato
  • Non emettere: il documento non viene emesso tramite il supporto, se l’archiviazione è attivata, viene soltanto immagazzinato nel database

Nota
Con l’impostazione Non emettere l’applicazione richiederà la definizione di tutte le impostazioni nel supporto perché sia possibile archiviare i documenti.

A seconda del Supporto output selezionato, le impostazioni possibili da definire cambiano. La prima colonna permette specificare se la data impostazione assegnata il supporto deve assumere i valori secondo:

  • Da modello: il valore del campo per il supporto assume il valore definito nel modello creato
  • Da parametrizzazione utente: il valore del campo potrà essere definito nell’applicazione che utilizza il modello del documento
  • Non utilizzare: non ci sono alcune impostazioni definite o l’opzione non è disponibile sul dispositivo

La seconda colonna dei campi permette di definire le impostazioni dettagliate per il supporto di output appositamente selezionato. I seguenti supporti possono essere selezionati insieme ai loro campi di impostazioni:

  • Stampante:
    • Stampante: con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] bisogna selezionare uno dei dispositivi disponibili. La selezione della stampante attiva i campi in questa sezione il che permette di adattare le impostazioni preferite di stampa.
    • Alimentazione carta 1. pagina: alimentazione carta che sarà utilizzata dalla stampante per prelevare la carta per la prima pagina.

Nota
Il campo è disponibile, se la stampante possiede tale opzione.

  • Alimentazione carta: tramite questo parametro è possibile selezionare l’alimentazione carta da cui la stampante prenderà la carta
  • Dimensione supporto: dall’elenco a discesa è possibile selezionare il formato in cui verrà stampato il rapporto. Il valore A4 è impostato come predefinito.
  • Fronte/retro: questo parametro indica se la stampa deve essere effettuata a fronte (valore selezionato per impostazione predefinita) o a fronte-retro Durante la stampa fronte-retro è possibile impostare la stampa disposta secondo il bordo più lungo o il bordo più corto.

Nota
L’opzione è disponibile quando la stampante ha l’opzione di stampa fronte-retro.

  • Allineamento: permette di selezionare l’orientamento della stampa dall’elenco a discesa.
  • Numero copie: numero di copie dell’output.
  • Ordina: questo campo indica se l’output va effettuato secondo la copia (opzione selezionata per impostazione predefinita) o secondo la pagina.

Esempio
Il rapporto contiene 5 pagine e deve essere stampato in 3 copie. Dopo la selezione dell’opzione Per pagina l’output sarà come segue: 12345,12345,12345,12345,12345. Dopo la selezione dell’opzione Per copia il rapporto viene stampato e ordinato in tre copie: 111,222,333,444,555.

  • Esplosione: in questo campo vengono visualizzate le impostazioni di risoluzione della stampa disponibile per una data stampante. Il valore selezionato per impostazione predefinita è 600×600 dpi, è disponibile anche l’opzione 1200×1200 dpi.
  • Colore: permette di effettuare l’output in colore (se la stampante possiede tale possibilità) o lasciarlo in banco e nero
  • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di stampa secondo la priorità assegnata. Dall’elenco a discesa è possibile selezionare i parametri da 1: la priorità superiore fino a 9: la priorità inferiore.
  • Stampa su file: questo campo rende possibile il reindirizzamento dell’output:
    • In file
    • In file and print
    • In file and print
  • Cartella: questo campo è disponibile dopo la selezione di Stampa su file → In file. Permette di selezionare la cartella in cui va salvato il rapporto.
  • Nome file: questo campo è disponibile dopo la selezione di Stampa su file → In file. Permette di assegnare il nome al file del rapporto.
  • File type: parametro disponibile dopo la selezione del valore In file nel campo Stampa su file. Utilizzando il pulsante è possibile selezionare dall’elenco a discesa il formato in cui verrà salvato il rapporto.
  • Finestra di dialogo di stampa cliente: in questo campo è possibile decidere se la finestra di dialogo della stampa va visualizzata
  • Stampante client: permette di selezionare la stampante del cliente

Nota
I campi Finestra di dialogo di stampa cliente e Stampante client sono visibili quando nel campo Stampa su file è stato selezionato il valore Nel file e su stampante cliente.

  • Fax:
    • Fax (campo obbligatorio): con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] bisogna selezionare uno dei dispositivi disponibili. Dopo la selezione del fax vengono attivati i campi in questa sezione.
    • ID mittente: dati del mittente del fax
    • Sequenza di controllo: sequenza di caratteri che verrà utilizzata per controllare il fax. Questo numero sarà trasferito direttamente nel sistema ERP.
    • Numero fax: in questo campo bisogna inserire il numero del dispositivo di destinazione Bisogna selezionare il dispositivo nel campo Fax perché la modifica sia possibile.
    • Oggetto: oggetto del fax, campo completato manualmente
    • Dimensione supporto: selezione delle dimensioni del foglio di carta dall’elenco a discesa. Il valore impostato in modo predefinito è A4..
    • Esplosione: in questo campo vengono visualizzate le impostazioni di risoluzione della stampa disponibile per il fax selezionato. Il valore selezionato per impostazione predefinita è 600×600 dpi, è disponibile anche l’opzione 1200×1200 dpi.
    • Fronte/retro: questo parametro specifica se il rapporto va stampato a fronte o fronte-retro. L’opzione è disponibile quando il fax ha l’opzione di stampa fronte-retro.
    • Allineamento: permette di selezionare l’orientamento della stampa dall’elenco a discesa. L’icona del foglio di carta a destra della riga visualizza l’orientamento di stampa selezionato.
    • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di spedizione secondo la priorità assegnata. Dall’elenco a discesa è possibile selezionare i parametri da 1: la priorità superiore fino a 9: la priorità inferiore.
    • Priorità output di massa: definisce l’ordine di pubblicazione secondo la priorità assegnata. Dall’elenco a discesa è possibile selezionare i parametri da 1: la priorità superiore fino a 9: la priorità inferiore.
  • E-mail:
    • Gateway e-mail: con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] è possibile selezionare il gateway e-mail tramite cui il documento sarà inviato.
    • Output attachments: parametro che allega documenti come allegati nel messaggio e-mail
    • Da: indirizzo e-mail del mittente del messaggio. Questo campo è completato per impostazione predefinita con l’indirizzo e-mail dell’utente e non può essere modificato.
    • Invia risposta a: indirizzo e-mail a cui va inviata la risposta. Questo campo deve essere completato soltanto quando la risposta deve essere inviata a una persona diversa dal mittente del messaggio. Il campo viene definito nell’applicazione in cui sarà utilizzato il modello di documento definito.
    • A: questo campo viene completato con l’indirizzo o gli indirizzi e-mail del destinatario/dei destinatari Il campo viene definito nell’applicazione in cui sarà utilizzato il modello di documento definito.
    • Cc: in questo campo bisogna inserire gli indirizzi e-mail delle persone che devono ottenere la copia del messaggio.
    • Ccn: in questo campo bisogna inserire gli indirizzi e-mail delle persone che devono ottenere la copia del messaggio. Questi indirizzi non saranno visibili per gli altri destinatari.
    • Description: oggetto del messaggio.
    • Testo: contenuto del messaggio (è possibile selezionare testo normale o HTML).
    • Allegato: questo campo permette di aggiungere un allegato al messaggio, per es. un’immagine o un documento
    • File type: bisogna selezionare il tipo di file dall’elenco a discesa.
    • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di spedizione secondo la priorità assegnata. 1: la priorità più altra, 9: la priorità più bassa

Scheda Archivio

Scheda Archivio nell’applicazione Modelli documenti giustificativi

Permette di definire le impostazioni di archiviazione dei documenti nel sistema.

Sezione Esportazione per Electronic Data Interchange

La sezione è composta dai seguenti campi da completare:

  • Modalità di esportazione:
    • Esporta: i dati saranno inviati al supporto
    • Non esportare: i dati non saranno inviati al supporto
  • Filtro esportazione: permette di definire il filtro di esportazione per i dati.

Esempio
Se il modello creato riguarda un set di materiale bisogna selezionare il filtro attinente al documento esportato.

Nota
Se il filtro non sarà appropriatamente definito, i dati non verranno esportati.

  • Ora di esportazione:
    • Nel primo output: i dati vengono esportati durante il rilascio dell’originale del documento.
    • Nel primo output/output copia: i dati vengono esportati durante il rilascio dell’originale e della copia del documento.
  • Cartella: permette di definire il percorso nel database OLTP in cui saranno salvati i dati
  • Nome file: nome del file con i dati salvato
  • File type (campo non possibile da modificare): formato di esportazione definito per impostazione predefinita; XML

Sezione Archiviazione in gestione documenti

  • Sessione di archiviazione:
    • Memorizza: i documenti saranno soggetti all’archiviazione
    • Non memorizzare: i documenti non saranno archiviati
  • Orario di archiviazione:
    • Nel primo output: i dati vengono archiviati durante il rilascio dell’originale del documento.
    • Nel primo output/output copia: i dati vengono archiviati durante il rilascio dell’originale e della copia del documento.
  • Cartella: permette di definire la localizzazione in Kstore dove saranno salvati i documenti dell’archivio
  • Nome file: nome del documento pubblicato
  • File type (campo non possibile da modificare): formato di archiviazione definito per impostazione predefinita; PDF

Scheda Modelli documento giustificativo sostitutivo

Permette di definire modelli diversi di un documento specifico, a seconda degli utenti.

Esempio
Nel modello del documento Y l’utente A è stato definito nella sezione Modelli documento giustificativo e a questo utente è stato assegnato il Modello documento giustificativo sostitutivo X. Quando l’utente utilizza il documento Y, in realtà il sistema utilizza il documento X.  

La testata della tabella è composta dai seguenti pulsanti:

  • [Aggiungi]: permette di aggiungere una riga nella tabella
  • [Cerca e aggiungi più persone]: permette di aggiungere un gruppo di righe alla tabella, contenenti utenti del sistema già definiti e a cui devono essere assegnati i modelli dei documenti
  • [Imposta/annulla contrassegno di cancellazione]: aggiunge o elimina il contrassegno di cancellazione accanto a una riga nella tabella

La scheda è composta dalla tabella con le seguenti colonne:

  • Persona: definisce la persona a cui è assegnato il modello definito
  • Modello documento giustificativo sostitutivo: specifica il modello che è assegnato alla persona definita

Scheda Modelli documento giustificativo aggiuntivo

Permette di definire i documenti aggiuntivi che saranno esportati insieme al documento definito.

La testata della tabella è composta dai seguenti pulsanti:

  • [Aggiungi]: permette di aggiungere una riga nella tabella
  • [Imposta/annulla contrassegno di cancellazione]: aggiunge o elimina il contrassegno di cancellazione accanto a una riga nella tabella

La scheda è composta dalla tabella con le seguenti colonne:

  • Ordinamento: specifica l’ordine di introduzione dei modelli di documenti aggiuntivi. Per impostazione predefinita, vengono introdotte le righe numerate a un intervallo pari a 10.
  • Modello di documento giustificativo aggiuntivo: specifica il modello del documento aggiuntivo che verrà utilizzato nel momento di utilizzo del modello  definito

 



Procedure: Modelli documenti giustificativi

Informazioni generali

Il documento descrive la gestione dell’applicazione Modelli documenti giustificativi Altre informazioni riguardanti l’applicazione Modelli documenti giustificativi, incluse le descrizioni dei campi e dei pulsanti, possono essere trovate nell’articolo Modelli documenti giustificativi.

Creazione di un nuovo modello documento giustificativo

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Seleziona il pulsante [Aggiungi] → [Aggiungi].
  3. Definisci il nome nel campo Modello documento giustificativo e la descrizione aggiuntiva nel campo Denominazione.
  4. Nel campo Rapporto seleziona il rapporto che deve essere assegnato al modello del documento.

Suggerimento
La selezione del rapporto adeguato che deve essere assegnato all’applicazione è molto importante. La selezione del rapporto adeguato non è verificata dal sistema perciò è possibile generare il modello per l’ordine di vendita anche con l’utilizzo del rapporto per la fattura in entrata.

5. Nella sezione Impostazioni di output, nel campo Supporto output, seleziona il supporto predefinito per l’esecuzione dell’esportazione per il documento.

6.Controlla le impostazioni predefinite nella scheda Archivio, nelle sezioni Esportazione per Electronic Data Interchange e Archiviazione in Gestione Documenti. Se necessario, è possibile cambiare i valori predefiniti.

7.Nei campi Nome file nella scheda Archivio, nelle sezioni Esportazione per Electronic Data Interchange e Archiviazione in Gestione Documenti specifica le strutture variabili del nome del file.

Suggerimento
Non è necessario alcun ordine per la definizione del nome del file.

  1. Se necessario, assegna modello diverso a una o più persone nella tabella nella scheda Modelli documento giustificativo sostitutivo.
  2. Se necessario, definisci documenti giustificativi aggiuntivi nella scheda Modelli documento giustificativo aggiuntivo.
  3. Salva il nuovo modello.

Suggerimento
Nei nomi dei file e delle cartelle salvati nei sistemi dei file e in Knowledge Stori non devono essere utilizzati gli spazi e i caratteri diacritici. Per esempio, in caso del sistema operativo in inglese o del sistema Office in inglese, l’accesso a tale tipo di oggetti non sarà possibile.

Duplicazione del modello documento giustificativo

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Seleziona il modello che va duplicato.
  3. Seleziona il pulsante [Aggiorna] dalla barra dei simboli standard
    I dati del modello selezionato verranno aperti.
  4. Seleziona il pulsante [Duplica] dalla barra dei simboli standard
    Nel campo Modello del documento giustificativo della sezione principale appare il cursore per immettere il nuovo identificatore del modello.
  5. Inserisci in questo posto il nuovo identificatore del modello.
  6. Verifica le impostazioni di sezioni particolari e cambiale, se necessario.
  7. Salva il nuovo modello.

Eliminazione del modello documento giustificativo

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Seleziona il modello che va eliminato.
  3. Seleziona il pulsante [Aggiorna] dalla barra dei simboli standard
    In sezioni particolari appariranno le impostazioni del modello selezionato.
  4. Seleziona il pulsante [Cancella] dalla barra dei simboli standard.
    I dati nelle sezioni particolari del modello selezionato verranno eliminati e i campi diventeranno grigi. Il punto di inserzione apparirà nell’area della query nel campo Modello del documento.

Nota
Il modello di documento non verrà eliminato se è utilizzato in altre applicazioni.

Assegnazione del modello documento giustificativo sostitutivo

La funzione può essere utilizzata quando un dipendente deve stampare i documenti e l’altro dipendente deve inviarli via e-mail.

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Seleziona il modello che va adattato a questi due dipendenti.
  3. Seleziona il pulsante [Aggiorna] dalla barra dei simboli standard
    I dati del modello selezionato verranno aperti.
  4. Apri la scheda Modelli documento giustificativo sostitutivo.
  5. Selezionare il pulsante [Aggiungi] dalla barra degli strumenti standard della tabella.
    Nella riga aggiunta inserisci il modello di documento sostitutivo duplicato per il primo dipendente.
  6. Ripeti l’attività per ogni dipendente selezionato.
  7. Salva il modello cambiato.

Creazione e assegnazione del modello documento giustificativo aggiuntivo.

La funzione può essere utilizzata quando l’utente vuole utilizzare modelli aggiuntivi durante la stampa dei documenti con altro supporto output o rapporto.

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Seleziona il modello per cui vuoi assegnare i modelli aggiuntivi.
  3. Seleziona il pulsante [Aggiorna] dalla barra dei simboli standard
    I dati del modello selezionato verranno aperti.
  4. Apri la scheda Modelli documento giustificativo aggiuntivo
  5. Selezionare il pulsante [Aggiungi] dalla barra degli strumenti standard della tabella.
    Nella riga aggiunta della tabella inserisci l’ordinamento e il modello del documento aggiuntivo.
  6. Se necessario, ripeti il passo 5.
  7. Salva il modello cambiato.

Suggerimento
Dopo il salvataggio i valori di ordinamento per i modelli aggiuntivi saranno automaticamente numerati, iniziando da 10 con un intervallo di 10.

Pulsante [Verifica tutto]

  1. Apri l’applicazione Modelli documenti giustificativi
  2. Se necessario, salva le impostazioni per il modello aperto.
  3. Seleziona il pulsante [Verifica tutto] dalla barra dei simboli standard
    Il sistema verifica che tutti i modelli di documenti esistenti siano completi. Se tutte le impostazioni sono corrette e complete, apparirà il messaggio adeguato. Quando ci sono mancanze nelle impostazioni del modello, nella finestra appaiono i suoi dati.
  4. Completa le impostazioni mancanti del modello.
  5. Salva le modifiche apportate nel modello.


Emetti documenti giustificativi

L’applicazione Emetti modelli documenti giustificativi permette di stampare o inviare come file le informazioni riguardanti i modelli di documenti giustificativi, secondo i parametri e le impostazioni definiti. Tramite l’output vengono scaricati i valori inseriti nell’applicazione Modelli documenti giustificativi.

L’applicazione Emetti: modelli documenti giustificativi è composta dalla barra dei pulsanti standard e dalle sezioni Parametro e Impostazioni output.

Emetti Modelli documenti giustificativo

Sezione Parametro

Con l’utilizzo dei parametri l’utente specifica i criteri di ricerca il che, alla fine, condiziona il risultato del rapporto. Allora i parametri servono per la selezione del set di dati. Nella sezione Parametri si trovano i seguenti campi:

  • Titolo rapporto: permette di definire il nome per il rapporto emesso
  • Modello documento giustificativo: permette di selezionare i modelli che vanno pubblicati sotto forma di rapporto.
  • Denominazione: permette di aggiungere una descrizione al rapporto definito
  • Supporto output: permette di selezionare il supporto dei modelli di documenti che deve essere incluso nel rapporto. I seguenti valori sono disponibili da selezionare:
    • (Tutti/tutte)
    • Stampante
    • Fax
    • E-mail

Sezione Impostazioni di output

  • Lingua: il valore predefinito è la lingua originale del rapporto

Nota
I rapporti possono essere creati in tutte le lingue per cui il sistema possiede la licenza. Bisogna ricordare che non tutti i testi, etichette ecc. vengono tradotti in tutte le lingue. Se un testo è stato trovato in una data lingua, viene utilizzata la lingua di sostituzione che è definita nella parametrizzazione dell’utente.

  • Colora sfondo (riguarda le tabelle): il campo indica se nel rapporto le righe devono avere uno sfondo colorato a vicenda. Il colore dello sfondo utilizzato viene specificato in base al tema corrente, selezionato nella parametrizzazione utente.
  • Supporto output (campo obbligatorio): dall’elenco a discesa bisogna selezionare se il rapporto va stampato, inviato tramite fax o tramite e-mail.

Dopo la selezione dell’opzione Stampante appaiono i seguenti campi:

  • Stampante: con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] bisogna selezionare uno dei dispositivi disponibili.
  • Alimentazione carta 1. pagina: in questo campo è possibile definire l’alimentazione carta per la prima pagina

Nota
L’opzione Alimentazione carta 1. pagina è attiva quando nelle impostazioni della stampante è possibile selezionare l’alimentazione carta per la prima pagina.

  • Alimentazione carta: tramite questo parametro è possibile selezionare l’alimentazione carta da cui la stampante prenderà la carta
  • Dimensione supporto: dall’elenco a discesa è possibile selezionare il formato in cui verrà stampato il rapporto. Il valore A4 è impostato come predefinito.
  • Fronte/retro: questo parametro indica se la stampa deve essere effettuata a fronte (valore selezionato per impostazione predefinita) o a fronte-retro Durante la stampa fronte-retro è possibile impostare la stampa disposta secondo il bordo più lungo o il bordo più corto.

Nota
L’opzione è disponibile quando la stampante ha l’opzione di stampa fronte-retro.

  • Allineamento: permette di selezionare l’orientamento della stampa dall’elenco a discesa.

Suggerimento
L’icona del foglio di carta a destra della riga visualizza l’orientamento di stampa selezionato.

  • Numero copie: numero di copie dell’output. Il numero va inserito manualmente.
  • Ordina: questo campo indica se l’output va effettuato secondo la copia (opzione selezionata per impostazione predefinita) o secondo la pagina.

Esempio
Il rapporto contiene 5 pagine e deve essere stampato in 3 copie. Dopo la selezione dell’opzione Per pagina l’output sarà come segue: 111,222,333,444,555. Dopo la selezione dell’opzione Per copia il rapporto viene stampato e ordinato in tre copie: 12345,12345,12345.

  • Esplosione: in questo campo vengono visualizzate le impostazioni di risoluzione della stampa disponibile per una data stampante. Opzioni disponibili:
    • Normale
    • Alto
    • Bozza
    • 200×1.200 dpi
    • 600×600 dpi
  • Colore: permette di effettuare l’output in colore (se la stampante possiede tale possibilità) o lasciarlo in banco e nero
  • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di stampa secondo la priorità assegnata. Dall’elenco a discesa è possibile selezionare i parametri da 1: la priorità superiore fino a 9: la priorità inferiore.
  • Stampa su file: questo campo rende possibile il reindirizzamento dell’output. Opzioni disponibili:
    • No: il rapporto non verrà reindirizzato
    • In file: il rapporto verrà salvato in file
    • Nel file e su stampante client: il rapporto verrà salvato in file e inviato alla stampante del cliente, se questa è disponibile

Nota
I valori No e Nel file e su stampante cliente sono disponibili a seconda del tipo di stampante selezionata.

  • Cartella: questo campo è disponibile dopo la selezione di Stampa su file → In file. Permette di selezionare la cartella in cui va salvato il rapporto.
  • Nome file: questo campo è disponibile dopo la selezione di Stampa su file → In file. Il nome per il file va inserito manualmente.
  • File type: parametro disponibile dopo la selezione del valore In file nel campo Stampa su file. Utilizzando il pulsante è possibile selezionare dall’elenco a discesa il formato in cui verrà salvato il rapporto. Il valore impostato in modo predefinito è PDF.
  • Finestra di dialogo di stampa cliente: al momento della stampa il sistema visualizza la finestra di dialogo per la stampa del rapporto
  • Stampante client: qui è possibile definire manualmente la stampante del cliente

Nota
I campi Finestra di dialogo di stampa cliente e Stampante client sono visibili quando nel campo Stampa su file è stato selezionato il valore Nel file e su stampante cliente.

Dopo la selezione dell’opzione Fax vengono visualizzate le seguenti impostazioni:

  • Fax: con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] bisogna selezionare uno dei dispositivi disponibili.
  • ID mittente: dati del mittente del fax
  • Sequenza di controllo: sequenza di caratteri che verrà utilizzata per controllare il fax. Questo numero sarà trasferito direttamente nel sistema ERP.
  • Numero fax: in questo campo bisogna inserire il numero del dispositivo di destinazione
  • Oggetto: in questo campo bisogna inserire manualmente l’oggetto del fax
  • Dimensione supporto: selezione delle dimensioni del foglio di carta dall’elenco a discesa. Il valore impostato in modo predefinito è A4..
  • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di spedizione secondo la priorità assegnata. Dall’elenco a discesa è possibile selezionare i parametri da 1: la priorità superiore fino a 9: la priorità inferiore.
  • Esplosione: in questo campo vengono visualizzate le impostazioni di risoluzione della stampa disponibile per il fax selezionato. Opzioni disponibili:
    • Normale
    • Alto
    • Bozza
    • 200×1.200 dpi
    • 600×600 dpi
  • Fronte/retro: questo parametro specifica se il rapporto va stampato a fronte (valore predefinito) o fronte-retro. L’opzione è disponibile quando il fax ha l’opzione di stampa fronte-retro.
  • Allineamento: permette di selezionare l’orientamento della stampa dall’elenco a discesa.

Suggerimento
L’icona del foglio di carta a destra della riga visualizza l’orientamento di stampa selezionato.

  • Invia: bisogna decidere se il documento va inviato immediatamente o dopo un periodo di tempo specificato (questo tempo va definito addizionalmente nel campo successivo)
  • Ora invio: ora in cui il documento va inviato

Le seguenti opzioni appaiono dopo la selezione dell’opzione e-mail:

  • Gateway e-mail: Con l’utilizzo del pulsante [Guida ai valori] è possibile selezionare il gateway e-mail tramite cui il documento sarà inviato
  • Da: indirizzo e-mail del mittente del messaggio. Questo campo è completato per impostazione predefinita con l’indirizzo e-mail dell’utente.
  • Invia risposta a: indirizzo e-mail a cui va inviata la risposta. Questo campo deve essere completato soltanto quando la risposta deve essere inviata a una persona diversa dal mittente del messaggio.
  • A: questo campo viene completato con l’indirizzo o gli indirizzi e-mail del destinatario/dei destinatari
  • Cc: in questo campo bisogna inserire gli indirizzi e-mail delle persone che devono ottenere la copia del messaggio. I destinatari del messaggi inseriti in questo campo sono visibili uno per l’altro.
  • Ccn: in questo campo bisogna inserire gli indirizzi e-mail delle persone che devono ottenere la copia del messaggio. Questi indirizzi non saranno visibili per gli altri destinatari.
  • Oggetto: spazio per l’oggetto del messaggio, campo completato manualmente
  • Testo: contenuto del messaggio (è possibile selezionare testo normale o HTML). Per completare il campo bisogna premere l’icona del rombo che aprirà la finestra di dialogo in cui sarà possibile inserire il contenuto del messaggio.
  • Allegato: questo campo permette di aggiungere un allegato al messaggio, per es. un’immagine o un documento
  • File type: bisogna selezionare il tipo di file dall’elenco a discesa. Il valore impostato in modo predefinito è PDF.
  • Priorità output: questo parametro specifica l’ordine di spedizione secondo la priorità assegnata. 1: la priorità più altra, 9: la priorità più bassa

Output

Per l’applicazione Emetti modelli documenti giustificativi è importante il rapporto: Modelli documenti giustificativo

com.cisag.app.general.rpt.DocumentOutputOptions

Funzioni speciali

L’applicazione Emetti: modelli documenti giustificativi possiede una funzione speciale riguardante l’azione. Nell’applicazione Ruoli di autorizzazione è possibile assegnare le autorizzazioni a questa funzione.

Modelli documenti giustificativi sostitutivi:com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions

 



Importazione ed esportazione dei modelli di documenti giustificativi

Informazioni generali

Nel sistema i modelli di documenti giustificativi possono essere trasferiti verso un altro sistema CEE. Questo documento contiene le procedure riguardanti l’esportazione e importazione dei modelli di documenti con l’utilizzo del servizio Business Integration Service (BIS), cioè le applicazioni Esporta dati e Importa dati.

Esportazione

Nella scheda Filtri è possibile selezionare uno o più modelli di documenti che vanno esportati. La descrizione dettagliata dei filtri disponibili si trova nel paragrafo Area di lavoro: scheda Filtro.

Visto che la maggioranza degli attributi sono campi obbligatori, il formato preferito del file di esportazione è XML.

Suggerimento
Se stai per esportare un modello di documento che contiene modello sostitutivo o aggiuntivo, prima devi esportare questi modelli, soprattutto se poi vuoi importare i modelli esportati nel database OLTP.

Suggerimento
Se un percorso Kstore appare nel modelli do documento, i nomi dei database vengono sostituiti con variabili durante l’esportazione. Durante l’importazione queste variabili verranno sostituite con i nomi dei database.

Esportazione dei dati

  1. Apri l’applicazione Esporta dati
  2. Nel campo Filtro seleziona la business entity cisag.app.general.obj.DocumentOutputOptions.
    Nella finestra dell’applicazione è visibile il filtro per l’esportazione dei dati.
  3. Gli attributi selezionati del filtro sono già contrassegnati. La modifica dei filtri è possibile nella scheda Filtro.
  4. L’impostazione delle limitazioni per l’esportazione dei dati è possibile nella scheda Delimitazione. La descrizione dettagliata della scheda si trova nel paragrafo Area di lavoro: scheda Delimitazione.
  5. Seleziona il pulsante [Esporta dati] dalla barra dei simboli standard
    Apre la finestra di dialogo Esporta dati.
  6. Qui è possibile definire le impostazioni per il file di esportazione. Le informazioni dettagliate riguardanti la descrizione dei campi si trovano nella documentazione Esportazione dati.
  7. Avvia l’esportazione dei dati con il pulsante In background.

Importazione

Per eseguire l’importazione dei dati bisogna possedere un file esportato prima da un altro ambiente CEE. In caso di importazione di un modello che contiene un modello sostitutivo o aggiuntivo prima bisogna importare questi modelli.

Importazione dei dati

  1. Apri l’applicazione Importa dati
  2. Nel campo Filtro seleziona la business entity cisag.app.general.obj.DocumentOutputOptions.
    Nella finestra dell’applicazione è visibile il filtro per l’importazione dei dati.
  3. Gli attributi selezionati del filtro sono già contrassegnati. La modifica dei filtri è possibile nella scheda Filtro.
  4. Clicca sul pulsante [Importa dati] sulla barra standard degli strumenti.
    Apre la finestra di dialogo Importa dati.
  5. Qui è possibile definire le impostazioni per il file di importazione. Le informazioni dettagliate riguardanti la descrizione dei campi si trovano nella documentazione Importazione dati.
  6. Avvia l’importazione dei dati con il pulsante In background.

Area di lavoro: scheda Delimitazione

La scheda Delimitazione permette di limitare l’esportazione dei modelli di documenti. La scheda è composta dai seguenti campi da completare:

  • Ricerca: permette di selezionare la modalità di limitazione dell’esportazione di dati:
    • Modelli documenti giustificativi: permette di limitare l’esportazione dei dati con l’utilizzo dell’interfaccia del sistema
    • Con enunciato OQL: permette di limitare l’esportazione dei dati con l’utilizzo dell’Object Query Language
  • Nome tecnico (campo predefinito): mostra la business enitity dei dati esportati
  • [Nuovo filtro]: permette di definire una nuova delimitazione di esportazione
  • [Salva filtro]: permette di salvare la nuova delimitazione di esportazione, le seguenti opzioni sono disponibili:
    • [Salva modello ricerca]: salva la nuova delimitazione di esportazione
    • [Cambia nome modello ricerca]: permette di cambiare il nome del modello di esportazione salvato
    • [Adatta filtro]: permette di modificare gli attributi di ricerca nell’applicazione Adatta ricerche
    • [Salvare vista]: permette di salvare la vista definita
    • [Ripristina vista]: permette di ripristinare la vista predefinita
  • [Seleziona modello ricerca]: permette di selezionare una delimitazione di esportazione definita
  • Modello documento giustificativo: permette di selezionare i modelli che vanno pubblicati sotto forma di rapporto.
  • Denominazione: permette di filtrare i dati nella tabella secondo la denominazione
  • Modalità di output: permette di filtrare i dati nella tabella secondo la modalità di output
  • Mezzo di output: permette di filtrare i dati nella tabella secondo il mezzo di output

Di seguito si trova la tabella in cui vengono aggiunte posizioni selezionate dei modelli documenti giustificativi che verranno esportate dall’applicazione.

Area di lavoro: scheda Filtri

Di seguito si trova la descrizione dei campi obbligatori e degli attributi principali per oggetti business particolari.

Il modello di dati BIS per i modelli documenti giustificativi è composto dall’oggetto principale DocumentOutputOptions e associazioni Additions, Replacements e FilterDefinition.  L’associazione FilterDefinition è un’associazione esterna. Le associazioni Additions e Replacements sono dipendenti (Dependents). L’oggetto principale DocumentOutputOptions del modello di dati BIS contiene i seguenti attributi:

Nome del campo/Attributo principale Definizione
code (attributo principale) (campo obbligatorio) Nome del modello composto da 25 caratteri al massimo.
guid GUID del modello del documento
description Denominazione del modello del documento, può essere composta da 65 caratteri e tradotta in altre lingue.
reportGuid GUID del rapporto che deve essere utilizzato per il documento giustificativo.
reportName (campo obbligatorio) Nome del rapporto per il documento giustificativo. Il nome non può superare 200 caratteri.
modes (campo obbligatorio) L’attributo contiene impostazioni specifiche codificate per la pubblicazione del documento, descritte in modo più dettagliato nel documento Modelli di documenti giustificativi. (Per esempio, le impostazioni della stampante, dell’alimentazione carta ecc.).
values (campo obbligatorio) L’attributo contiene impostazioni di rilascio codificate (per es. formato, numero di copie)
outputMode (campo obbligatorio) La pubblicazione del documento indica se il documento sarà pubblicato fisicamente. Valori disponibili:

  • Emetti
  • Non emettere
outputMedium (campo obbligatorio) Mezzo di rilascio in caso di utilizzo di un dato modello di documento giustificativo. Valori disponibili:

  • Stampante
  • Fax
  • E-mail

A secondo dal mezzo selezionato nell’applicazione Modelli documenti giustificativi, appaiono le impostazioni adeguate.
outputDeviceName (campo obbligatorio) Nome del dispositivo per il rilascio del documento. L’attributo viene specificato in base all’attributo values durante l’esportazione. Durante l’importazione viene incluso il suo valore per l’attributo values.
printerRedirectDirectory (campo obbligatorio) Cartella di salvataggio del file. In caso di mancanza di cartella la cartella viene creata durante la generazione del file. Bisogna immettere il percorso completo al file utilizzando lo schema file:/// o kstore://.  Il nome del file può contenere variabili. Durante la generazione del file le variabili saranno sostituite con i valori che gli corrispondono. Di seguito sono descritte le variabili e le loro definizioni

  • {report} denominazione dell’rapporto
  • {user} nome utente
  • {timestamp} data e ora con l’indicazione di millisecondi (yyyyMMdd_HHmmss_SSS)
  • {datetime} data e ora (yyyyMMdd_HHmmss)
  • {date} data (yyyyMMdd)
  • {time} ora (HHmmss)
  • {week} settimana di calendario (ww)
  • {year} anno (yyyy)
  • {month} mese (MM)
  • {day} giorno (dd)
  • {document} denominazione del documento
  • {number} numero completo dell’ordine (tipo e numero)

L’importazione/esportazione gestisce anche le seguenti variabili:

  • #OLTP_DATABASE#
  • #REPOSITORY_DATABASE#

L’attributo viene specificato in base all’attributo values durante l’esportazione. Durante l’importazione viene incluso il suo valore per l’attributo values.
printerRedirectFile (campo obbligatorio) Il nome del file senza estensione può contenere variabili. L’attributo viene specificato in base all’attributo values durante l’esportazione. Durante l’importazione viene incluso il suo valore per l’attributo values.
exportMode (campo obbligatorio) Modalità di esportazione per lo scambio elettronico di dati. Valori disponibili:

  • Esporta
  • Non esportare
exportFilterDefinitionGuidexportFilterDefinitionGuid Filtro utilizzato nell’esportazione. Il filtro di esportazione deve essere creato prima nell’applicazione Esporta dati.  Questo filtro deve corrispondere alla business entity del documento che deve essere emesso con l’utilizzo del modello.
exportCreateMode (campo obbligatorio) Tempo in cui deve avvenire l’esportazione. Il valore selezionato per questo attributo si riferisce all’impostazione nell’attributo Modalità di esportazione. Valori disponibili:

  • Nel primo output
  • Nel primo output/output copia
exportDirectory (campo obbligatorio) Modalità di esportazione per lo scambio elettronico di dati. Bisogna immettere il percorso completo al file utilizzando lo schema file:/// o kstore://.

Per non salvare troppi file nella stessa cartella le seguenti variabili sono utilizzate per l’assegnazione del nome della cartella:

  • {report} nome dell’rapporto
  • {user} nome utente
  • {timestamp} data e ora con l’indicazione di millisecondi (yyyyMMdd_HHmmss_SSS)
  • {datetime} data e ora (yyyyMMdd_HHmmss)
  • {date} data (yyyyMMdd)
  • {oltp} database OLTP
  • {time} ora (HHmmss)
  • {week} settimana di calendario (ww)
  • {year} anno (yyyy)
  • {month} mese (MM)
  • {day} giorno (dd)
  • {document} denominazione del documento
  • {number} numero completo dell’ordine (tipo e numero)

L’importazione/esportazione gestisce anche le seguenti variabili:

  • #OLTP_DATABASE#
  • #REPOSITORY_DATABASE#

 
exportFileName (campo obbligatorio) Nome del file di destinazione per l’esportazione senza estensione. Il nome del file può contenere variabili. Durante la generazione del file le variabili saranno sostituite con i valori che gli corrispondono. Di seguito sono descritte le variabili e le loro definizioni:

  • {report} denominazione dell’rapporto
  • {user} nome utente
  • {timestamp} data e ora con l’indicazione di millisecondi (yyyyMMdd_HHmmss_SSS)
  • {datetime} data e ora (yyyyMMdd_HHmmss)
  • {date} data (yyyyMMdd)
  • {time} ora (HHmmss)
  • {week} settimana di calendario (ww)
  • {year} anno (yyyy)
  • {month} mese (MM)
  • {day} giorno (dd)
  • {document} denominazione del documento
  • {number} numero completo dell’ordine (tipo e numero)
exportMimeType (campo obbligatorio) Tipo di dati durante l’esportazione dei file creati. Attualmente viene gestito soltanto il tipo XML (*.xml).
archiveMode (campo obbligatorio) Modalità di archiviazione in Gestione documenti. Valori disponibili:

  • Memorizza
  • Non memorizzare

Se l’utente non possiede autorizzazioni adeguate a gestire i documenti, soltanto il valore Non memorizzare è disponibile.
archiveCreateMode (campo obbligatorio) Data di salvataggio nella cartella che è responsabile per l’archiviazione dei documenti. Il valore selezionato in questo campo si riferisce all’impostazione nel campo Modalità di archiviazione. Valori disponibili:

  • Nel primo output
  • Nel primo output/output copia
archiveDirectory (campo obbligatorio) Cartella in cui vengono salvate le copie per gli scopi relativi all’archiviazione dei documenti. Bisogna immettere il percorso completo al file utilizzando lo schema kstore://.

Per non salvare troppi file nella stessa cartella le seguenti variabili sono utilizzate per l’assegnazione del nome della cartella:

  • {report} nome dell’rapporto
  • {user} nome utente
  • {timestamp} data e ora con l’indicazione di millisecondi (yyyyMMdd_HHmmss_SSS)
  • {datetime} data e ora (yyyyMMdd_HHmmss)
  • {date} data (yyyyMMdd)
  • {time} ora (HHmmss)
  • {week} settimana di calendario (ww)
  • {year} anno (yyyy)
  • {month} mese (MM)
  • {day} giorno (dd)
  • {document} denominazione del documento
  • {number} numero completo dell’ordine (tipo e numero)

L’importazione/esportazione gestisce anche le seguenti variabili:

  • #OLTP_DATABASE#
  • #REPOSITORY_DATABASE#

Se i percorsi della Base di Conoscenza (Knowledge Store) esistono nel modello di documento, durante l’esportazione i nomi delle aree di lavoro (Workspace) che corrispondono ai nomi dei database sono sostituiti con le variabili. Durante l’importazione queste variabili verranno sostituite con i nomi dei database.
archiveFileName (campo obbligatorio) Nome del file di salvataggio nella gestione dei documenti senza estensione del file. L’estensione del file viene aggiunta automaticamente.

Il nome del file può contenere variabili. Di seguito sono descritte le variabili e le loro definizioni:

  • {report} denominazione dell’rapporto
  • {user} nome utente
  • {timestamp} data e ora con l’indicazione di millisecondi (yyyyMMdd_HHmmss_SSS)
  • {datetime} data e ora (yyyyMMdd_HHmmss)
  • {date} data (yyyyMMdd)
  • {time} ora (HHmmss)
  • {week} settimana di calendario (ww)
  • {year} anno (yyyy)
  • {month} mese (MM)
  • {day} giorno (dd)
  • {document} denominazione del documento
  • {number} numero completo dell’ordine (tipo e numero)
archiveOutputFormat (campo obbligatorio) Tipo di file creati nella gestione dei documenti. Valori disponibili:

  • PDF (*.pdf)
  • Crystal Reports (*.rpt)
  • HTML (*.html)
  • Microsoft Excel (*.xls)
  • Microsoft Word (*.doc)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Text (*.txt)
  • Testo separato da virgola (*.csv)
  • Testo separato da tabulazione (*. tsv)
  • XML (*.xml)

La dipendenza Additions del modello di dati BIS descrive un modello aggiuntivo e contiene i seguenti attributi:

Nome del campo/Attributo principale Definizione
guid GUID della dipendenza del modello
documentOutputOptionsGuid (attributo principale) GUID del modello principale di documento.
sequenceNumber (attributo principale) L’attributo specifica l’ordine di rilascio dei modelli aggiuntivi.
additional DocumentOutputOptionsGuid GUID del modello aggiuntivo

La dipendenza Relations del modello di dati BIS descrive il modello sostitutivo e contiene i seguenti attributi:

Nome del campo/Attributo principale Definizione
guid GUID della dipendenza del modello
documentOutputOptionsGuid (attributo principale) GUID del modello principale di documento.
personGuid (attributo principale) Persona per cui deve essere utilizzato il modello sostitutivo di documento
replacementDocumentOutputOptionsGuid GUID del modello sostitutivo.

Il riferimento esterno FilterDefinition descrive il filtro che viene utilizzato durante l’esportazione. Contiene i seguenti attributi:

Nome del campo/Attributo principale Definizione
guid GUID del filtro
name (attributo principale) Nome del filtro