Informazioni generali

Tutte le azioni relative all’acquisto degli articoli e dei servizi dai partner esterni sono eseguite nel processo di acquisto.

L’elemento principale del processo di acquisto è l’ordine di approvvigionamento. L’ordine di approvvigionamento è destinato al fornitore perché questo fornisca i beni materiali e non materiali richiesti. L’ordine spesso viene preceduto dalle decisioni mirate alla definizione della domanda. Per questo motivo vengono create le richieste di offerta e di approvvigionamento. Il processo decisionale deve garantire il ritrovamento di un fornitore ottimo, la fornitura delle merci in una localizzazione e quantità appropriata e nei tempi adeguati. Di solito le condizioni e il prezzo migliore svolgono il ruolo decisivo in questo processo.

I servizi prestato nell’ambito di un ordine sono descritti nel documento riguardante l’ordine di approvvigionamento. I dettagli relativi all’ordine possono essere forniti al fornitore con l’utilizzo dei documento dell’origine di approvvigionamento e della correzione, se tale esiste. La conferma dell’ordine è la risposta del fornitore che conferma o rifiuta l’ordine.

Nel processo di fornitura della merce l’utente inserisce la quantità nell’applicazione Entrate merci che si trova nel modulo Logistica di magazzino. Dopo la registrazione dell’entrata delle merci gli articoli forniti vengono inclusi nelle giacenze. Il controllo delle fatture in entrata e la registrazione degli articoli forniti si svolge nell’applicazione Fatture in entrata.

Processi e catena dei documenti associati

I processi business relativi agli acquisti e le associazioni con altre applicazioni e unità business che risultano da tali processi sono descritti di seguito.

Riepilogo del processo

Lo schema presenta il riepilogo dei percorsi possibili del processo di acquisto.

Ordini di approvvigionamento

L’ordine di approvvigionamento è un ordine di servizio/fornitura destinato al fornitore in un tempo stabilito. Contiene i dati dell’articolo, il prezzo, la quantità, la data di consegna, le condizioni di consegna, le condizioni di pagamento e il luogo di consegna. L’ordine di approvvigionamento può essere generato da un’offerta di approvvigionamento e costituire un altro legame nella catena dei documenti associati nel processo di acquisto.

Gli ordini di approvvigionamento sono i documenti principali nel processo di acquisto. Questi possono essere creati in seguito alle seguenti attività:

• creazione manuale nell’applicazione Ordini di approvvigionamento
• generazione dall’oggetto di approvvigionamento
• importazione tramite l’applicazione Importa dati

• generazione dall’offerta di approvvigionamento

Correzione dell’ordine di approvvigionamento

Per inviare un ordine di approvvigionamento al fornitore è possibile generare e inviare il documento di ordine di approvvigionamento. Dopo aver applicato le modifiche all’ordine di approvvigionamento, se è necessario, è possibile generare il documento dell’ordine di approvvigionamento del tipo di correzione. Le modifiche possono prevedere l’aggiunta di nuove voci o la modifica o eliminazione delle voci esistenti dell’ordine. La correzione dell’ordine di approvvigionamento consente di notificare il fornitore delle voci modificate dell’ordine.

Conferma dell’ordine di approvvigionamento

Un ordine di approvvigionamento può essere utilizzato per indicare se è necessaria la conferma dell’ordine di approvvigionamento. I documento di conferma dell’ordine di approvvigionamento fornisce le informazioni sull’ordine di approvvigionamento generato o sulla sua correzione. Il reporting può comprendere, per esempio, l’accettazione intera del documento di ordine di approvvigionamento o contenere una data di consegna diversa. La conferma dell’ordine di acquisto trasmesso dal fornitore nell’applicazione con lo stesso nome può essere creata o generata manualmente dal documento dell’ordine di approvvigionamento. Se la conferma dell’ordine di approvvigionamento è richiesta, è possibile emettere e inviare al fornitore la promemoria della conferma.

L’utente può inviare il sollecito cioè la promemoria destinata al fornitore nel caso in cui la consegna sia in ritardo.

Offerte di approvvigionamento

Le offerte di approvvigionamento possono essere scaricate dal sistema o generate nel sistema.

In base alle offerte di approvvigionamento è possibile generare le richieste di approvvigionamento per i fornitori per ottenere le offerte da cui, in seguito, verrà creato l’ordine di approvvigionamento. Un’altra opzione consiste nel generare gli ordini di approvvigionamento direttamente dall’offerta senza inviare la richiesta e l’offerta.

Contratti di acquisto

Il contratto è un contratto preliminare che regola le consegne delle merci e dei servizi. Nel contratto il cliente accetta l’acquisto delle merci in quantità o di valore stabiliti e in termine stabilito. Il fornitore è invece obbligato a consegnare gli articoli in quantità o di valore stabiliti e in termine stabilito. I prezzi e le condizioni sono definiti nel contratto. Il contratto è vantaggioso non solo perché indica il prezzo dell’articolo ma anche perché consente di monitorare le condizioni stabilite nel contratto.

L’assegnazione di una voce del contratto a una voce dell’ordine di approvvigionamento viene definito nel sistema come chiamata del contratto. L’assegnazione influisce lo stato della chiamata di una voce a seconda del tipo di contratto.

Più informazioni riguardanti i contratti di acquisto possono essere trovati nell’articolo Contratti di acquisto. 

Richieste di approvvigionamento e offerte di approvvigionamento

Le richieste di approvvigionamento rappresentano le chiamate alla presentazioni delle offerte rivolte a più fornitori per ottenere le informazioni relative alla disponibilità di articoli selezionati. Questi documenti costituiscono la prima tappa del processo completo di acquisto, contengono, tra l’altro, i dati relativi all’articolo, alla quantità, alla data e luogo di consegna e al periodo di validità dell’offerta.

Il processo di creazione della richiesta di approvvigionamento comincia dalla selezione da parte dell’impresa degli articoli per servono le informazioni fornite dal fornitore/fornitori.

Dopo l’accettazione della richiesta dai fornitori l’impresa riceve le offerte che vengono associate alla richiesta presentata.

L’offerta di approvvigionamento è un’offerta del fornitore per gli articoli tramite cui il fornitore presenta il suo assortimento e invita a fare l’acquisto o rispondere alla richiesta di approvvigionamento emessa che esprime l’interesso verso l’acquisto di articoli specifici. L’offerta di approvvigionamento contiene, tra l’altro, le informazioni riguardanti l’articolo, il prezzo, la quantità, la data di consegna, le condizioni di consegna, le condizioni di pagamento e il luogo di consegna. Il periodo di validità viene stabilito tramite la data di validità. Nel sistema, le offerte di approvvigionamento possono essere associate all’offerta di approvvigionamento e, in questo modo, far parte della catena dei documenti associati.

Grazie all’applicazione Confrontare offerte di approvvigionamento è possibile scoprire quale offerta è più vantaggiose e in sua base generare un ordine di approvvigionamento.

Entrata merci e fatture in entrata

L’entrata delle merci ordinate e la registrazione delle posizioni avvengono nella Logistica di magazzino e in questo processo entrambi i documenti, cioè entrata merci e fattura in entrata, vengono assegnati all’ordine di approvvigionamento. Il completamento del processo di acquisto avviene dopo la registrazione dell’entrata merci e della fattura in entrata ed, eventualmente, anche dell’ordine di magazzino.

Processo generale di acquisto

Processo generale di acquisto

In base a un ordine di approvvigionamento gli articoli vengono comprati dal fornitore e consegnati in magazzino L’ordine contiene tutti i dati dettagliati riguardanti il fornitore, il partner della consegna, l’emittente della fattura, i contratti commerciali relativi alle condizioni di consegna, alla spedizione, ai pagamenti, ai prezzi con gli sconti e alle quantità.

Conto deposito del fornitore e ordini per conto deposito

Il termine Conto deposito del fornitore si riferisce al processo logistico in cui il fornitore custodisce gli articoli nel magazzino del cliente, perché il cliente possa ritirare le merci in modo diretto. Soltanto dopo il ritiro degli articoli dal magazzino per conto deposito dal cliente, la proprietà viene trasferite e vengono emesse le fatture adeguate.

Nel conto deposito le merci del fornitore (mittente) vengono condivise nel magazzino per conto deposito direttamente nella sede del cliente (destinatario). La transazione commerciale e il trasferimento della proprietà avviene soltanto nel momento del rilascio delle merci dal magazzino per conto deposito, cioè dell’utilizzo o della rivendita delle merci da parte del cliente. Tale rilascio viene definito come rilascio per conto deposito. Il cliente informa il fornitore del rilascio di conto deposito in intervalli di tempo stabiliti tramite la notifica del rilascio di conto deposito. Le fatture saranno emesse in base a tale notifica di rilascio. Dal punto di vista di acquisto tal tipo di attività viene definito come conto deposito del fornitore e dal punto di vista di vendita come conto deposito del cliente.

Il tipo di ordine del conto deposito è disponibile perché sia possibile chiamare le merci di conto deposito dal fornitore. Nell’ambito dell’attività del conto deposito il cliente informa il fornitore in intervalli di tempo stabiliti delle quantità di merci ritirata, per esempio durante ogni rilascio o creazione del riepilogo per un giorno o periodo. Per questo scopo il cliente utilizza le notifiche dei rilasci di conto deposito.

Catena dei documenti associati

Nella catena dei documenti associati sono visibili i documenti presentati in una sequenza logica e cronologica. Nella maggioranza dei casi le posizioni nei documenti sono associate anche tra di loro. Per ogni documento vengono visualizzati tutti i documenti associati. Per esempio, un contatto di acquisto associato è elencato nella catena dei documenti associati all’ordine di acquisto e, in seguito, questo ordine di acquisto è visibile nella catena dei documenti associati del contratto di acquisto.

Il progresso nel processo di acquisto è visibile nello stato del documento. L’ordine di approvvigionamento è il documento più importante che mostra lo stato di tutti i processi successivi al livello della posizione e nella testata.