Introduzione

La funzione Gestione documenti, disponibile nel modulo Customizing, è utilizzata per gestire i file generati nel sistema o fuori dal sistema. Gli esempi dei file generati nel sistema sono rappresentati dai documenti che confermano gli ordini o le fatture in uscita. Grazie a una configurazione adeguata tali documenti vengono automaticamente associati
agli oggetti nel sistema e messi nel Knowledge store

Nell’applicazione Documenti, è possibile creare le associazioni tra un file
e il sistema ERP, perché il file apparisca nel sistema automaticamente. Grazie a questo è possibile aggiungere i file grafici, per esempio i logo o disegni tecnici assegnati al partner o all’articolo.

File del documento

Il file del documento viene salvato nel Knowledge store I file possono essere salvati nel formato del tipo MIME. Grazie a questo è possibile mantenere, per esempio, un testo, un file grafico o un file audio nel Knowledge store.

Modello del documento

Il modello del documento viene utilizzato per standardizzare l’operazione di salvataggio o di creazione dei documenti e degli appunti. Il modello è un documento che può essere associato a un file dei documenti.

Tipi di associazioni tra i documenti

I tipi di associazioni tra i documenti servono per classificare i documenti.
Nel sistema esistono i tipi di associazioni predefiniti:

• Per le grafiche, come logo del partner o dell’articolo,
• Per le informazioni commerciali utilizzate durante la gestione delle associazioni.

Nell’applicazione Documenti è possibile definire le associazioni tra i documenti per i partner, per gli ordini e per altri documenti riguardanti la vendita, l’acquisto, la produzione, la logistica di magazzino e la spedizione. Queste vengono scaricate nel momento di salvataggio dei file generati dal sistema tramite la funzione Gestione documenti.

Documenti e appunti

I file mantenuti nel Knowledge store e collegati al sistema ERP vengono chiamati file documenti.

Questi sono i file generati sia nel sistema che fuori dal sistema. Nell’applicazione Documenti, è possibile creare le associazioni tra i documenti e gli oggetti
nel sistema, per esempio i partner o gli articoli.
Gli appunti sono testi HTML semplici generati nel sistema.

Knowledge store

Nel Knowledge store è possibile mantenere diversi documenti importanti per l’impresa (tra l’altro documenti di produzione, documenti contabili, promemoria
relativi ai pagamenti, previsioni finanziarie, file e immagini). L’utente può inserire nel Knowledge store ogni tipo di file.

Il knowledge store è diviso in aree di lavoro. LA struttura di un’area di lavoro corrisponde alle directory costituite da directory secondarie.

L’area di lavoro contiene le cartelle Documenti e Appunti. I file dei documenti che si riferiscono ai documenti del sistema vengono salvati soltanto nella cartella Documenti. Queste cartelle possono avere qualsiasi numero di sottocartelle. I file dei documenti possono essere salvati direttamente in questa cartella o un un’altra localizzazione con l’utilizzo dell’esploratore dei file Windows o l’applicazione Office.

Gli appunti vengono mantenuti nella cartella Appunti o nella cartella Documenti. La funzionalità relativa alle autorizzazioni assegnate nel sistema ERP consente di adattare l’accesso ai dati mantenuti nel Knowledge store al livello delle cartelle. Questo permette di gestire l’utilizzo degli appunti
e dei documenti.

Descrizione del tema e definizioni

La funzione Gestione documenti consente di raccogliere tutti metadati i un unico posto e creare le associazioni tra oggetti particolari nonché classificare i file dei documenti. Lo schema seguente rappresenta le proprietà che influenzano le caratteristiche del documento e i suoi elementi obbligatori nonché quelli aggiuntivi.

Appunti

Gli appunti sono dei documenti semplici che possiedono i propri file documento e associazioni. Gli appunti vengono generati soltanto dal sistema ERP, contengono solo il testo e i loro file documenti sono file testuali HTML.

Se le impostazioni per gli appunti non sono state definite nella funzione Gestione documenti, è possibile generarli soltanto nelle applicazioni Opportunità commerciali e Campagne. I file dei documenti vengono salvati nella cartella Appunti nel Knowledge store.

Se la funzione Gestione documenti è stata attivata dal livello del modulo Customizing, gli appunti possono essere salvati nella cartella Appunti o nella cartella Documenti.

Salvataggio degli appunti con la funzione Gestione documenti non attiva

Se la funzione Gestione documenti non è stata attivata, gli appunti possono essere utilizzati soltanto nell’applicazione Opportunità commerciali e Campagne.

In aggiunta, nell’area di lavoro del Knowledge store sarà disponibile soltanto la cartella Appunti.

Quando un appunto viene definito per la prima volta nel sistema, il tipo di documento Appunto viene automaticamente generato e sarà utilizzato per tutti gli appunti successivi. Tutti gli appunti vengono salvati nella cartella Appunti nel Knowledge store come file di documenti separati, con il nome APPUNTO_numero.html.

Salvataggio degli appunti con la funzione Gestione documenti attiva

Nel caso in cui la funzione Gestione documenti è attivata, è possibile creare un documento o un appunto nell’applicazione Documenti, utilizzando il pulsante [Nuovo documento] che si trova sulla barra dei pulsanti standard. Quest’azione apre la finestra di dialogo che consente di definire il tipo di documento.

Il tipo di associazione tra i documenti viene verificato durante la creazione degli appunti nell’applicazione Documenti.

Documenti

Contrariamente agli appunti, i documenti possono essere generati o creati soltanto quando la funzione Gestione documenti è attiva. Esistono alcuni metodi che rendono possibile l’associazione del documento con il file del documento:

• Tramite l’associazione manuale del documento con il file del documento direttamente nell’applicazione Documenti.
• Tramite la generazione di un nuovo file del documento con l’utilizzo dell’applicazione Documenti. Per farlo, bisogna utilizzare un modello esistente. L’associazione viene creata automaticamente.
• Tramite l’importazione del documento con l’utilizzo dell’applicazione Importa documenti. Il documento viene generato e automaticamente associato al file del documento.

Associazione tra il file del documento e il documento permette di gestire i file

Se il processo di archiviazione dei documenti è avviato, il file del Knowledge store possono essere inviati al sistema di archivio tramite l’applicazione Archiviare i documenti. Anche il riferimento al file di archivio viene salvato nel documento. In aggiunta, durante la creazione del documento i file di archivio esistenti possono essere indicati direttamente nel documento, anche se nel Knowledge store non esiste alcun file di documento.