Il presente documento contiene informazioni che permettono di definire nel sistema l’interlocutore di un partner. Le persone di contatto vengono definite nell’applicazione Partner, nella sezione o nelle schede Interlocutore. Dal punto di vista business l’interlocutore è un dipendente di un’altra impresa responsabile per il contatto con imprese esterne. Dal punto di visto tecnico questo è un partner esterno del tipo Persona che svolge il ruolo dell’interlocutore.

Interlocutore

Interlocutore è una delle sezioni nell’applicazione Partner nella vista Base e una delle schede nelle viste Cliente, Fornitore, che viene utilizzata per assegnare un partner (interlocutore) del tipo Persona al partner attualmente aperto. La scheda Interlocutore si trova, in aggiunta, nella vista Finanze dell’applicazione Partner.

La sezione Interlocutore è composta dalle seguenti colonne:

• Partner: numero/identificatore del partner, composto dalle cifre, lettere o combinazioni di cifre e lettere
• Classificazione: colonna in cui sono visualizzati i seguenti valori, i valori vengono adeguatamente completati a seconda della vista in cui viene aggiunta la persona di contatto:
  • Generalità per la vista Base
  • Vendita per la vista Cliente
  • Approvvigionamento per la vista Fornitore
• Preferito: se all’impresa sono assegnati più interlocutori con la stessa classificazione bisogna selezionare quello preferito. I dati di questo interlocutore verranno accettati dal sistema come predefiniti sui documenti di vendita e di approvvigionamento.
• Attività: numero/identificatore di una data postazione, per es. Apprendista o Manager del negozio. Le attività vengono introdotte nell’applicazione Attività.
• Telefono: dati di comunicazione, vengono modificati nella finestra di dialogo per l’immissione dei dati dell’interlocutore
• E-mail: dati di comunicazione, vengono modificati nella finestra di dialogo per l’immissione dei dati dell’interlocutore

Sulla barra degli strumenti della sezione Interlocutore, oltre ai pulsanti standard, sono disponibili anche i seguenti pulsanti:

• [Cerca e aggiungi dipendente del partner]: permette di aggiungere più posizioni alla tabella allo stesso tempo. Dopo la selezione del pulsante [OK] si apre la finestra di dialogo di ricerca del dipendente.
• Dopo la selezione del pulsante nella testata della tabella o cliccando due volte sulla riga selezionata è possibile modificare l’interlocutore. Poi viene aperta la finestra di dialogo in cui è possibile modificare i dati del nuovo partner o di un partner esistente.

Finestra di dialogo Interlocutore

Sono disponibili due tipi della finestra di dialogo per l’interlocutore:

• estesa: disponibile quando il parametro Memorizzazione rapida interlocutore nell’applicazione Customizing → funzione Base → Partner è disattivato
• di aggiunta veloce: disponibile dopo l’attivazione del parametro Memorizzazione rapida interlocutore

Finestra di dialogo estesa dell’interlocutore

Nella finestra di dialogo Interlocutore con il parametro Memorizzazione rapida interlocutore non attivato sono disponibili i pulsanti standard e il pulsante [Accetta] che permette di immettere l’identificatore salvato dell’interlocutore creato nella finestra di dialogo.

Nella finestra di dialogo sono disponibili i seguenti campi:

• Partner (campo obbligatorio): numero/identificatore del partner, composto dalle cifre, lettere o combinazioni di cifre e lettere
• Nome: finestra di dialogo con i campi da completare che viene aperta dopo la selezione del pulsante [Ulteriori dati]. Nella finestra bisogna completare:
  • Intestazione
  • Titolo
  • Nome
  • Cognome (campo obbligatorio)
  • Altri nomi
  • Sesso (l’impostazione predefinita è Sconosciuto, esiste la possibilità di creare un interlocutore anche quando è specificato soltanto il cognome)

• Chiave di ricerca: nel caso in cui la chiave di ricerca del partner non venga specificato, il sistema automaticamente determinerà una password composta dal nome e cognome.
• Indirizzo: finestra di dialogo con i campi da completare che viene aperta dopo la selezione del pulsante [Ulteriori dati]. Nella finestra bisogna completare:
  • Via
  • CAP  (obbligatorio, se il pese selezionato utilizza i codici postali)
  • Località (campo obbligatorio)
  • Paese (campo obbligatorio)
  • Regione
  • Cassella postale
  • CAP casella postale
  • Località casella postale

• Organizzazione responsabile: specifica l’organizzazione che sarà l’amministratore dei dati del Partner. L’organizzazione viene automaticamente inserita dal sistema e visualizzata come predefinita durante la creazione del nuovo record. Il valore del campo può essere cambiato manualmente.

Scheda Generalità

Nella finestra di dialogo Interlocutore con il parametro Memorizzazione rapida interlocutore non attivato sono disponibili i seguenti campi e parametri:

• Lingua corrispondenza: lingua della corrispondenza per il partner che verrà utilizzato per l’invio dei documenti.

• Dipendente responsabile: per impostazione predefinita, il sistema immette i dati di identificazione del dipendente che ha creato il nuovo partner

• Appartenenza: permette di decidere se il partner è un partner interno (dipendenti) o esterno (clienti, fornitori, dipendenti). Per impostazione predefinita viene suggerito il valore Esterno.
• Rappresentante: l’attivazione del parametro renderà possibile l’assegnazione del ruolo Rappresentante al partner
• Spedizioniere: l’attivazione del parametro renderà possibile l’assegnazione del ruolo Spedizioniere al partner
• Concorrente: l’attivazione del parametro renderà possibile l’assegnazione del ruolo Concorrente al partner
• Organizzazione assegnata: bisogna assegnare al partner una o più organizzazioni a cui avrà l’accesso

Sezione Linee di comunicazione della scheda Generalità

La sezione Linee di comunicazione permette di immettere i dati di contatto del partner per ogni metodo di comunicazione. La sezione contiene i campi seguenti:

• Telefono
• Telex
• E-mail

Le informazioni dettagliate relative alle linee di comunicazione possono essere trovate nel documento Linee di comunicazione.

Creazione delle linee di comunicazione

Accanto a ogni campo nella sezione Linee di comunicazione è disponibile il pulsante [Ulteriori dati] per l’immissione dei dati di contatto (per es. numero di telefono). Dopo la selezione del pulsante viene aperta la finestra di dialogo che permette di definire i dati di contatto per una linea di comunicazione specificata.

Altri campi

Le schede Altri campi e Altri campi per dati dipendente vengono utilizzate quando è necessario specificare i campi definiti dall’utente per immettere informazioni aggiuntive. I valori inseriti nei campi definiti dall’utente sono applicabili per il partner attualmente visualizzato.

Scheda Dati dipendente

I campi di questa scheda corrispondono ai campi disponibili nell’applicazione Partner, vista Dipendente.

Vista della memorizzazione rapida dell’interlocutore

Finestra di dialogo di registrazione rapida dell’interlocutore

La finestra Interlocutore permette di salvare l’interlocutore soltanto dopo l’inserzione dei dati più importanti. Nella finestra di dialogo sono disponibili i pulsanti standard e il pulsante [Accetta] che permette di immettere l’identificatore salvato dell’interlocutore creato nella finestra di dialogo.

La finestra di dialogo contiene i seguenti campi:

• Partner (campo obbligatorio)
• Intestazione
• Titolo
• Nome
• Cognome (campo obbligatorio)
• Altri nomi
• Sesso (l’impostazione predefinita è Sconosciuto, esiste la possibilità di creare un interlocutore anche quando è specificato soltanto il cognome)
• Chiave di ricerca (campo obbligatorio)
• Attività

Sezione Linea di comunicazione

La sezione Linea di comunicazione nella finestra di dialogo dell’interlocutore con il parametro Memorizzazione rapida interlocutore contiene gli stessi campi che la finestra di dialogo con il parametro Memorizzazione rapida interlocutore disattivato.

Sezione Altri campi

Nella finestra di dialogo Interlocutore con il parametro Memorizzazione rapida interlocutore  attivato è disponibile la sezione Altri campi la cui applicazione è uguale a quella della scheda Altri campi per dati dipendente nella finestra di dialogo con il parametro disattivato.

Customizing

Per poter immettere automaticamente il numero del partner bisogna creare il range di numerazione nel campo Interlocutore dell’applicazione Customizing → Base → funzione Partner. Dopo l’applicazione delle impostazioni in Customizing l’utente sempre può inserire manualmente un numero adeguato del partner. Le impostazioni manuali sostituiscono le impostazioni predefinite dell’applicazione Customizing.

Nel caso in cui l’utente voglia effettuare un’inserzione rapida dell’interlocutore, deve attivare il parametro Memorizzazione rapida interlocutore nell’applicazione Customizing → funzione Base → Partner è disattivato   In  questo modo può cambiare il tipo della finestra di dialogo della modifica dell’interlocutore.

Autorizzazioni

Le autorizzazioni possono essere assegnate sia tramite i ruoli di autorizzazioni che tramite l’assegnazione alle organizzazioni. Altre informazioni possono essere trovate nel documento Introduzione:

Assegnazione delle organizzazioni

Per garantire che una persona possa utilizzare l’applicazione Partner e la finestra Interlocutore, bisogna assegnare l’utente ad almeno un’organizzazione.

Autorizzazioni per i business partner

L’applicazione Partner, finestra Interlocutore, non è disponibile per i business partner: rappresentanti commerciali. Il rappresentante commerciale può aprire i dati dell’interlocutore soltanto quando l’interlocutore è un dipendente di uno dei suoi clienti.