Descrizione del tema

Il sito multiplo consente di eseguire i processi commerciali di un gruppo di aziende
sullo stesso database. Tutti i dati di base nonché i dati relativi ai movimenti vengono gestiti nell’impresa principale e consentono di controllare i processi eseguiti tra le imprese di un dato gruppo in tutte le ubicazioni.

Le aziende possono essere dipendenti o indipendenti l’una dall’altra dal punto di vista legale. Le organizzazioni possono trovarsi in paesi di versi, perciò possono essere soggette a giurisdizioni e fusi orari diversi.

È possibile creare strutture organizzative diverse per diverse aree di attività: Vendita, Acquisto e  Logistica di magazzino (inclusa anche la produzione). Grazie a questa architettura il sistema Comarch ERP Enterprise può essere utilizzato in un’impresa del settore PMI che possieda soltanto un’ubicazione (sito singolo) o più organizzazioni e filiali (sito multiplo), come succede in imprese internazionali (gruppi, holding) con strutture complesse e società legalmente indipendenti.

Questo documento fornisce le informazioni di base riguardanti le strutture organizzative e i dati mantenuti
nei siti multipli. Contiene gli esempi di utilizzo del sito multiplo.
in diverse strutture organizzative e i suggerimenti riguardanti le procedure necessarie che consentono di implementare il sistema a sito multiplo. In un sistema a sito multiplo, in molte estensioni, appariscono nuovi campi e funzionalità.

Definizioni

Organizzazione approvvigionamenti: organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Acquisti
e costituisce un nodo in questa struttura.

Impresa: organizzazione assegnata alla contabilità nella struttura organizzativa, viene definita come società che è una persona legale e il suo bilancio viene esteso separatamente. Nell’applicazione Customizing esiste la possibilità di definire un’azienda contabile a cui appartengono le scritture contabili inviate dal database OLTP. Nel database generale della finanza è possibile gestire un numero infinito di aziende.

Le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione riguardano sia i partner esterni che interni. Sono responsabili per la lettura e il salvataggio dei dati, nonché dell’utilizzo di funzioni diverse. Vengono definite in base alle organizzazioni assegnate.

Finanze interne: riguarda le compensazioni delle transazioni commerciali tra le organizzazioni di un dato gruppo di imprese. Le compensazioni tra organizzazioni specifiche vengono eseguite in base alle aziende assegnate nelle finanze.

Organizzazione logistica: è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Logistica di magazzino e costituisce un nodo in questa struttura.

Sito multiplo: rende possibile l’utilizzo comune dei dati raccolti nel database
nell’ambito dello stesso gruppo di imprese e compensare i processi commerciali comprendenti qualche organizzazione. Per poter farlo bisogna creare le strutture organizzative per le aree Acquisto, Logistica di magazzino (inclusa Produzione), Finanza e Vendita. L’organizzazione funzionale di un gruppo di imprese e la struttura dell’impresa stessa vengono riflesse in queste strutture.

Organizzazione: è un tipo di partner che rende possibile la registrazione delle imprese, filiali, dipartimenti ecc. Un’organizzazione può fare parte di una struttura organizzativa nelle seguenti aree funzionali: Acquisto, Logistica di magazzino, Finanze o Vendita. Essendo un elemento della struttura, a seconda dell’area l’organizzazione viene definita come organizzazione approvvigionamento, organizzazione vendite o impresa nelle finanze.

La struttura organizzativa riflette principalmente la struttura di funzionamento e parzialmente lo schema organizzativo del gruppo di imprese. Per assegnare le autorizzazioni relative ad aree specifiche e riflettere i processi commerciali del gruppo di imprese sono necessarie le strutture organizzative che vengono create per le seguenti aree: acquisto, logistica di magazzino, finanze e vendita.

Impresa a sito unico: riflette un ambiente in cui soltanto il committente è rappresentato come una impresa legalmente indipendente. Questa impresa costituisce sia l’organizzazione di magazzino, logistica e di vendita nell’ambito di tutte le strutture organizzative nonché l’azienda che si occupa delle finanze. In caso di avvio delle autorizzazioni riguardanti il contenuto delle applicazioni, alle strutture organizzative che fanno parte a questo ambiente a sito unico è possibile assegnare più organizzazioni che appartengono all’impresa, per esempio filiali, dipartimenti ecc.

La sede è un’organizzazione separata della logistica di magazzino. Nella struttura organizzativa Logistica di magazzino rappresenta il nodo a cui sono assegnati i magazzini. Nel percorso strutturale esiste soltanto una sede. Questo significa che non vi può esistere nessun’altra sede principale e subordinata. Inoltre, la sede permette di definire l’impresa responsabile per i magazzini. LA produzione e la logistica di magazzino si riferiscono sempre alla stessa sede.

Organizzazione vendite: è un’organizzazione che fa parte della struttura organizzativa Vendite e costituisce un nodo in questa struttura.

Strutture organizzative

Ciascuna delle aree di attività nominate in seguito può possedere la propria rappresentazione delle strutture organizzative del gruppo di imprese:

• Acquisto
• Logistica di magazzino (Produzione inclusa)
• Vendita
• Finanze

Le aree di attività Acquisto, Logistica di magazzino e Vendite possono possedere una gerarchia con qualsiasi struttura e complessità. Nelle Finanze le aziende non sono strutturate in modo gerarchico e sono disposte in modo parallelo.

Le strutture organizzative di tutte le aree di attività vengono definite nell’applicazione Organizzazioni. Per questo scopo viene utilizzato un partner del tipo Organizzazione. Dopo l’assegnazione del partner alla sua area di attività questo partner rappresenta un nodo nella struttura di organizzazione adeguata. L’assegnazione lo incorpora nella struttura organizzativa dell’area di attività adatta.

Un’organizzazione può svolgere il ruolo di un nodo in tante aree di attività però non può occorrere più volte nella stessa area.

Se una data organizzazione costituisce un nodo nella struttura organizzativa Vendita, viene definita come organizzazione vendite. Nello stesso modo un’organizzazione può diventare l’organizzazione di acquisto e/o di logistica.

Le strutture organizzative riflettono le assegnazioni organizzative nonché le assegnazioni importanti per i processi. L’organizzazione strutturale è allora anche l’organizzazione funzionale di una data impresa.

Struttura organizzativa della logistica di magazzino

La struttura organizzativa della logistica di magazzino serve per rappresentare le sedi effettivamente esistenti in cui vengono mantenute e prodotte le merci. La localizzazione geografica può essere presa in considerazione perché le regioni e i paesi possano essere raffigurati. Questo permette di creare richieste ed eseguire analisi specifiche.

Struttura

Il gruppo è sempre il livello più alto nella struttura organizzativa della logistica di magazzino e costituisce la sua base. A livelli inferiori si trovano, per esempio, le strutture che servono per la rappresentazione delle sedi, dei magazzini, delle filiali o dei gruppi.

I magazzini possono accettare le merci di diversi proprietari, cioè di diverse imprese, perché il proprietario di un dato articolo è indicato nel processo. Per questo motivo esiste la possibilità di presentare l’acquisto centralizzato e poi distribuire le merci tra più ubicazioni.

Dettagli riguardanti la struttura organizzativa della logistica di magazzino

I livello più alto della struttura organizzativa della logistica di magazzino è il mandante. Ogni sede deve avere il percorso unico. Soltanto una sede può trovarsi in ogni percorso.

I dati condivisi che riguardano i settori contabili sempre provengono dal mandante. Eppure le sedi sono autorizzate e possedere i dati propri riguardanti quelli settori contabili.

Ogni organizzazione della logistica di magazzino deve essere assegnata soltanto a un’impresa.

Struttura organizzativa dell’acquisto

La struttura organizzativa dell’acquisto è orientata alle strategie di acquisto dell’intero gruppo. Diverse prospettive possono essere prese in considerazione durante la creazione della gerarchia.

Struttura

Il gruppo costituisce sempre la radice. È sempre possibile progettare in modo libero livelli ulteriori nella struttura. Il nodo della struttura può essere responsabile per una o più ubicazioni che fanno parte della struttura organizzativa della logistica di magazzino. Se nessun nodo della struttura organizzativa dell’acquisto è stato assegnato all’articolo di acquisto per la sede, la sede non può acquistare quell’articolo. Per impostazione predefinita il nodo della struttura organizzativa dell’acquisto è assegnato a ogni articolo, indipendentemente dalla sede. È anche importante che ogni nodo della struttura organizzativa dell’acquisto sia assegnato a una sola impresa. Invece l’impresa può essere assegnata a qualsiasi numero di nodi.

Dettagli riguardanti la struttura organizzativa dell’acquisto

L’organizzazione superiore nella struttura organizzativa dell’acquisto è il mandante. Ogni articolo di acquisto possiede l’assegnazione unica all’organizzazione di magazzino. Senza tale assegnazione l’organizzazione di magazzino non può acquistare l’articolo.

Le informazioni riguardanti l’organizzazione di magazzino vengono trasferiti ai Dati di magazzino per gli scopi statistici. Questo consente di eseguire analisi e consolidazioni illimitate.

Struttura organizzativa della vendita

La struttura organizzativa della vendita può essere creata in base alla struttura della vendita del gruppo. Così come nel caso della struttura organizzativa dell’acquisto, sono possibili diverse prospettive riguardanti la gerarchizzazione.

Struttura

La struttura della vendita è molto simile alla struttura organizzativa dell’acquisto: il gruppo costituisce sempre la radice. È sempre possibile progettare in modo libero livelli ulteriori. Per ogni livello, nell’ambito della vendita, è possibile definire gli articoli venduti. Più nodi possono anche vendere lo stesso articolo.

Il mandante si trova al livello più alto della struttura. Ogni articolo di acquisto possiede l’assegnazione unica all’organizzazione di vendita. Senza tale assegnazione l’organizzazione di vendita non può vendere l’articolo.

Le informazioni riguardanti l’organizzazione di vendita vengono trasferiti ai Dati di magazzino per gli scopi statistici. Questo consente di eseguire analisi e consolidazioni illimitate.

Finanze

La struttura delle finanze risulta dalle esigenze legislative di diversi paesi. È necessaria almeno un’impresa per un paese. Le funzionalità del sistema ERP caratteristiche dei singoli paesi sono associate alle imprese adeguate. Nelle strutture delle finanze non è possibile gerarchizzare le aziende.

Salvataggio e utilizzo dei dati

Applicazione

I dati possono essere utilizzati da tutte le organizzazioni. Quindi le autorizzazioni relative ai contenuti delle applicazioni non sono applicabili per esse. Nell’ambito dei processi a sito multiplo possiamo distinguere diversi tipi dei dati di base. Le differenze principali riguardanti il mantenimento di questi dati sono elencate di seguito. Le autorizzazioni relative al contenuto di applicazione particolari consentono di controllare ancora meglio il loro utilizzo.

Dati di base da utilizzare nelle organizzazioni

I dati di base vengono utilizzati per tutti i gruppi ma esiste la possibilità di definire le organizzazioni autorizzate al loro utilizzo. I dati di base da utilizzare nelle organizzazioni vengono inseriti soprattutto nelle applicazioni del tipo Tipi (tipi di ordini di vendita, tipi di ordini di consegna ecc.) o nelle applicazioni Regole di disponibilità, Elenco prezzi di vendita e Modelli tempo.

Salvataggio

I dati vengono salvati al livello del mandante

Applicazione

Per ogni organizzazione è possibile specificare se le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione vengono prese in considerazione o no. Si possono definire anche le autorizzazioni riguardanti il contenuto.

L’applicazione Organizzazioni consente all’utente di specificare se bisogna definire per essa le autorizzazioni relative al contenuto per ciascun’organizzazione.

Se è stato definito che le impostazioni relative al contenuto devono essere utilizzate in una data organizzazione, è possibile configurarle nell’applicazione di un dato settore contabile. Le impostazioni influenzeranno tutte le applicazioni che utilizzano quelli dati (per. es. ordini di vendita). I parametri indicano le organizzazioni che danno la possibilità di visualizzare o modificare dati diversi. Similmente l’assegnazione dell’utente all’organizzazione nei dati di base dei partner indica quali dati di questo utente possono essere visualizzati o modificati.

Dati di base riguardanti le organizzazioni

Per alcuni dati riguardanti le finanze esiste la possibilità di definire le organizzazioni che possono utilizzare tali dati. Per quanto riguarda le altre aree è possibile consentire a un’organizzazione di utilizzare i propri dati di base o i dati del mandante. Da questo risulta che sempre esiste solo un’organizzazione responsabile per la modifica dei dati di base. Questo riguarda i dati che sono stati estesi delle informazioni sull’organizzazione.

Condizioni di pagamento e classificazioni

Mantenimento

I dati vengono mantenuti al livello del mandante o dell’organizzazione.

Applicazione

I dati possono essere utilizzati dal mandante o dalle organizzazioni definite. Quindi le autorizzazioni relative ai contenuti delle applicazioni non sono applicabili per esse.

I tipi di organizzazioni autorizzate a modificare i dati vengono definiti separatamente per ciascun’applicazione. Per esempio, gli anni fiscali possono essere modificati soltanto dalle aziende invece i prezzi di vendita soltanto dalle organizzazioni di vendita. La possibilità di modificare i dati dipende anche dal tipo di organizzazione a cui va assegnato l’utente.

L’applicazione permette di decidere quale organizzazione è autorizzata a utilizzare i dati di base e se quest’organizzazione sarà responsabile per tali dati. Per farlo bisogna indicare se i dati di base propri sono permessi o no. Se i propri dati di base sono consentiti per un’organizzazione, tale organizzazione può essere anche definita come responsabile per la modifica dei settori contabili particolari.

Collegamento dei dati di base validi per tutto il gruppo dei dati di base riguardanti le organizzazioni

Alcuni dati di base composti da qualche settore contabile contengono sia i dati riguardanti l’organizzazione che i dati validi per l’intero gruppo. Tale situazione ha luogo soprattutto nelle applicazioni.

Salvataggio

I dati vengono mantenuti al livello del mandante o dell’organizzazione.

Applicazione

• I dati riguardanti le organizzazioni possono essere utilizzato soltanto de quelle organizzazioni a cui si riferiscono tali dati.
• I dati modificati al livello del mandante possono essere utilizzati da tutte le organizzazioni che non possiedono i propri dati.

Utilizzo dei dati nei documenti

Nell’ambito a sito multiplo i documenti (per es. ordini di vendita) vengono sempre inviati alla stessa organizzazione. Il sistema specifica quali dati possono essere utilizzati tramite una data organizzazione. Questo è legato all’utilizzo dei dati riguardanti i tipi di ordini, di partner o di articoli.

Mantenimento

I dati vengono mantenuti al livello dell’organizzazione.

Applicazione

I dati vengono utilizzati da un’organizzazione. Le eventuali autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione possono influire sui dati che si trovano nei documenti.

Nei documenti vengono utilizzati settori contabili diversi che devono essere collegati alla stessa organizzazione.

La tabella seguente presenta un esempio di dati necessari per l’ordine di vendita. Qui è rilevante l’organizzazione selezionata per l’ordine di vendita. Per esempio, il mandante utilizzato deve essere un cliente dell’organizzazione di vendita per cui è stato inserito l’ordine di vendita.

Di seguito vengono elencate le dipendenze tra i dati obbligatori per il partner per particolari aree (viste nell’applicazione Partner, per es. Base o Dipendente) e l’utilizzo del partner nei ruoli e nelle organizzazioni che gli corrispondono.

Dipendenti interni

Perché un dipendente cha fa parte del gruppo, cioè un dipendente interno, possa eseguire le attività per conto di una o qualche organizzazione, sono necessarie le seguenti assegnazioni:

• l’utente che si connette al sistema dovrebbe essere assegnato a un partner che era stato introdotto nel sistema come dipendente interno, per esempio tramite l’applicazione vista Base, scheda Conti utenti.
• il dipendente interno a cui è assegnato l’utente deve essere assegnato ad almeno un’organizzazione per conto della quale è autorizzato ad agire. Le organizzazioni vengono introdotte nei dati.

Dopo l’assegnazione del dipendente a un’organizzazione vengono generate le relazioni dei partner del tipo Organizzazione assegnata. Le relazioni dipendono dal momento in cui vengono eseguiti i processi perciò è possibile cambiare nelle versioni future dei dati di base dei dipendenti.

Quando vengono specificate le organizzazioni per cui è autorizzato l’utente, in considerazione vengono prese soltanto quelle organizzazioni che gli sono direttamente assegnate.

Compensazioni interne

Le operazioni commerciali tra le organizzazioni assegnate a imprese che sono diverse sotto l’aspetto di contabilità richiedono la compensazione interna nell’ambito del gruppo. Tutte le compensazioni interne vengono eseguite in modo automatico.

• vendita di un articolo che, per quanto riguarda la struttura organizzativa, fa parte di un’altra impresa
• rilascio per la produzione di un articolo che, per quanto riguarda la struttura organizzativa, fa parte di un’altra impresa

Valute

Esempio di una struttura del gruppo con le definizioni di valute diverse

Esempi di problemi organizzativi risolti tramite il sistema a sito multiplo

Il sistema a sito multiplo fornisce possibilità diverse di presentare la struttura organizzativa di un gruppo disperso in più paesi. Comunque le leggi fiscali diverse per ogni paese obbligano l’intraprenditore a osservare le regole specifiche nella struttura. In questo paragrafo vengono descritti gli esempi di operazioni commerciali che vanno prese in considerazione durante configurazione di un sistema a sito multiplo. In aggiunta, bisogna ricordare che le leggi in vigore vengono costantemente modificate.

Esempio: Filiale all’estero

Un’azienda ha la sua sede in Germania vuole vendere le merci tramite un magazzino esterno in Austria. La vendita delle merci da quel magazzino che si trova in Austria a un cliente che abita in Austria viene considerata una transazione nazionale ed è soggetta alla tassazione in Austria.

Visto che l’impresa con la sede in Germania deve essere soggetta alla tassazione in Germania, tale vendita tramite un magazzino esterno non è possibile. Perché la vendita sia possibile il gruppo ha bisogno di un’impresa con la sede in Austria che potrà pagare le tasse allo stato austriaco. Allora l’impresa tedesca potrà vendere gli articoli all’impresa austriaca ed esportarli secondo le regole introdotte per l’importazione delle merci (imposta sul volume d’affari delle importazioni di beni). In questo modo gli articoli verranno venduti ai clienti conformemente alla legge fiscale applicabile per l’Austria.

Esempio: Soglie di consegne per l’importazione

Alcuni paesi utilizzano la soglia di valore delle merci (soglia di consegna) per i clienti individuali e soltanto in caso del suo superamento bisogna pagare l’imposta all’estero. Se, per esempio, un’impresa con la sede in Germania fornisce ai suoi clienti in Belgio le merci di un valore totale di oltre 35 000 EUR all’anno, l’impresa deve pagare regolarmente le tasse in Belgio. Se la vendita non super il limite, l’impresa paga le tasse in Germania.

Perché sia possibile pagare le tasse in Belgio, il gruppo deve avere un’impresa con la sede in Belgio che adempirà agli obblighi fiscali nei confronti del Belgio. Soltanto le imprese che hanno la sede in un dato paese possono pagare le imposte in questo paese. Se all’inizio i clienti erano stato assegnati all’azienda tedesca, dopo il superamento della soglia dovrebbero essere bloccati dall’impresa tedesca e inseriti nel sistema dall’azienda belga che poi gli assegna a se stessa.

Per evitare tali complicazioni è meglio verificare, già durante la configurazione del sistema s sito multiplo, se un’impresa debba essere rappresentata in un paese specifico. E tali consegne all’estero sono frequenti potrebbe essere raccomandato fondare la propria impresa in un dato paese e organizzare la consegna delle merci tra le aziende nel contesto della compensazione interna.

Esempio: Conto deposito internazionale

Il conto deposito avviene quando articolo appare nelle giacenze del fornitore soltanto al momento della sua vendita al cliente.

Se un’impresa con la sede in Austria fornisce i suoi articoli nell’ambito del conto deposito internazionale a un’impresa con la sede in Germania, l’azienda tedesca è responsabile per la loro importazione e, in conseguenza, per le tasse relative a questi articoli, il che rende impossibile il processo del conto deposito perché le merci finirebbero direttamente nelle giacenze dell’azienda tedesca. Il conto deposito è possibile quando l’impresa austriaca fonderà la propria impresa in Germania e, in conseguenza, entrambe le aziende saranno soggette alla stessa legge fiscale. L’azienda austriaca, in questo modo fornisce le merci alla sua azienda in Germania e si occupa della loro importazione. Il conto deposito è possibile quando avviene tra le due imprese in Germania.

Perché il conto deposito sia possibile sono sempre necessarie due imprese. Se queste due imprese hanno la loro sede nello stesso paese, sono soggette soltanto alla legge fiscale di questo paese. Questo rende più facile l’applicazione della legge nonché la realizzazione delle transazioni internazionali indipendentemente dal fatto che si tratti del conto deposito.

Il conto deposito internazionale anche è possibile però deve essere conforme alle leggi fiscali di entrambi i paesi, ovvero essere soggetta a una verifica più precisa.

Configurazione

La funzionalità del sito multiplo può essere avviata nell’applicazione Nello stesso luogo è possibile attivare

Ecco le impostazioni adeguate per i processi del sito multiplo:

Autorizzazioni

Nell’ambito a sito multiplo la definizione delle autorizzazioni richieste si trova ai livelli Utente e Organizzazione. In aggiunta, quando vengono assegnate le autorizzazioni, si possono prendere in considerazione tutti i nodi.

Autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione

Le autorizzazioni relative al contenuto dell’applicazione sono disponibili per i dipendenti interni e per i partner commerciali. Le autorizzazioni relative al contenuto consentono di limitare l’accesso ad alcuni dati e concedere l’accesso ad alcune funzioni.