L’inventario è disponibile nella vista Backoffice, grazie all’opzione Più.

Nella vista Inventario si trovano le seguenti opzioni:

• Magazzini
• Fogli
• Merci non inventariate

In aggiunta, è possibile anche cominciare il processo di inventario scansionando un articolo.
Accanto al pulsante Fogli, si trova il riepilogo del numero di fogli di inventario Aperti, Parzialmente riportati e Non chiusi riportati.

Dopo la selezione del pulsante Magazzini vene aperto l’elenco dei magazzini disponibili.
L’elenco contiene il motore di ricerca che limita i risultati a quelli che corrispondono alla frase inserita.
Accanto a ciascun magazzino si trova l’informazione sul numero di documenti in attesa.

Dopo la selezione del pulsante Articoli soggetti all’inventario vengono visualizzati tutti gli articoli inclusi in tutti i fogli di inventario in qualsiasi magazzino.
Dopo la selezione del pulsante Fogli viene visualizzato l’elenco dei fogli di inventario.

Le voci dell’elenco sono composte dalle seguenti informazioni:

• Data di creazione del foglio
• Numero del foglio
• Numero di inventario
• Campi con descrizione

In aggiunta, nell’angolo destro superiore della voce, con il simbolo rosso viene indicato il magazzino a cui si riferisce l’inventario e accanto si trova il suo stato (per es. Aperto, Riportato).

Dopo la selezione di un foglio viene aperto l’elenco degli articoli che vanno ancora conteggiati nel foglio.

Dopo la selezione del pulsante Conteggia viene aperta la finestra Ordine di conteggio. Questa finestra presenta i magazzini e il numero del foglio in cui vengono conteggiati gli articoli.
Viene visualizzato anche l’elenco degli articoli.
Inoltre, utilizzando l’icona del plus e l’icona del cestino (angolo destro superiore), è possibile aggiungere o eliminare articoli nel foglio.

Dopo la selezione di una voce si può aumentare o diminuire la sua quantità in diversi modi:

• Scansionando il codice a barre
• Cliccando sul pulsante Plus
• Inserendo un numero appropriato nella casella di modifica
• Cliccando sull’icona del Pennello e indicando un nuovo lotto

Tale conteggio può essere parcheggiato e in tal caso le quantità conteggiate non verranno riportate e la lettura potrà essere finita un’altra volta.

Dopo la selezione dell’opzione Riporta appare la domanda: Come contrassegnare gli articoli? Se verrà selezionata l’opzione Crea solo un rapporto, sarà sempre possibile apportate delle modifiche a questo foglio di inventario.

La selezione dell’opzione Crea rapporto e contrassegna come chiusi causa che il conteggio viene riportato e chiuso. Non sarà possibile continuare a conteggiare questo articolo.

Dopo l’approvazione verrà visualizzata un’informazione sulla riuscita dell’operazione.
Il pulsante Termina sposta nella vista Back office e il pulsante Inizia conteggio successivo sposta nel recentemente aperto Foglio di inventario.

Rapporto delle discrepanze

Il calcolo delle discrepanze viene eseguita in base a una quantità di sistema correttamente calcolata con l’inclusione delle mancanze. La discrepanza viene rilevata quando la quantità di sistema (quantità: mancanze) è diversa dalla quantità riportata.

Azzeramento delle mancanze dopo l’inventario

Nel momento di chiusura del foglio di inventario, le mancanze vengono sempre azzerate. Se la voce chiusa è un articolo che contiene lotti, le mancanze vengono azzerate su tutti i suoi lotti.

Blocco della ricezione di lotti obsoleti

Durante la ricezione, l’utente non può specificare una data di validità del lotto risalente al passato e durante la scansione del codice a barre EAN-128 non è possibile aggiungere una voce la cui data di validità è scaduta. Durante il blocco della ricezione di lotti obsoleti, alla postazione POS viene visualizzato il messaggio: Gli articoli scaduti non possono essere ricevuti nel magazzino del negozio.

Per completare un ordine di vendita bisogna cliccare su quest’ordine di vendita nel menù Back office

L’elenco degli ordini contiene tutti gli ordini con uno stato specifico, per esempio: Approvato, Realizzato, Annullato, In realizzazione ecc. Per limitare l’elenco dei documenti cercati bisogna cliccare sull’icona del filtro collocata nell’angolo destro superiore.

I filtri disponibili consentono di limitare la ricerca degli ordini di vendita:

• alla data di emissione del documento
• allo stato
• allo stato di elaborazione

Inoltre esiste anche la possibilità di ordinare i documenti:

• dai più recenti
• dai più vecchi
• alfabeticamente, considerando lo stato o lo stato di elaborazione.

Nei dettagli dell’ordine di vendita si trovano le informazioni generali riguardanti gli stati, le date di emissione di realizzazione dell’ordine nonché il termine di pagamento.

Inoltre nella sezione Cliente, nei dettagli dell’ordine di vendita, è possibile vedere i dettagli del cliente, cioè i suoi dati di contatto.

Si può cominciare a completare gli ordini facendo clic sul pulsante Completa ordine che si trova nella parte inferiore dello schermo.

Verrà aperta la finestra con l’elenco degli articoli da imballare. Con l’utilizzo dello scanner o manualmente è possibile specificare quali articoli sono già stati imballati e quali no.

L’elenco degli articoli che si trova nella vista del completamento è diviso in due elenchi:

• Da raccogliere: nell’elenco si trovano solo gli articoli la cui quantità è inferiore o superiore alla quantità indicata nell’ordine
• Raccolti: nell’elenco si trovano solo gli articoli completati nella quantità che risulta dall’ordine. L’elenco Raccolti è compresso per impostazione predefinita.

Durante il processo di completamento di un ordine è possibile inserire la descrizione. Tale descrizione può essere utilizzata, per esempio, per indicare il posto in cui l’ordine completato viene mantenuto. La descrizione viene aggiunta tramite il pulsante Aggiungi descrizione, disponibile dopo la selezione dell’icona ,  nella finestra di completamento dell’ordine. La descrizione viene visualizzata anche nel riepilogo del processo.

Il documento può essere approvato o parcheggiato per poter ritornare al completamento più tardi.

Gli ordini che sono stati raccolti e salvati nella modalità offline, fino alla sincronizzazione saranno contrassegnati con il simbolo , nell’elenco degli ordini di vendita.

Ricezione del documento di movimento tra magazzini

Per ricevere una consegna in base a un documento di movimento tra magazzini bisogna selezionare l’opzione Ricezioni nella vista Back office.

Lo schermo è diviso in due schede tra cui si può navigare.

• Attivi: elenco dei documenti MMI- che richiedono la realizzazione
• Completati: elenco dei documenti realizzati

Nell’angolo destro superiore si trovano le icone dei filtri e del motore di ricerca. Le loro impostazioni influenzano i risultati in entrambe le schede.

Filtri

I filtri consentono di ordinare le voci secondo:

• La data di consegna prevista: Dalle più recenti
• La data di consegna prevista: Dalle più vecchie
• La data di emissione: Dalle più recenti
• La data di emissione: Dalle più vecchie

Campi che limitano i risultati agli intervalli di tempo indicati:

• Data di consegna prevista:
• Data di emissione:

Realizzazione di una ricezione attiva

Nella vista Ricezioni di magazzino e nella scheda Attivi bisogna indicare il documento da realizzare.

Dopo la selezione del documento si vede la vista di movimento tra magazzini. La vista è divisa in due schede:

Ricevi: presenta la tappa attuale della ricezione del documento. Espandendo ciascuna tappa si può vedere i dettagli sotto forma di statistiche, per es. la quantità prevista di articoli da ricevere, ricezioni mancanti, ricezioni inattese.

Dettagli: presenta i dettagli del documento (numero di articoli attesi, magazzino di origine e di destinazione e la data di realizzazione).

In basso si trovano i seguenti pulsanti:

• Ricevi: rende possibile l’elaborazione del documento. Nel caso in cui venga modificato un documento parcheggiato, il nome del pulsante cambia in Continua ricezione
• Anteprima: presenta l’elenco degli articoli in attesa per la ricezione. Il campo Cerca consente di trovare voci indicate.

Dopo la selezione del pulsante Ricevi viene aperto l’elenco degli articoli che attendono la ricezione.
Dopo la selezione di una voce specifica è possibile inserire la quantità ricevuta nel magazzino.
Le icone che si trovano nell’angolo destro superiore consentono di:

• Icona del plus: aggiungere un articolo che non si trova nell’elenco degli articoli attesi. Gli articoli aggiunti in questo modo possono essere eliminati dall’elenco di ricezione.
• Icona più: mostra il pulsante Ricevi tutti che contrassegna tutte le voci come ricevute in conformità con le quantità attese. Verrà visualizzata la finestra con l’approvazione della selezione.

In basso si trova la barra di stato e i seguenti pulsanti:

• Parcheggia: salva il documento nell’elenco dei documenti attivi. L’emissione può essere continuata in ogni momento.
• Discrepanze: vengono visualizzate le discrepanze di un dato articolo

Nel caso in cui venga aggiunto un documento che non si trova nell’elenco o le quantità ricevute superino le quantità attese, viene visualizzata un’informazione sull’articolo aggiuntivo.

Se le quantità dichiarate sono inferiori a quelle attese, quando l’utente va avanti, viene visualizzato un messaggio con l’informazione che alcune voci verranno contrassegnate come mancanti.

Dopo la selezione del pulsante Avanti vengono aperte le statistiche della ricezione:

• Articoli spediti: quantità di articoli dichiarati come spediti
• Articoli attesi e ricevuti: quantità di articoli attesi e ricevuti
• Articoli inattesi: articoli non inclusi nell’elenco delle voci del documento
• Mancanti: quantità di articoli attesi mancanti nella consegna
• Ricevuti: totale degli articoli ricevuti

Utilizzando il pulsante Approva si può confermare la ricezione. In tal caso viene visualizzato il messaggio di conferma della ricezione della consegna. Il documento di movimento verrà spostato nella scheda Completati.

Se un documento completato verrà aperto, apparirà la stessa vista di modifica come per un documento attivo. In tal caso tutte le tappe saranno terminate e in basso si troveranno i pulsanti:

• Anteprima: consente di guardare gli articoli ricevuti e le loro quantità.
• Annulla ricezione: consente di annullare il documento

Durante la scansione degli articoli nel processo della ricezione, per gli articoli che vanno completati, verrà emesso un suono di avviso e mostrato il messaggio: Mancanza degli articoli sugli scaffali.  Bisogna effettuare il rifornimento nel negozio che informa l’utente sulla necessità di aggiungere l’articolo.

Annullamento della ricezione

Se bisogna annullare una ricezione approvata, è possibile farlo nella scheda Completati. Bisogna indicare il documento appropriato e, in seguito, selezionare l’opzione Annulla ricezione. L’annullamento va confermato nella finestra che apparirà in seguito.

Così il documento di ricezione verrà annullato e il documento di movimento tra magazzini ritornerà nella scheda Attivi e potrà essere realizzato di nuovo.

Convalida del numero del nuovo lotto creato alla postazione mPOS

Nell’applicazione Comarch mPOS esiste il meccanismo di convalida di numeri numeri di lotti inseriti che permette di evitare i problemi che potrebbero risultare da numeri non correttamente creati per nuovi lotti.

Nel sistema ERP, nell’applicazione Customizing → nella funzione Comarch POS è stato aggiunto il campo adeguato.

Grazie a queste opzioni è possibile evitare la situazione in cui vengano creati due lotti con lo stesso numero che si differiscano soltanto per la dimensione dei caratteri.

Il valore impostato in questo campo viene sincronizzato verso tutti i dispositivi su cui è installata l’applicazione. A seconda dell’opzione selezionata, tutte le lettere vengono cambiate in minuscoli, maiuscoli o rimangono così come sono state inserite dall’utente.

È stata aggiunta anche la possibilità di definire i caratteri disponibili per utilizzare durante la creazione di un nuovo numero di lotto e definire la lunghezza ammissibile del numero. Grazie a questo cambiamento viene eliminato il rischio che l’utente crei un numero lotto con caratteri non supportati dal sistema ERP o con un numero di lunghezza non valida.

Nella finestra Back office bisogna selezionare l’opzione Rilasci. Verranno presentati 2 pulsanti:

• Preparazione pacco: in base a un ordine interno
• Registro pacchi: elenco dei pacchi

Preparazione del pacco in base a un ordine interno

Nella vista Rilasci bisogna selezionare l’opzione Preparazione pacco. Nel passo successivo bisogna selezionare In base agli ordini ricevuti. Poi: Imballaggio.

Verrà aperto l’elenco degli ordini diviso nelle seguenti schede:

• Attivi: ordini che possono essere realizzati
• Completati: ordini realizzati

Nell’angolo destro superiore sono disponibili i Filtri che possono essere definiti secondo:

• Ordina per:
  • Numero: A-Z
  • Numero: Z-A
  • Magazzino di origine: A-Z
  • Magazzino di origine: Z-A
• Stato:
  • Tutti
  • In realizzazione
• Magazzino di origine

Inoltre è disponibile anche il motore di ricerca.

Dopo la selezione di un ordine attivo viene visualizzato il riepilogo con il numero di articoli già imballati e il numero di articoli che aspettano l’imballaggio. Il pulsante Inizia imballaggio apre l’elenco dei pacchi creati per l’ordine e degli elementi che aspettano l’imballaggio.

In questa vista è possibile modificare e annullare pacchi già creati e imballare altri elementi creando un nuovo pacco. Nella finestra di creazione di un nuovo pacco è disponibile l’elenco di tutti gli articoli per cui è possibile definire quantità rilasciate.

Il pulsante Avanti di nuovo apre la finestra con le statistiche degli elementi imballati. Dopo la selezione del pulsante Approva i pacchi creati verranno confermati e l’ordine verrà spostato nell’elenco dei documenti completati. I pacchi generati saranno disponibili nel Registro pacchi.