Per riconciliare le scorte di magazzino bisogna selezionare la piastrella [Back office] nel menu principale e, in seguito, la piastrella [Riconciliazione scorte]

Nota

La funzionalità è disponibile soltanto per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni appropriate assegnate nel sistema ERP.

Dopo l’esecuzione del processo gli stati delle scorte delle merci disponibili in negozio verranno determinati secondo le informazioni ottenute dal sistema centrale. I dati ottenuti potrebbero non includere le informazioni sui documenti che non sono ancora stati inviati dalla postazione Comarch Retail POS o Comarch Retail mPOS al sistema centrale.

Per ridurre il rischio che tali documenti esistano bisogna:

• assicurarsi che tutti i dispositivi nel negozio che supportano Comarch Retail POS e Comarch Retail mPOS siano stati attivati e lavorano in modalità online
• avviare il processo di riconciliazione dopo il periodo possibilmente più lungo passato dall’emissione dell’ultimo documento nel negozio (per es. prima di cominciare il giorno di lavoro)

Per avviare il processo di riconciliazione degli stati delle scorte bisogna cliccare sul pulsante [Inizia].

Pulsante [Inizia] nella finestra di riconciliazione delle scorte

Prima il sistema controlla se nella coda esistono documenti provenienti da un dato centro che non sono stati ancora elaborati. Se sì, verrà visualizzato il seguente messaggio: “Sono stati trovati documenti che non sono ancora registrati dal sistema centrale. Le scorte di magazzino riconciliate possono essere diverse dalle scorte attuali nel negozio. Si raccomanda di eseguire l’operazione più tardi. Vuoi cominciare il processo?”.

Dopo l’avvio del processo gli stati delle scorte vengono determinati nel servizio POS Agent in base alle informazioni ottenute dal sistema ERP.

Dopo il completamento del processo viene visualizzato il messaggio: Gli stati delle scorte sono state riconciliate con il sistema centrale. Nel caso si verificasse un errore o mancasse la connessione, viene visualizzata l’informazione sull’interruzione del processo e la necessità di riavviarlo.

La funzione delle correzioni delle risorse consente di eseguire l’aggiornamento manuale delle scorte di magazzino con l’utilizzo di un rilascio interno (RLI) o ricezione interna (RI) La correzione di risorse con l’utilizzo di un documento RI e RLI può essere effettuata, per esempio, in caso di:

• detrazione della merce
• ritrovamento di imballaggi vuoti
• furti
• correzioni delle scorte di magazzino
• correzione delle ricezioni di merci/pacchi

Per emettere un appropriato documento RI o RLI bisogna selezionare la piastrella [Back office] nel menu principale e, in seguito, la piastrella [Correzioni risorse]

Nella finestra della correzione delle risorse viene presentato l’elenco di tutti i documenti RI e RLI

Alla postazione POS vengono presentati i documenti RI e RLI che:

• sono stati emessi in un magazzino disponibile alla postazione POS
• sono stati emessi alla postazione POS o sono stati già sincronizzati a questa postazione

Nel sistema ERP è possibile indicare il periodo da cui devono provenire i documenti RI e RLI da sincronizzare.

Per emettere una nuova correzione bisogna selezionare il pulsante [Nuova correzione risorse] e poi indicare il genere del documento da emettere.

La creazione di un nuovo documento RI e RLI è possibile anche nell’anteprima di un articolo.

Durante la creazione di un nuovo documento RI o RLI bisogna indicare il magazzino per cui vanno corrette le risorse e il motivo dell’emissione del documento. L’elenco dei motivi viene definito nel sistema ERP.

Nota

La funzionalità è disponibile in collaborazione con Comarch ERP Enterprise

L’inventario consiste nella preparazione di una lista delle scorte di magazzino effettive per controllare se ci sono delle discrepanze tra le scorte rilevate durante l’inventario (stato effettivo) e le scorte risultanti dal registro di magazzino.

Per passare all’elenco dei movimenti interni bisogna selezionare la piastrella [Back office] dal menu principale e, in seguito, la piastrella [Movimenti interni].

Nota

Per accedere alla funzionalità [Inventario] bisogna disporre delle autorizzazioni appropriate assegnate nel sistema ERP.

L’elenco degli inventari contiene le seguenti colonne:

• Numero
• Genere di inventario:
  • Annuale
  • Continuo
• Tipo
• Stato:
  • Generato
  • Aperto
  • Chiuso
  • Riportato
  • Parzialmente riportato
• Data di creazione
• Data di inventario
• Data di chiusura
• Descrizione

Nella parte superiore della finestra si trova il <<filtro di testo>> che consente di effettuare la ricerca nell’elenco in base a:

La ricerca può essere limitata anche grazie ai filtri espandibili:

• Genere di inventario:
• Tipo
• Stato
• Data di creazione
• Data di inventario
• Data di chiusura

Nella vista dell’elenco è possibile:

• guardare un inventario selezionato utilizzando il pulsante [Anteprima]
• aggiornare l’elenco utilizzando il pulsante [Aggiorna]
• chiudere l’elenco degli inventari utilizzando il pulsante [Chiudi Esc]
• aprire un inventario utilizzando il pulsante [Apri]. Il pulsante è disponibile soltanto per gli inventari con lo stato Generato
• chiudere un inventario utilizzando il pulsante [Chiudi]. Il pulsante è disponibile soltanto per gli inventari con lo stato Aperto
• aggiungere un nuovo inventario utilizzando il pulsante [Aggiungi]

Anteprima dell’inventario

Dopo la selezione nell’elenco di un inventario specifico e del pulsante [Anteprima] l’utente può (a seconda dello stato dell’inventario):

• stampare un documento di inventario
• aggiornare i fogli di inventario
• aprire un inventario
• aggiungere un nuovo foglio di inventario
• salvare un inventario
• eliminare un foglio selezionato
• modificare un foglio selezionato
• conteggiare gli articoli in un foglio di inventario selezionato

Generazione di un rapporto

La generazione del rapporto viene effettuata nella finestra di inventario, dove, dopo la selezione di un foglio specifico, bisogna fare clic sul pulsante [Conteggia].

Nella finestra di generazione di un rapporto adesso è possibile:

• conteggiare tutte le voci o soltanto le voci selezionate del foglio
• aggiungere un nuovo articolo

Nota

Nel foglio di inventario e durante il conteggio di inventario all’operatore può essere presentato il numero attuale di articoli che è registrata nel sistema. La quantità di sistema viene presentata a seconda delle impostazioni di un parametro adeguato riguardante la visibilità in un genere di inventario, nel sistema ERP.

La finestra di confronto tra la quantità notificata e la quantità effettiva della merce può essere presentata durante la chiusura del rapporto, a seconda della configurazione nel sistema ERP.

In un documento di conferma della discrepanza è possibile:

• escludere un articolo dall’elenco delle voci chiuse utilizzando il pulsante [Escludi]
• stampare una conferma della discrepanza utilizzando il pulsante [Stampa]
• approvare la conferma della discrepanza utilizzando il pulsante [Approva]

Nota

La chiusura del processo di inventario degli articoli comporta l’aggiornamento delle loro quantità nel servizio POS Agent secondo la quantità conteggiata e il trasferimento delle informazioni riguardanti la quantità inventariata al sistema ERP.

Nota

La funzionalità è disponibile in collaborazione con Comarch ERP Enterprise

È stata introdotta la gestione dei processi front e back office con l’utilizzo del metodo FEFO (l’abbreviazione FEFO sta per First Expired First Out). Secondo questo metodo la merce con la data scadenza più breve viene rilasciata come prima al destinatario. Viene utilizzato nell’industria alimentare e nei magazzini dove sono mantenute merci con data scadenza.

Le modifiche riguardano i seguenti documenti:

• FV e CQFV
• S e CQS
• ORV e OV
• RV

Il metodo FEFO viene utilizzato nel momento di invio da parte del servizio POS Agent di un documento per la veridica, allora il servizio si svolge in modalità online. La gestione del metodo FEFO è stata introdotta a causa della necessità di possedere nel punto di vendita delle informazioni dettagliate sulle quantità di ciascun lotto di un articolo nel magazzino. Questa funzionalità è particolarmente importante per i negozi alimentari che vendono articoli con data di scadenza. Il metodo FEFO consente di aggiornare gli articoli con la data scadenza più breve.

Durante la gestione delle scorte secondo il metodo FEFO possono avvenire le due situazioni:

• nel database non esiste alcun lotto dell’articolo introdotto
• nel database non esiste alcun lotto dell’articolo introdotto

Adattamento dei processi di spedizione

Se il metodo FEFO è attivo, dopo la selezione di un pacco con la piastrella [Back office] → [Rilascio merci] → [Preparazione pacco] → [In base a un ordine interno] viene visualizzato il pulsante [Mostra più dettagli].

Dopo la selezione del pulsante [Mostra più dettagli] viene aperta la finestra con l’elenco dei dettagli del lotto.

Un nuovo lotto con la data scadenza, il numero del lotto e la quantità di articoli specificati può essere aggiunto tramite il pulsante [Aggiungi nuovo lotto].

 

 

A seconda del fatto che nel sistema ERP sia stata attivata o meno la gestione delle lettere di vettura, sotto la piastrella [Back office] → [Ricezione consegna] è disponibile l’elenco dei movimenti tra magazzini.

Nella finestra Ricezione consegna per impostazione predefinita viene presentato l’elenco dei documenti MMI- pronti a essere ricevuti, inviati da un magazzino esterno che non è disponibile a una data postazione POS.

Nell’elenco delle ricezioni delle consegne è possibile:

• visualizzare l’anteprima del documento MMI- facendo clic sul pulsante [Anteprima]
• ricevere la consegna facendo clic sul pulsante [Ricevi]
• passare all’elenco dei documenti non approvati facendo clic sul pulsante [P]

Nel sistema ERP è disponibile il parametro che rende possibile la generazione automatica dei documenti RI/RLI subito dopo l’approvazione della ricezione di un documento, quando si verifica una discrepanza.