L’introduzione della suddivisione in magazzini delle informazioni riguardanti gli stati delle scorte consetirà di evitare gli errori di sincronizzazione in conseguenza dei quali alcuni documenti non si sincronizzano con il sistema ERP a causa di una quantità non sufficiente di alcune merci disponibili in un dato magazzino.

Per garantire un lavoro continuo, anche in modalità online, è stato introdotto il Servizio POS Agent che mantiene aggiornate le informazioni riguardanti gli stati delle scorte a ciascun postazione POS.

Nota

L’approvazione dei documenti MM:e RLI è bloccata in caso di mancata connessione al servizio.

Menu Back office consente di gestire i documenti di magazzino alla postazione POS.

Nel menu Back office sono disponibili le seguenti piastrelle:

• [Ricezione consegna] :a seconda della configurazione nel sistema ERP, questa piastrella apre l’elenco delle lettere di vettura o dei documenti MMI:pronti a essere ricevuti.
• [Movimenti interni] :consente di gestire movimenti interni tra magazzini assegnati a un’azienda/centro
• [Riconciliazione delle scorte] :consente di eseguire il processo di riconciliazione delle scorte di magazzino in conformità con le informazioni sulle risorse disponibile nel sistema ERP
• [Rilascio merci] :consente di:
  • preparare la spedizione
  • generare le etichette (nascosto per impostazione predefinita)
  • controllare il registro dei pacchi
• [Correzioni risorse] :apre l’elenco dei documenti RI e RLI e consente di correggere le risorse delle merci con l’utilizzo di questi documenti

 

 

Per semplificare il processo dei movimenti tra i magazzini di un negozio, alla postazione POS è possibile gestire i movimenti interni (MMI-). Nel processo non bisogna generare separatamente i documenti di rilascio e di ricezione da un magazzino verso un altro magazzino perché tale operazione viene eseguita automaticamente. La gestione consiste:

• nell’ordine di ricezione: ricezione delle risorse da un altro magazzino
• rilascio della merce: creazione dei documenti MMI- tra il magazzino della centrale e i magazzini delle filiali

Durante l’approvazione di un nuovo movimento interno i documenti MMI-, MMI+ e DRM vengono generati automaticamente.

Nota

Per poter effettuare la ricezione e il rilascio delle consegne l’utente deve essere in possesso delle autorizzazioni appropriate che vengono assegnate nel sistema ERP:

• per modificare i documenti di movimenti tra magazzini
• nel caso della ricezione di consegna, per creare il documento di ricezione merce.

Per passare all’elenco dei movimenti interni bisogna selezionare la piastrella [Back office] dal menu principale e, in seguito, la piastrella [Movimenti interni].

L’elenco presenta tutti i documenti MMI- i cui magazzini di origine e di destinazione sono i magazzini attuali del negozio e i documenti DRM a essi associati.

Nella parte superiore della finestra si trova <<la casella del filtro di testo>>> e i filtri a discesa:

• Stato del documento: contiene le seguenti categorie:
  • Ricevuti: documenti con lo stato Approvato associati a un documento MMI+ approvato il cui magazzino di destinazione è un magazzino assegnato al centro a cui appartiene la postazione POS
  • Rilasciati: documenti con lo stato Approvato associati a un documento MMI+ approvato, dove il magazzino di destinazione è un magazzino assegnato al centro a cui appartiene la postazione POS
  • Da ricevere: documenti con lo stato Approvato che non possiedono documenti associato o possiedono documenti associati non approvati o annullati, dove il magazzino di destinazione è un magazzino disponibile nel centro a cui appartiene la postazione POS.
  • Da rilasciare: documenti con lo stato Non approvato che non possiedono documenti associati, dove il magazzino di origine è un magazzino assegnato al centro a cui appartiene la postazione POS.
• Tipo
• Data
• Stato
• Magazzino di origine
• Magazzino di destinazione

Nota

A seconda del parametro Metodo di ricerca dei documenti disponibile nella configurazione della postazione POS nel sistema ERP, i documenti possono essere cercati:

• localmente, cioè nel database della postazione POS
• localmente e nel sistema ERP

L’elenco contiene le seguenti colonne:

• Stato: sotto forma di icone:
  • [↓] (freccia diretta verso basso): documenti MM- che sono ricezioni e il loro stato è Approvato
  • [V] (simbolo di approvazione): documenti di ricezione generati in modo corretto
  • [!] (punto esclamativo): protocolli di ricezione riguardanti le discrepanze tra il documento do sistema MMI- e la consegna ricevuta

Nota

Se l’operatore non è autorizzato a leggere i documenti MMI-, le icone di approvazione e il punto esclamativo non verranno presentati.

• Numero
• Stato: assume i seguenti valori: Approvato, Non approvato, Annullato
• Magazzino di origine
• Magazzino di destinazione
• Data emissione
• Documenti associati: numeri dei documenti associati a un dato documento Per esempio, per un documento MMI- viene presentato il numero del documento di ricezione (DRM) e il numero del documento MMI+ generato per questo documento.
• <<Transazione gestita da>> (nascosta per impostazione predefinita)

Nell’elenco dei movimenti interni è possibile:

• aggiungere un nuovo documento MMI- facendo clic su pulsante [Aggiungi]
• visualizzare l’anteprima del documento MMI-/DRM
• ricevere la consegna facendo clic sul pulsante [Ricevi]
• passare all’elenco dei documenti MMI- non approvati facendo clic sul pulsante [P]
• annullare un documento DRM facendo clic sul pulsante [Annulla]

Per riconciliare le scorte di magazzino bisogna selezionare la piastrella [Back office] nel menu principale e, in seguito, la piastrella [Riconciliazione scorte]

Nota

La funzionalità è disponibile soltanto per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni appropriate assegnate nel sistema ERP.

Dopo l’esecuzione del processo gli stati delle scorte delle merci disponibili in negozio verranno determinati secondo le informazioni ottenute dal sistema centrale. I dati ottenuti potrebbero non includere le informazioni sui documenti che non sono ancora stati inviati dalla postazione Comarch Retail POS o Comarch Retail mPOS al sistema centrale.

Per ridurre il rischio che tali documenti esistano bisogna:

• assicurarsi che tutti i dispositivi nel negozio che supportano Comarch Retail POS e Comarch Retail mPOS siano stati attivati e lavorano in modalità online
• avviare il processo di riconciliazione dopo il periodo possibilmente più lungo passato dall’emissione dell’ultimo documento nel negozio (per es. prima di cominciare il giorno di lavoro)

Per avviare il processo di riconciliazione degli stati delle scorte bisogna cliccare sul pulsante [Inizia].

Pulsante [Inizia] nella finestra di riconciliazione delle scorte

Prima il sistema controlla se nella coda esistono documenti provenienti da un dato centro che non sono stati ancora elaborati. Se sì, verrà visualizzato il seguente messaggio: “Sono stati trovati documenti che non sono ancora registrati dal sistema centrale. Le scorte di magazzino riconciliate possono essere diverse dalle scorte attuali nel negozio. Si raccomanda di eseguire l’operazione più tardi. Vuoi cominciare il processo?”.

Dopo l’avvio del processo gli stati delle scorte vengono determinati nel servizio POS Agent in base alle informazioni ottenute dal sistema ERP.

Dopo il completamento del processo viene visualizzato il messaggio: Gli stati delle scorte sono state riconciliate con il sistema centrale. Nel caso si verificasse un errore o mancasse la connessione, viene visualizzata l’informazione sull’interruzione del processo e la necessità di riavviarlo.

La funzione delle correzioni delle risorse consente di eseguire l’aggiornamento manuale delle scorte di magazzino con l’utilizzo di un rilascio interno (RLI) o ricezione interna (RI) La correzione di risorse con l’utilizzo di un documento RI e RLI può essere effettuata, per esempio, in caso di:

• detrazione della merce
• ritrovamento di imballaggi vuoti
• furti
• correzioni delle scorte di magazzino
• correzione delle ricezioni di merci/pacchi

Per emettere un appropriato documento RI o RLI bisogna selezionare la piastrella [Back office] nel menu principale e, in seguito, la piastrella [Correzioni risorse]

Nella finestra della correzione delle risorse viene presentato l’elenco di tutti i documenti RI e RLI

Alla postazione POS vengono presentati i documenti RI e RLI che:

• sono stati emessi in un magazzino disponibile alla postazione POS
• sono stati emessi alla postazione POS o sono stati già sincronizzati a questa postazione

Nel sistema ERP è possibile indicare il periodo da cui devono provenire i documenti RI e RLI da sincronizzare.

Per emettere una nuova correzione bisogna selezionare il pulsante [Nuova correzione risorse] e poi indicare il genere del documento da emettere.

La creazione di un nuovo documento RI e RLI è possibile anche nell’anteprima di un articolo.

Durante la creazione di un nuovo documento RI o RLI bisogna indicare il magazzino per cui vanno corrette le risorse e il motivo dell’emissione del documento. L’elenco dei motivi viene definito nel sistema ERP.

Nota

La funzionalità è disponibile in collaborazione con Comarch ERP Enterprise

L’inventario consiste nella preparazione di una lista delle scorte di magazzino effettive per controllare se ci sono delle discrepanze tra le scorte rilevate durante l’inventario (stato effettivo) e le scorte risultanti dal registro di magazzino.

Per passare all’elenco dei movimenti interni bisogna selezionare la piastrella [Back office] dal menu principale e, in seguito, la piastrella [Movimenti interni].

Nota

Per accedere alla funzionalità [Inventario] bisogna disporre delle autorizzazioni appropriate assegnate nel sistema ERP.

L’elenco degli inventari contiene le seguenti colonne:

• Numero
• Genere di inventario:
  • Annuale
  • Continuo
• Tipo
• Stato:
  • Generato
  • Aperto
  • Chiuso
  • Riportato
  • Parzialmente riportato
• Data di creazione
• Data di inventario
• Data di chiusura
• Descrizione

Nella parte superiore della finestra si trova il <<filtro di testo>> che consente di effettuare la ricerca nell’elenco in base a:

La ricerca può essere limitata anche grazie ai filtri espandibili:

• Genere di inventario:
• Tipo
• Stato
• Data di creazione
• Data di inventario
• Data di chiusura

Nella vista dell’elenco è possibile:

• guardare un inventario selezionato utilizzando il pulsante [Anteprima]
• aggiornare l’elenco utilizzando il pulsante [Aggiorna]
• chiudere l’elenco degli inventari utilizzando il pulsante [Chiudi Esc]
• aprire un inventario utilizzando il pulsante [Apri]. Il pulsante è disponibile soltanto per gli inventari con lo stato Generato
• chiudere un inventario utilizzando il pulsante [Chiudi]. Il pulsante è disponibile soltanto per gli inventari con lo stato Aperto
• aggiungere un nuovo inventario utilizzando il pulsante [Aggiungi]

Anteprima dell’inventario

Dopo la selezione nell’elenco di un inventario specifico e del pulsante [Anteprima] l’utente può (a seconda dello stato dell’inventario):

• stampare un documento di inventario
• aggiornare i fogli di inventario
• aprire un inventario
• aggiungere un nuovo foglio di inventario
• salvare un inventario
• eliminare un foglio selezionato
• modificare un foglio selezionato
• conteggiare gli articoli in un foglio di inventario selezionato

Generazione di un rapporto

La generazione del rapporto viene effettuata nella finestra di inventario, dove, dopo la selezione di un foglio specifico, bisogna fare clic sul pulsante [Conteggia].

Nella finestra di generazione di un rapporto adesso è possibile:

• conteggiare tutte le voci o soltanto le voci selezionate del foglio
• aggiungere un nuovo articolo

Nota

Nel foglio di inventario e durante il conteggio di inventario all’operatore può essere presentato il numero attuale di articoli che è registrata nel sistema. La quantità di sistema viene presentata a seconda delle impostazioni di un parametro adeguato riguardante la visibilità in un genere di inventario, nel sistema ERP.

La finestra di confronto tra la quantità notificata e la quantità effettiva della merce può essere presentata durante la chiusura del rapporto, a seconda della configurazione nel sistema ERP.

In un documento di conferma della discrepanza è possibile:

• escludere un articolo dall’elenco delle voci chiuse utilizzando il pulsante [Escludi]
• stampare una conferma della discrepanza utilizzando il pulsante [Stampa]
• approvare la conferma della discrepanza utilizzando il pulsante [Approva]

Nota

La chiusura del processo di inventario degli articoli comporta l’aggiornamento delle loro quantità nel servizio POS Agent secondo la quantità conteggiata e il trasferimento delle informazioni riguardanti la quantità inventariata al sistema ERP.