Per aprire l’elenco di tutti i documenti commerciali emessi alla postazione POS bisogna selezionare la piastrella [Documenti commerciali] dal menu principale.

L’elenco è composto dalle seguenti colonne:

• Numero
• Stato: con i seguenti valori possibili: Approvato, Stampato sulla stampante fiscale, Non approvato (riguarda LINK il parcheggio LINK), Annullato, Liquidato
• Cliente
• Lordo
• Data creazione
• Documenti associati: numeri dei documenti associati al documento specificato. Per esempio per uno scontrino in questa colonna si trova il numero della correzione di questo scontrino.

Nascoste per l’impostazione predefinita

• LINK Transazione gestita da LINK
• Destinatario
• Modalità di pagamento: modalità di pagamento utilizzata per la liquidazione del documento
• Colonne corrispondenti agli LINK attributi LINK assegnati al tipo di documento commerciale

Nella parte superiore della finestra si trova il campo del LINK filtro di testo LINK che consente di effettuare la ricerca nell’elenco dei documenti commerciali in base al:

• numero di sistema del documento inserendo qualsiasi parte di questo numero. Per i documenti emessi ad altre postazioni POS bisogna inserire il numero completo.
• frammento del nome del cliente preceduto dal simbolo %
• codice EAN

È possibile anche limitare la ricerca utilizzando i seguenti filtri a discesa:

• Valore
• Data emissione
• Tipo – con valori possibili: Scontrino, Fattura, Fattura di acconto, Correzione scontrino, Correzione fattura, Correzione fattura di acconto, Nota di addebito, TAX FREE
• Stato

Nella vista dell’elenco dei documenti commerciali si trovano i seguenti pulsanti:

• [Stampa]: stampa documento
• [Anteprima]: apre l’anteprima del documento
• [Ristampa fiscale]: consente di effettuare una nuova stampa fiscale del documento, grazie a ciò, nel caso di guasto della LINK stampante fiscale LINK esiste la possibilità di ristampare il documento
• [Correzione]: LINK genera correzione quantitativa LINK per un documento S, FV o FAV selezionato
• [Correzione manuale]: aggiunge una LINK correzione quantitativa manuale LINK, cioè la correzione dei documenti a cui non è possibile accedere dalla postazione POS
• [TAX FREE]: LINK genera il documento TAX FREE LINK per uno scontrino stampato sulla stampante fiscale
• [Fattura]: genera fattura per scontrino. La fattura di vendita viene generata interamente. Nel caso in cui lo scontrino possieda fatture approvate, la fattura verrà generata per tutte le voci dello scontrino originale, invece per le voci corrette verrà automaticamente generato il documento di correzione quantitativa della fattura (CQFV)

• [Conferma esportazione] – conferma l’esportazione nel documento TAX FREE

Ristampa fiscale

Dopo l’indicazione del documento nell’elenco e la selezione del pulsante [Ristampa fiscale] viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare una delle due opzioni:

• Segnala come stampato sulla stampante fiscale: il documento verrà soltanto contrassegnato nel sistema come Stampato sulla stampante fiscale e non verrà stampato sulla stampante fiscale
• Stampa sulla stampante fiscale: il documento verrà contrassegnato nel sistema come Stampato sulla stampante fiscale e verrà stampato sulla stampante fiscale

Anteprima documento

Dopo l’indicazione del documento nell’elenco e la selezione del pulsante [Anteprima] l’utente ha la possibilità di (riguarda non tutti i tipi documenti):

• stampare il documento
• generare la correzione
• generare la fattura
• generare LINK il reclamo LINK
• passare all’elenco dei dettagli del pagamento (il pulsante [Dettagli pagamento] è nascosto per l’impostazione predefinita)
• visualizzare i LINK buoni sconto LINK applicati al documento
• confermare l’esportazione per il documento TF
• visualizzare LINK la firma digitale LINK del documento
• controllare il numero totale degli elementi aggiunti al documento

Elenco dei dettagli del pagamento

Nell’elenco dei pagamenti si trovano i dati dettagliati riguardanti tutte le modalità di pagamento utilizzate per pagare per il documento. L’elenco contiene le seguenti colonne:

• ID
• Numero
• Modalità di pagamento
• Valore
• Importo del pagamento
• Tasso di cambio
• Data creazione
• Tipo (nascosta per l’impostazione predefinita)

Nella vista dell’elenco esiste la possibilità di LINK ordinare LINK secondo le colonne: ID, Modalità di pagamento, Tasso di cambio.

Per aggiungere uno scontrino (S) o una fattura di vendita (FV) bisogna selezionare il pulsante [Nuovo documento] dal menu principale.

Per impostazione predefinita viene visualizzato il modulo dello scontrino. La modifica del tipo di documento è possibile grazie al pulsante [Converti in fattura]/[Converti in scontrino]

Nel modulo di un nuovo documento S/FV si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde agli elementi contrassegnati nella cattura):

1. Ordine: campo modificabile

2. Campo LINK Cerca articolo LINK – consente di trovare e aggiungere un articolo al documento

3. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore

Nascoste per impostazione predefinita

• Prezzo di base
• LINK Prezzo iniziale LINK
• N.
• Codice
• Aliquota IVA

4. LINK Operatore di cassa – dipendente che emette il documento
5. LINK Gestito da
6. LINK Cliente: consente di indicare il cliente (acquirente, destinatario) del documento. Il documento FV richiede l’indicazione di un cliente specificato (non può rimanere Non definito)
7. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento:

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• LINK Sconto
• Mark up
• LINK Acconti
• IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Valore totale di vendita dopo la presa in considerazione dello scontro/mark up/IVA

8. LINK Dettagli della voce: presenta le informazioni dettagliate su articolo e consente di modificare la sua quantità, il prezzo iniziale ecc.

9. LINK Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Nel modulo di un nuovo scontrino o di una fattura di vendita si trovano i seguenti pulsanti:

• [Parcheggia]: LINK consente di salvare il documento LINK perché sia possibile realizzarlo dopo o a un’altra postazione POS
• [Approva]: approva il documento
• [Stampa]: stampa il documento (pulsante nascosto per impostazione predefinita)
• [Buoni sconto]: presenta LINK i buoni sconto LINK
• [Applica promozioni]/[Promozioni]: applica/elimina LINK promozioni pacchetto LINK
• [Fatture di acconto]: presenta gli acconti disponibili per il cliente selezionato

Nel sistema ERP è possibile specificare se un documento commerciale che contiene almeno una voce il cui prezzo è pari a 0, può essere approvato alla postazione POS.

Nell’applicazione è possibile approvare una fattura di vendita con un cliente non definito. La funzionalità può essere attivata nel sistema ERP per i documenti FV, CQFV, FAV e CFAV.

Fatture semplificate

Conformemente alle modifiche della legge nell’ambito di emissione delle fatture per scontrini la verifica della generazione delle fatture va eseguita in Comarch Retail POS. Dal 1° ottobre 2020 gli scontrini di un valore fino a 450 PLN lordo con partita IVA indicata vanno trattati come fatture semplificate. Per questo motivo la generazione delle fatture per tali scontrini viene bloccata all’attivazione di un parametro adeguato nel sistema ERP.

Nell’applicazione esiste la possibilità di aggiungere una correzione alla fattura di vendita o allo scontrino. La correzione può soltanto ridurre le quantità delle voci del documento.

Per aggiungere una correzione bisogna selezionare LINK dall’elenco dei documenti commerciali LINK il documento corretto e premere il pulsante [Correzione].

Nel modulo del documento di correzione aggiunto si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura)

1. Scontrino/Fattura: presenta il numero del documento corretto
2. Numero stampa fiscale: consente di inserire il numero della stampa fiscale del documento corretto
3. LINK Operatore di cassa: dipendente che emette il documento
4. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore
• LINK Prezzo iniziale (nascosta per impostazione predefinita)

Nel caso in cui la voce

• non venga corretta interamente, le informazioni sulla sua quantità e sul valore di base sono barrate e sotto vengono presentati i dati corretti
• venga corretta interamente (quantità), tutte le sue informazioni sono barrate

5. Quantità totale: presenta il totale delle quantità degli elementi corretti/resi nel documento
6. LINK Cliente: presenta il cliente (acquirente, destinatario) trasferito dal documento di origine
7. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• LINK Sconto
• Mark up
• LINK Acconti
• IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Valore totale di vendita dopo la presa in considerazione dello scontro/mark up/IVA

8. Motivo correzione: bisogna specificare il motivo della correzione emessa, altrimenti non sarà possibile approvare il documento. Dopo la selezione del pulsante viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare uno dei valori definiti nel sistema ERP.

È possibile anche definire il motivo per ciascuna voce del documento invece che per l’intero documento. Tale funzionalità rende possibile un’ulteriore analisi statistica. L’indicazione del motivo della correzione di una voce è possibile per:

• CQS
• CQFV
• LINK Correzioni manuali
• LINK Sostituzione
• LINK Riacquisto

Nel caso di una voce costituita da un LINK set con l’opzione Inserisci i componenti nel documento attivata e con il blocco della sua modifica, la correzione di questa voce del documento comporterà la visualizzazione del messaggio “Questo set non può essere diviso. Vuoi correggere tutti i componenti del set?”

La selezione dell’opzione Sì causerà l’apertura della finestra di selezione del motivo della correzione. Il motivo selezionato verrà impostato per tutti i componenti del set.

Lo stesso succede anche per i componenti di LINK una promozione pacchetto quando la correzione dei suoi componenti è bloccata.

Nell’anteprima della correzione i motivi della correzione delle voci del documento vengono presentate senza possibilità di modificarle.

Per una voce tipo Riacquisto non è possibile cambiare il motivo della correzione. Automaticamente viene impostato il motivo: Riacquisto

9. LINK Dettagli voce: presenta le informazioni di base sulla voce del documento e consente di:

• [Restituisci]: correggere una quantità specificata della voce selezionata del documento. La funzionalità è disponibile anche direttamente per la voce selezionata nella colonna Quantità
• [Restituisci tutto]: correggere l’intera quantità di una voce selezionata del documento

10. LINK Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Il modulo di una nuova correzione contiene i seguenti pulsanti:

• [Approva]: approva il documento
• [Sostituzione]: passa al LINK processo di sostituzione LINK degli articoli corretti

Dopo l’approvazione della correzione verrà visualizzata LINK la finestra di pagamento Da rimborsare analogica alla finestra di ricezione del pagamento visualizzata durante l’emissione del documento però dopo la sua approvazione l’importo viene rilasciato invece che ricevuto.

Per i set:

• che non inseriscono i componenti nel documento, non esiste la possibilità di correggere un componente del set nel documento di correzione automatica
• che inseriscono i componenti nel documento, i componenti del set vengono presentati nel documento di correzioni automatica come articoli normali.

La funzionalità della sostituzione consente di rendere più veloce il processo di restituzione di un articolo della sua sostituzione con un nuovo articolo. L’operatore non deve creare un altro documento LINK di correzione LINK e un nuovo LINK documento commerciale LINK. Questi verranno creati automaticamente durante il processo di sostituzione.

La sostituzione può essere effettuata in due modi:

• nel caso in cui nel sistema non esista il documento commerciale, bisogna creare LINK una correzione manuale LINK, aggiungere gli articoli adeguati soggetti a sostituzione e selezionare il pulsante [Sostituzione]
• nel caso in cui nel sistema esiste il documento commerciale, bisogna trovarlo, crearci una correzione e correggere gli articoli soggetti a sostituzione e selezionare il pulsante [Sostituzione]

Al documento bisogna aggiungere gli articoli rilasciati al cliente.

Nell’elenco delle voci, gli articoli soggetti a sostituzione sono indicati in rosso e sono barrati.

Il modulo contiene i seguenti pulsanti:

• [Correzione]: consente di tornare al modulo della correzione emessa
• [Buoni sconto]: applica buoni sconto
• [Applica promozioni]/[Promozioni]: applica/elimina LINK promozioni pacchetto LINK
• [Approva]: approva il documento

Dopo l’approvazione del documento verrà aperta LINK la finestra di pagamento LINK in cui viene presentata la differenza tra i prezzi degli articoli resi e rilasciati. A seconda di questa differenza nella finestra viene presentato l’importo da rimborsare o da pagare.

Dopo l’approvazione della finestra di pagamento viene generata la correzione e il documento commerciale per gli articoli rilasciati. LINK Nell’elenco dei documenti commerciali LINK, per i documenti creati durante la sostituzione verrà presentata l’associazione e l’icona di due frecce davanti al documento associato.

Se per la postazione POS:

• nel sistema ERP il parametro Consenti di sostituire con articoli di valore inferiore è disattivato,
• durante il processo di sostituzione verrà selezionato un articolo di valore inferiore,

durante il tentativo di approvare il documento verrà visualizzato il messaggio: “Impossibile approvare la sostituzione. Il valore del rimborso è superiore al valore dei nuovi articoli.”

Durante la generazione dei documenti nel processo di sostituzione avviene la compensazione del credito del nuovo documento commerciale e del debito della correzione (in caso di sostituzione con un articolo più costoso). Esiste la possibilità di generare pagamenti virtuali per il processo di sostituzione:

• In caso di sostituzione di un articolo con un articolo dello stesso valore:
  • Vene generato il documento VC virtuale associato al nuovo documento commerciale
  • Viene generato il documento PC virtuale associato alla correzione
  • VC e PC virtuali hanno lo stesso valore
• In caso di sostituzione di un articolo con un articolo di valore superiore:
  • Viene generato il documento VC virtuale associato al nuovo documento commerciale e il documento PC virtuale associato alla correzione. Quando LINK la registrazione del resto LINK è attivata, vengono generati i VC/PC adeguati associati al documento commerciale.
  • VC e PC virtuali hanno lo stesso valore

Le transazioni virtuali:

• utilizzano la modalità di pagamento Virtuale che non è visibile nell’interfaccia dell’applicazione
• vengono presentate LINK nell’elenco dei pagamenti LINK del documento
• non vengono incluse nel LINK riepilogo del giorno LINK e non hanno effetto sui LINK rapporti Grand Totals

Promozioni pacchetto con la divisione proporzionale dello sconto

Per le promozioni pacchetto con la divisione proporzionale dello sconto negli elementi del pacchetto definiti nel sistema ERP, durante il processo di sostituzione il prezzo dell’articolo sostituito (per es. con lo stesso ma con una taglia o colore diverso) sarà sempre diverso. Per evitare la differenza nei pagamenti (per es. quando la promozione è ancora valida) gli altri elementi del pacchetto vengono automaticamente aggiunti al modulo di sostituzione come non attivi.

Per l’elemento corretto di una promozione pacchetto, la selezione del pulsante [Sostituzione] causa l’apertura del messaggio: “L’articolo reso è stato venduto con la divisione proporzionale del pacchetto tra gli elementi del pacchetto. Il pacchetto verrà ricalcolato dopo la soddisfazione delle condizioni della promozione. Vuoi continuare?” con le seguenti opzioni:

Sì: al modulo della sostituzione verranno automaticamente aggiunti gli elementi della promozione pacchetto che non sono stati corretti. Le voci aggiunte avranno il valore 0,00 e non saranno attivi finché non verrà ricalcolata una nuova sostituzione. Gli elementi del pacchetto che non sono stati selezionati per il reso non verranno corretti (saranno barrati) finché non verrà ricalcolata una nuova promozione pacchetto.

No: ritorno al documento correttivo senza apportare le modifiche

Se l’utente, dopo la selezione della risposta Sì alla suddetta domanda:

• aggiungerà al documento della sostituzione un articolo/articoli che, insieme alle voci non attive del documento, non soddisfanno le condizioni di applicazione della promozione pacchetto, le voci non attive del documento:
  • non sono soggette al ricalcolo del documento
  • non hanno effetto sul riepilogo del documento
  • non vengono salvate nel documento
  • non vengono presentate nel documento stampato
  • non vengono presentate nell’anteprima del documento approvato

Se l’utente, dopo la selezione della risposta Sì alla suddetta domanda:

• aggiungerà al documento della sostituzione un articolo/articoli che, insieme alle voci non attive del documento, soddisfanno le condizioni di applicazione della promozione pacchetto, questi elementi del pacchetto verranno automaticamente corretti e le voci non attive del documento:
  • diventano voci attive del documento
  • hanno effetto sul riepilogo del documento
  • sono soggette ai ricalcoli del documento
  • vengono salvate nel documento
  • vengono presentate nel documento stampato
  • vengono presentate nell’anteprima del documento approvato

Per le voci non attive aggiunte automaticamente al documento di sostituzione:

• non è possibile cambiare la quantità o le proprietà
• non è possibile eliminarle
• è possibile cambiare il prezzo di base
• è possibile cambiare lo sconto dell’utente (solo nel momento dell’attivazione delle voci)

Le correzioni manuali vengono introdotte nel sistema nella situazione in cui è necessario correggere un documento commerciale che non è disponibile nel sistema. Tale situazione avviene, per esempio, dopo il cambiamento del sistema per la gestione delle vendite o quando la correzione viene emessa per un documento emesso alla postazione POS in un’altra localizzazione.

Nell’applicazione esiste la possibilità di aggiungere una correzione manuale della fattura di vendita o dello scontrino. La correzione può soltanto ridurre la quantità delle voci del documento.

Per aggiungere la correzione bisogna passare LINK all’elenco dei documenti commerciali LINK e selezionare il pulsante [Correzione manuale].

Il pulsante [Correzione fattura]/[Correzione scontrino] consente di cambiare il tipo della correzione emessa.

Nel modulo di un nuovo documento di correzione si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. Scontrino/Fattura: consente di inserire il numero del documento corretto. Se il numero inserito verrà riconosciuto nel sistema ERP e le voci dei documenti saranno conformi, la correzione verrà automaticamente associata al documento commerciale.
2. Numero fiscale: consente di inserire il numero fiscale del documento corretto
3. LINK Operatore di cassa LINK: dipendente che ha emesso il documento
4. LINK Cerca articolo LINK: consente di aggiungere l’articolo corretto. Dopo la selezione dell’articolo verrà automaticamente aperta la finestra di correzione della voce.

Nella finestra aperta bisogna completare i campi riguardanti l’articolo corretto:

• Prezzo lordo/Prezzo netto: prezzo dell’articolo conforme al documento commerciale
• Unità
• Quantità prima della correzione: quantità dell’articolo nel documento
• Quantità corretta: quantità per cui viene corretto l’articolo (dopo il completamento del campo Quantità prima della correzione il valore della correzione viene suggerito automaticamente)
• Quantità dopo la correzione: differenza tra i campi Quantità prima della correzione e Quantità corretta

In base ai dati inseriti nel campo Valore correzione viene presentato l’importo per cui viene corretto il documento.

Nel caso della correzione di un LINK set che inserisce i componenti nel documento LINK verrà visualizzata una finestra aggiuntiva in cui sarà possibile correggere ciascun componente separatamente.

5. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore
• LINK Prezzo iniziale LINK

Nel caso in cui la voce:

• non venga corretta interamente, le informazioni sulla sua quantità e sul valore di base sono barrate e sotto vengono presentati i dati corretti
• venga corretta interamente (quantità), tutte le sue informazioni sono barrate

6. Quantità totale: presenta il totale delle quantità degli elementi corretti/resi nel documento
7. LINK Cliente: consente di selezionare il cliente (acquirente e destinatario) del documento
8. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento:

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Dopo correzione: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Differenza IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo

9. Motivo correzione: bisogna specificare il motivo della correzione emessa, altrimenti non sarà possibile approvare il documento. Dopo la selezione del pulsante viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare uno dei valori definiti nel sistema ERP.

È possibile anche definire il motivo per ciascuna voce del documento invece che per l’intero documento. La descrizione dettagliata della definizione del motivo per ciascuna delle voci del documento si trova nell’articolo LINK Correzione quantità LINK.

10. LINK Dettagli voce – presenta le informazioni di base sulla voce del documento e consente di:

• [Restituisci]: correggere una quantità specificata della voce selezionata del documento. La funzionalità è disponibile anche direttamente per la voce selezionata nella colonna Quantità
• [Elimina]: correggere l’intera quantità di una voce selezionata del documento

Dopo la selezione del pulsante [Restituisci] o dopo l’aggiunta della prima voce alla correzione manuale, verrà aperta la finestra di selezione del motivo della correzione. Se il motivo della correzione non verrà selezionato, la voce non verrà corretta/aggiunta al documento.

11. LINK Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Il modulo della correzione manuale contiene i seguenti pulsanti:

• [Approva]: approva il documento
• [Sostituzione]: consente di passare al LINK processo di sostituzione LINK degli articoli corretti

Dopo l’approvazione della correzione verrà visualizzata LINK la finestra di pagamento Da rimborsare analogica alla finestra di ricezione del pagamento durante l’emissione del documento però dopo la sua approvazione l’importo viene rilasciato invece che ricevuto.

L’approvazione della correzione manuale dello scontrino/fattura comporta la generazione automatica nel sistema ERP di un documento approvato di ricezione interna (RI) che causa l’aumento delle scorte di magazzino dell’articolo corretto/reso. Per l’articolo nel documento RI viene impostato l’ultimo prezzo di acquisto di quest’articolo.

Nel sistema ERP è possibile scegliere il magazzino a cui devono tornare gli articoli resi. Nel caso in cui il parametro Preferisci il magazzino predefinito per gli articoli resi sia

• disattivato: la merce verrà resa nel magazzino indicato nel documento di origine
• attivato: la merce verrà resa nel magazzino impostato come predefinito per il centro in cui viene emesso il documento di correzione S/FV