Gestione dei buoni sociali (ERP Enterprise)

Secondo le leggi francesi il buono sociale rappresenta una modalità di pagamento che può essere assegnata dalla città ai suoi cittadini come aiuto sociale. Le modalità di funzionamento dei buoni sociali sono simili a quelle dei buoni per ristoranti. La differenza principale riguarda il fatto che con un buono sociale è possibile pagare per ogni articolo e che tale buono non ha un limite di utilizzi.

Il buono sociale:

• viene configurato nel sistema ERP tramite un buono esterno
• ha la forma cartacea, uno schema di numerazione specifico, un periodo di validità parzialmente incluso nel numero (anno corrente e il numero specifico di giorni dopo la scadenza di un anno)
• può essere utilizzato durante l’acquisto di qualsiasi articolo
• non è soggetto all’erogazione del resto

Nel sistema ERP è stata introdotta la possibilità di configurare i buoni sociali, invece nel sistema Comarch Retail POS la gestione del pagamento con tali buoni. Durante il pagamento con un buono sociale vengono verificate le condizioni che rendono possibile il suo utilizzo. Tale verifica avviene soltanto localmente (non è richiesta la connessione alla Centrale).

Nella finestra di pagamento, dopo la selezione del pulsante [Buono esterno], bisogna inserire il Numero di buono con limite.

Chiusura del giorno

Così come gli altri tipi di buoni esterni, i buoni sociali sono visibili nel riepilogo del giorno, se sono stati utilizzati per pagare per un acquisto.

Reso di un articolo pagato con buono sociale

Nel caso in cui un cliente restituisca un articolo per cui ha pagato con un buono sociale, riceve il rimborso dei contanti o il rimborso sulla carta. Non è possibile ricevere un altro buono sociale o ricaricare il buono precedente.

Elenco VC/PC

In caso di una generazione manuale del documento PC, la gestione dei buoni sociali a uguale alla gestione di tutti i buoni esterni. Dopo l’inserzione dell’importo, tipo di buono e dopo l’approvazione dell’operazione viene generato un documento VC e aggiornato il saldo della modalità di pagamento del tipo Buono esterno.

Per i documenti VC la modalità di pagamento Buono sociale è bloccata e per questo motivo alla postazione POS viene verrà visualizzato il messaggio: “Questo genere di buono acquisto non può essere utilizzato nel documento VC”.

Gestione della cassaforte

La funzionalità Gestione della cassaforte è disponibile in caso di lavoro a turni alla postazione POS. La soluzione è dedicata ai negozi in cui i ricavi delle vendite vengono dati alla fine del giorno al manager e mantenuti in una cassaforte che si trova nel retro del negozio. Per questo motivo, durante la chiusura dei turni, gli eccessi dei contanti e dei pagamenti con buoni acquisto esterni e con gli assegni vengono automaticamente versati alla cassaforte e il saldo di cassa dell’operatore viene ridotto di questo importo.

Se il limite minimo dell’importo verrà raggiunto, nel sistema POS verrà visualizzato il messaggio: “Il limite massimo del saldo della cassaforte è stato raggiunto. Il limite massimo dello stato della cassaforte è: [Importo impostato]. Saldo attuale della cassaforte: [Saldo attuale della cassaforte]. Bisogna effettuare il prelievo dalla cassaforte e il versamento bancario.

Cassaforte

La funzionalità Cassaforte è disponibile nel menu [Rapporti e liquidazioni] → [Cassaforte].

Nella finestra Cassaforte si trova il rendiconto delle transazioni effettuate nell’ambito della cassaforte. Dalla versione 2021.1 il saldo iniziale è presentato in ciascuna modalità di pagamento risultante dalle transazioni eseguite durante il giorno precedente. Qui è possibile effettuare un prelievo manuale o un versamento alla cassaforte e aprire l’elenco di tutte le transazioni.

La finestra Cassaforte contiene le seguenti colonne:

• Modalità di pagamento: modalità di pagamento disponibili alla postazione POS con divisione in tutte le valute disponibili
• Numero di transazioni: numero di versamenti e prelievi alla/dalla cassaforte
• Saldo iniziale: fornisce informazioni sul saldo iniziale per ciascuna modalità di pagamento nel negozio
• Versamenti: totale dell’importo versato manualmente e dell’importo risultante dalle vendite a contanti
• Prelievi: totale dell’importo prelevato manualmente e dell’importo risultante dal prelievo effettuato all’inizio del turno
• Totale: differenza tra i versamenti e i prelievi in ciascuna modalità di pagamento
• Saldo finale: totale dell’importo iniziale e di tutti i ricavi nel negozio per una data modalità di pagamento. Per ciascuna modalità di pagamento il saldo finale costituisce il saldo iniziale del giorno successivo.

Pulsanti disponibili nella finestra Cassaforte:

• [Elenco transazioni]: apre l’elenco di tutte le transazioni eseguiti nel negozio che riguardano la cassaforte
• [Prelievo dalla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il prelievo dalla cassaforte
• [Versamento alla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il versamento alla cassaforte
• [Aggiorna]: aggiorna i dati in connessione con il servizio POS Agent
• [Chiudi]: chiude la finestra della cassaforte

Elenco delle transazioni

L’elenco delle transazioni può essere aperto tramite il pulsante [Elenco transazioni] che si trova nella finestra Cassaforte.

Nell’Elenco delle transazioni viene presentato il Saldo iniziale della cassaforte e il Saldo attuale della cassaforte e le colonne:

• Numero
• Tipo: può contenere valori Versamento o Prelievo
• Modalità di pagamento
• Valore
• Data
• Cassiere
• Attributo (nascosto per impostazione predefinita)

Nella parte superiore della finestra si trova il <<filtro di testo>> che consente di effettuare la ricerca nell’elenco in base al numero di sistema della transazione tramite l’inserzione di qualsiasi parte di tale numero.

La ricerca può essere limitata anche grazie ai filtri espandibili:

• Tipo
• Valore
• Data
• Modalità di pagamento
• Cassiere
• Attributo

La finestra Elenco delle transazioni contiene i seguenti pulsanti

• [Aggiorna]: aggiornamento dei dati relativi al servizio POS Agent avviato dall’operatore
• [Prelievo dalla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il prelievo dalla cassaforte
• [Versamento alla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il versamento alla cassaforte

Versamento/prelievo alla/dalla cassaforte

L’effettuazione di un versamento/prelievo alla/dalla cassaforte è possibile:

• direttamente nella finestra Cassaforte

• nell’Elenco delle transazioni

Nel modulo di un versamento/prelievo si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde all’area contrassegnata sullo screenshot):

1. Importo e Valuta: consentono di introdurre l’importo in una valuta disponibile per la postazione POS
2. Modalità di pagamento
3. Pagatore: consente di selezionare un cliente o dipendente. Dopo la selezione del pulsante [Cliente]/[Dipendente] viene aperto l’elenco dove è possibile scegliere clienti/dipendenti.

4. Descrizione: consente di inserire informazioni su quello che cosa riguarda il prelievo/versamento

Nel modulo di versamento/prelievo si trovano i seguenti pulsanti:

• [Prelievo dalla cassaforte]/[Versamento alla cassaforte]: consente di navigare tra il documento di prelievo e di versamento, senza la necessità di completare di nuovo i dati
• [Approva]: approva il documento
• [Conteggia la cassa]: apre la finestra Conteggio del saldo della cassa (analogica alla finestra che viene aperta per effettuare la chiusura del giorno) che presenta la modalità di pagamento e la valuta selezionate nel documento di prelievo/versamento

Configurazione delle modalità di pagamento incluse nella cassaforte (Enterprise)

Nel sistema Comarch ERP Enterprise esiste la possibilità di configurare le modalità di pagamento che vanno custodite nella cassaforte. In riferimento alla gestione di diversi generi di buono acquisto esterni, per es. buoni sociali, buoni per ristoranti, buoni Sodexo, è possibile specificare quali buoni dovrebbero essere depositati nella cassaforte per poi essere trasferiti a un’azienda esterna che li liquiderà.

Nel sistema ERP, per le modalità di pagamento, esiste il parametro Includi nella cassaforte la cui attivazione imposta per una data modalità di pagamento la possibilità di mantenerla nella cassaforte.  Per i tipi di modalità di pagamento come: contanti, assegno e buoni acquisto esterni questo parametro è attivato per impostazione predefinita.

La gestione dei turni consente di registrare il saldo di cassa in modo individuale per ciascun dipendente. Contrariamente alla modalità di lavoro a postazioni, la modalità a turni rende possibile la registrazione di una vendita nel caso in cui il cassiere lavori a più postazioni POS durante lo stesso turno. Questa soluzione è particolarmente utile in negozi in cui i dipendenti possiedono i propri cassetti e fanno i conti alla fine dei loro turni. Il cassiere può aprire il cassetto a qualsiasi postazione POS e iniziare la vendita.

La funzionalità viene attivata nel sistema ERP e il suo funzionamento è possibile grazie al servizio POS Agent in cui vengono raccolte le informazioni riguardanti i turni e le sessioni dell’operatore a tutte le postazioni POS. [/alert] Lo stato del servizio può essere controllato in base al colore dell’icona . In caso di mancata connessione al servizio, la continuazione del lavoro è sempre possibile alla postazione attualmente connessa.

Apertura del turno

Prima di cominciare la vendita alla postazione POS bisogna aprire il turno. La finestra Apertura del turno verrà visualizzata dopo la connessione dell’operatore. PODLINKOWAĆ

La finestra Apertura del turno contiene le seguenti colonne:

• Valuta: valute disponibili per la postazione POS
• Saldo iniziale: risulta dalle transazioni in contanti condotte per il turno che apre il giorno
• Deposito: consente di specificare l’ammontare dei contanti depositati nella cassa. Per un versamento registrato, durante l’apertura del giorno viene automaticamente generato un documento con la descrizione “Versamento all’apertura del giorno” e nel campo Operatore di cassa si trovano i dati dell’operatore connesso.

Nella finestra si trovano i seguenti pulsanti:

• [Chiudi]: chiude la finestra senza aprire il giorno, in conseguenza di ciò l’emissione di nuovi documenti commerciali non è possibile; finestra [Nuovo documento] non attiva. Per tornare alla finestra di apertura del giorno bisogna riaccedere all’applicazione.
• [Conteggia la cassa]: rende possibile un conteggio più facile della cassa per i contanti.
• [Approva]: apre il giorno

Se l’operatore non dispone delle autorizzazioni per aprire il turno in modalità offline con il servizio POS Agent alla postazione POS, verrà visualizzato il messaggio: L’utente non è autorizzato ad aprire il turno in modalità offline.

Elenco dei turni degli operatori

L’elenco dei turni degli operatori è disponibile nel menu principale [Rapporti e liquidazioni] à [Turni degli operatori]

La finestra Turni degli operatori contiene le seguenti colonne:

• Numero
• Data di inizio
• Data di fine
• Cassiere
• Stato

Il campo del <<filtro di testo>> consente di cercare/limitare le modifiche visibili in base a:

• numero
• nome del cassiere

Nella finestra del turno dell’operatore è possibile:

• aggiornare l’elenco utilizzando il pulsante [Aggiorna]
• uscire dalla vista utilizzando il pulsante [Chiudi Esc]
• chiudere il turno selezionandolo dall’elenco, se l’operatore dispone delle autorizzazioni adeguate

Nella finestra è possibile specificare il saldo effettivo e il valore del prelievo per le modalità di pagamento disponibili alla postazione. Gli importi inseriti durante la chiusura del giorno sono vincolanti, l’utente il cui turno viene chiuso comincerà il turno successivo con quelli importi.

Chiusura del turno

Alla fine di lavoro alla postazione POS bisogna chiudere il turno. Per farlo bisogna aprire [Rapporti e liquidazioni] → [Riepilogo del turno] → [Chiudi turno]. La vista contiene il riepilogo di tutte le modalità di pagamenti disponibili in una valuta specifica, consente di conteggiare velocemente il saldo della cassa, effettuare il prelievo alla fine del giorno e stampare il rapporto.

La finestra contiene le seguenti colonne:

• Modalità di pagamento: modalità di pagamento disponibili alla postazione POS con divisione in tutte le valute disponibili
• Saldo iniziale: saldo di cassa dopo l’apertura del giorno Per le modalità di pagamento diverse da Contanti questo saldo è sempre pari a 0,00.
• Valore dei pagamenti: valore delle vendite in un dato giorno dall’apertura del giorno
• Saldo finale: totale del saldo iniziale della casse e del valore dei pagamenti
• Saldo effettivo: in questo campo bisogna inserire il valore effettivo dei contanti nel saldo di cassa della postazione POS. Il valore può essere inserito a mano o con l’utilizzo del pulsante [Conteggia la cassa]. Nel sistema ERP si può specificare se il completamento di questo campo è obbligatorio.
• Prelievo: consente di specificare l’importo dei soldi prelevati dalla cassa per la valuta disponibile. Per un prelievo registrato, durante la chiusura del giorno, viene automaticamente generato un documento PC con la descrizione “Prelievo alla chiusura del giorno”.
• Rimanente: differenza tra i valori dei campi Saldo finale e Prelievo

Nella finestra Chiusura del turno sono disponibili i seguenti pulsanti:

• [Rapporto giornaliero]: consente di stampare il rapporto giornaliero sulla <<stampante fiscale>>. Il pulsante è visibile quando la stampante fiscale è <<configurata>>.
• [Rapporto di spedizione]: genera il rapporto di spedizione dal <<terminale di pagamento>> e consente di approvare le transazioni con carta effettuate dall’ultimo rapporto di spedizione. Il pulsante è visibile quando il terminale di pagamento è <<configurato>>.
• [Conteggia la cassa]: rende possibile un conteggio più facile della cassa
• [Approva]: chiude il giorno
• [Chiudi]: chiude la finestra senza chiudere il giorno