Alla postazione POS è possibile gestire le offerte e gli ordini di vendita, cioè:

• emettere OV/OrV
• realizzare gli ordini provenienti dal sistema ERP e Comarch e-Shop
• realizzazione parziale o completa degli ordini di vendita
• generare OV à OrV

Nell’elenco degli ordini e offerte di vendita vengono presentati gli ordini emessi nel sistema ERP o a un’altra postazione POS, se:

• il loro proprietario è il centro a cui appartiene la postazione POS e il loro stato è Approvato, Realizzato o In realizzazione
• il loro punto di ritiro è il centro a cui appartiene la postazione POS e il loro stato è Approvato, Realizzato o In realizzazione

Invece gli ordini provenienti da Comarch e-Shop sono visibili nell’elenco degli ordini e offerte di vendita, se il loro stato è Approvato o Realizzato ed è stato indicato il negozio/centro a cui la postazione POS appartiene come punto di ritiro.

Anche le informazioni sulla modifica di un ordine scaricato dal sistema ERP o da un’altra postazione POS (per es. operazione di annullamento) vengono sincronizzate.

L’elenco è composto dalle seguenti colonne:

• Numero
• Stato: con i seguenti valori possibili: Approvato, In realizzazione, Annullato, Chiuso, Accettato, Rifiutato, Realizzato
• Cliente
• Indirizzo
• Lordo
• Data di emissione
• Data di realizzazione
• Documenti associati

 esistono anche LINK le colonne nascoste per impostazione predefinita LINK:

• Transazione gestita da
• Stato della realizzazione: assume uno dei valori definiti nel sistema ERP
• Data validità
• Netto
• Stato del pagamento: assume uno dei valori definiti nel sistema ERP
• Destinatario
• Origine: assume uno dei valori definiti nel sistema ERP

Nella parte superiore della vista si trova il campo del LINK filtro di testo LINK che consente di cercare documenti OV e OrV in base al numero di documento.

La ricerca può essere limitata grazie ai filtri a discesa:

• Valore
• Valore netto
• Data emissione
• Data realizzazione
• Origine
• Data validità
• Stato del pagamento
• Stato della realizzazione
• Tipo: valori disponibili: Offerta di vendita, Ordine di vendita
• Stato

Nella vista dell’elenco degli ordini e offerte di vendita sono disponibili i seguenti pulsanti:

• [Aggiungi] à [Offerta]/[Ordine]: aggiunge un nuovo LINK documento OV/OrV
• [Stampa]: stampa il documento
• [Anteprima]: apre l’anteprima del documento OV/OrV
• [Cambia stato]: cambia lo stato del documento
• [Annulla]: annulla un documento nello stato Approvato per cui non è stato generato alcun documento oppure il documento generato è stato annullato
• [Chiudi]: equivale alla rinuncia alla realizzazione di un ordine di vendita nello stato Approvato o In realizzazione per cui non è stato generato alcun documento o il documento generato è stato annullato
• [Apri]: apre un ordine di vendita nello stato Approvato che non possiede alcuni documenti associati oppure questi documenti sono stati annullati
• [Genera documento]: LINK genera un documento commerciale LINK per un ordine di vendita nello stato Approvato o In realizzazione
• [Fattura di acconto]: genera LINK la fattura di acconto LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto Fattura di acconto che viene assegnata nel sistema ERP.
• [Scontrino]: genera LINK lo scontrino LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto Scontrino che viene assegnata nel sistema ERP. Non è possibile emettere lo scontrino per un ordine per cui è già stata emessa la fattura di acconto.
• [Fattura]: genera LINK la fattura LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto Fattura che viene assegnata nel sistema ERP.
• [Documenti associati]: apre l’elenco di tutti i documenti associati a un dato documento

Per aggiungere un nuovo ordine di vendita (OrV) bisogna:

• selezionare il pulsante [Aggiungi] → [Ordine] che si trova nella LINK vista dell’elenco degli ordini e offerte di vendita LINK
• selezionare la piastrella [Nuovo ordine] dal menu principale (LINK nascosta per impostazione predefinita LINK)

Nel modulo del documento OrV si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. Numero di riferimento: campo modificabile

2. Campo LINK Cerca articolo LINK: consente di trovare e aggiungere un articolo al documento

3. LINK Gestito da LINK: dipendente che emette il documento

4. LINK Elemento gestito da LINK

5. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore

Nascoste per impostazione predefinita:

• Prezzo di base
• LINK Prezzo iniziale
• N.
• Codice
• Aliquota IVA 

6. LINK Cliente: consente di indicare il cliente (acquirente, destinatario) del documento

7. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento:

• Totale – per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto – per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• LINK Sconto
• Mark up
• LINK Acconti
• IVA – per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Valore totale di vendita dopo la presa in considerazione dello sconto/mark up/IVA

8.LINK Dettagli dell’elemento: presenta le informazioni dettagliate su articolo e consente di modificare la sua quantità, il prezzo iniziale ecc.

9.Stato della realizzazione: assume valori definiti nel sistema ERP. Per modificare lo stato della realizzazione l’utente deve possedere le autorizzazioni adeguate. È possibile cambiare lo stato degli ordini che si trovano in uno dei seguenti stati: Non approvato, Approvato e In realizzazione.

10. Punto di ritiro: consente di selezionare il punto di ritiro dell’ordine, opzioni disponibili:

• Consegna a domicilio: contiene gli indirizzi del cliente selezionato nel documento con la possibilità di aggiungerne un altro utilizzando il pulsante [Aggiungi indirizzo]. Nel caso in cui il destinatario selezionato nel documento sia diverso dall’acquirente, vengono visualizzati gli indirizzi provenienti dal modulo del destinatario. Dopo l’approvazione dei dati di indirizzo completati viene aperto il modulo dell’ordine e sul pulsante [Punto di ritiro] viene presentato il nome del cliente il cui indirizzo di destinazione è stato selezionato per l’ordine. Nel caso di cambiamento del cliente o dell’eliminazione del destinatario nell’ordine il pulsante [Punto di ritiro] verrà pulito.
• Ritiro in magazzino: contiene gli indirizzi dei magazzini che sono definiti come punti di ritiro disponibili per la postazione POS. Come primi vengono presentati gli indirizzi assegnati al centro a cui appartiene la postazione POS.
• Ritiro in negozio: contiene gli indirizzi dei negozi che sono definiti come punti di ritiro disponibili per la postazione POS. Come primi vengono presentati gli indirizzi assegnati al centro a cui appartiene la postazione POS.
• Indirizzi di clienti definiti come punti di ritiro: dopo la selezione della piastrella verranno visualizzati gli indirizzi che sono definiti come punti ti ritiro disponibili per la postazione POS e sono collegati con il cliente presentato sulla piastrella

Nella finestra Selezione punto di ritiro:

• è disponibile LINK il filtro LINK che rende più facile la ricerca secondo il nome del punto di ritiro e l’indirizzo (città, via, codice postale)
• nel campo Attualmente selezionato viene visualizzato il punto di ritiro attualmente selezionato
• il pulsante [Pulisci] consente di cancellare il punto di ritiro selezionato

Il punto di ritiro può essere cambiato fino all’approvazione dell’ordine.

11.Stato del pagamento: assume valori definiti nel sistema ERP. La modifica dello stato può essere effettuata soltanto dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni adeguate. È possibile cambiare soltanto lo stato dei documenti che si trovano in uno degli stati: Non approvato, Approvato e In realizzazione.

12. Modalità: viene suggerita la modalità di pagamento predefinita del cliente indicato nel documento con la possibilità di cambiarla. Se la modalità di pagamento predefinita non è disponibile alla postazione POS, verrà impostata la modalità di pagamento tipo Contanti assegnata alla postazione. Il campo è modificabile.

13. Termine di pagamento: termine di pagamento predefinito del cliente indicato nel documento, è modificabile

14. Data di realizzazione: data di realizzazione dell’ordine

15. LINK Attributi LINK: attributi assegnati al tipo di documento

16. Magazzino dell’elemento: consente di cambiare il magazzino di un elemeno il sui elemento secondario proviene da un magazzino non disponibile nel dato centro

Nel modulo di un ordine di vendita aggiunto sono disponibili anche i seguenti pulsanti:

• [Parcheggia]: LINK consente di salvare il documento LINK perché sia possibile realizzarlo dopo o a un’altra postazione POS
• [Approva]: approva il documento
• [Stampa]: stampa il documento (pulsante nascosto per impostazione predefinita)
• [Buoni sconto]: consente di selezionare buono sconto
• [Applica promozioni]/[Promozioni]: applica/elimina LINK promozioni pacchetto LINK
• [Approva e genera FAV]: genera LINK la fattura di acconto LINK dopo l’approvazione dell’ordine

Registrazione di informazioni aggiuntive sulle prenotazioni

Se in un ordine di vendita si trovano elementi secondari provenienti da un magazzino esterno, cioè non disponibile per un dato centro che possiede il servizio POS Agent, vengono registrate informazioni aggiuntive durante:

• l’apertura e la modifica di un ordine di vendita: se almeno un elemento secodniario proviene da un magazzino non disponibile in un dato centro, alla postazione POS viene visualizzato il messaggio: Attenzione! Alcuni elementi hanno magazzini definiti che non sono disponibili in questo centro. Il salvataggio delle modifiche dopo l’apertura dell’ordine comporterà il cambiamento automatico dei magazzini indicati in magazzini che sono disponibili nel negozio.
• l’annullamento o la chiusura di un ordine di vendita: verranno sbloccate tutte le prenotazioni di elementi secondari che si trovano in un magazzino disponibile in questo centro e che erano salvate da POS Agent.
• la geneazione di uno scontrino/fattura di vendita per un ordine di vendita: se in un documento si trova almeno un elemento secondario non disponibile per il dato centro, alla postazione POS verrà visualizzato il messaggio: Prima di iniziare la realizzazione dell’ordine bisogna impostare magazzini disponibili per tutti i suoi elementi. Vuoi farlo adesso?

LINK L’elenco degli ordini e offerte di vendita LINK contiene i seguenti pulsanti:

• [Anteprima]: visualizza l’anteprima del documento OrV
• [Cambia stato]: cambia lo stato del documento
• [Annulla] – annulla un documento nello stato Approvato per cui non è stato generato alcun documento oppure il documento generato è stato annullato
• [Chiudi]: equivale alla rinuncia alla realizzazione di un ordine di vendita con lo stato Approvato o In realizzazione per cui non è stato generato alcun documento o il documento generato è stato annullato
• [Apri]: apre un ordine di vendita nello stato Approvato che non possiede alcuni documenti associati oppure questi documenti sono stati annullati
• [Genera documento]: genera un documento commerciale per un ordine di vendita nello stato Approvato o In realizzazione
• [Fattura di acconto]: genera LINK la fattura di acconto LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto Fattura di acconto.
• [Scontrino]: genera LINK lo scontrino LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto Non è possibile emettere lo scontrino per un ordine per cui è già stata emessa la fattura di acconto.
• [Fattura]: genera LINK la fattura LINK per un ordine nello stato Approvato o In realizzazione. Per eseguire l’operazione l’utente deve disporre dell’autorizzazione per l’oggetto

Un ordine di vendita può essere convertito in:

• fattura di vendita
• scontrino, se per l’ordine non è stata generata la fattura di acconto

La generazione di un documento per OrV è possibile per gli ordini:

• approvati
• in realizzazione

• Quando il parametro è attivato: con le quantità rimanenti da realizzare. L’utente ha la possibilità di aggiungere altri articoli al documento. Gli articoli aggiunti sono segnalati in verde.
• Quando il parametro è disattivato: con le quantità pari a zero. Perché sia possibile approvare il documento FV/S questo documento deve contenere almeno una voce con quantità diversa da zero. Nel modulo del documento di ordine è disponibile il pulsante [Copia quantità da OrV] che rende possibile il trasferimento delle quantità non realizzate dall’ordine. L’utente ha la possibilità di aggiungere gli articoli, grazie a ciò le quantità delle voci cambieranno. Gli articoli aggiunti, che non si trovano nel documento, sono segnalati in verde.

Nel documento generato:

• vengono trasferite le LINK promozioni pacchetto LINK. Quando al documento generato vengono aggiunti altri articoli, le promozioni pacchetto vengono applicate soltanto a quelli articoli. La modifica della quantità o l’eliminazione di un articolo a cui è stata applicata la promozione proveniente dall’ordine di vendita causa la visualizzazione del messaggio: “La modifica comporterà l’eliminazione della promozione pacchetto. Vuoi continuare?”. La selezione dell’opzione Sì comporterà una nuova applicazione delle promozioni pacchetto con l’inclusione di tutte le voci del documento commerciale e delle loro quantità. Invece la selezione dell’opzione No non comporterà alcune modifiche (mancanza dell’applicazione delle promozioni pacchetto, mancanza della modifica delle quantità).
• la realizzazione della vendita di un articolo non attivo è possibile soltanto alla voce (quantità) trasferita dall’ordine
• di fattura di vendita: la direzione IVA viene trasferita dal documento di ordine di vendita
• di scontrino; la direzione IVA viene indicata nella definizione del tipo di documento Scontrino nel sistema ERP
• in base a un ordine che contiene voci modificate dopo l’approvazione o che è in corso della realizzazione LINK gli sconti LINK non vengono ricalcolati
• i valori LINK degli attributi LINK trasferiti dal documento di origine non saranno modificabili. La possibilità di definire i valori degli attributi è disponibili soltanto per gli attributi attaccati al documento commerciale o a una voce del documento.

Nell’anteprima del documento di ordine di vendita viene presentata una colonna aggiuntiva Quantità da rilasciare che presenta la differenza tra la quantità attuale proveniente dall’ordine di vendita e le quantità riportate nei documenti generati per l’ordine di vendita (S/FV).

Alla postazione POS non esiste la possibilità di escludere una voce dell’ordine dalla realizzazione, però è possibile continuare nell’applicazione un documento modificato così. Le modifiche apportate nel sistema ERP relative all’esclusione di una voce o alle modifiche apportate a un documento OrV approvato vengono inviate all’applicazione.

Per LINK un ordine di vendita: LINK

• è possibile emettere fatture di acconto (FAV)
• è possibile aggiungere qualsiasi numero di acconti, però il totale degli acconti non può superare il valore lordo dell’ordine

I pagamenti delle fatture di acconto possono essere effettuati con qualsiasi modalità di pagamento disponibile per la postazione POS e per l’operatore. La direzione dell’IVA delle fatture di acconto è sempre dal valore lordo del documento.

Per generare la fattura di acconto bisogna LINK nell’elenco degli ordini e offerte di vendita LINK selezionare l’ordine di vendita e premere il pulsante [Genera documento] à [Fattura di acconto].

Nel modulo della fattura di acconto si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. Ordine: numero dell’ordine a cui viene aggiunta la fattura di acconto. Il campo non è modificabile.
2. Importo ordine: importo dell’ordine a cui viene aggiunta la fattura di acconto. Il campo non è modificabile.
3. Acconti precedenti: totale degli acconti già aggiunti all’ordine a cui viene aggiunta la fattura di acconto. Il campo non è modificabile.
4. 4. LINK Gestito da LINK: dipendente che emette il documento
5. Elenco delle voci composto dalle colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore

6. LINK Cliente LINK: consente di indicare il cliente (acquirente, destinatario) del documento
7. Acconto: bisogna inserire il valore dell’acconto sotto forma di:

• percentuale
• importo

Dopo l’approvazione del documento verrà visualizzata LINK la finestra di pagamento LINK.

Nel documento stampato OrV viene presentata l’informazione riguardante gli acconti versati (per questo documento) nella sezione Modalità di pagamento.

Nel sistema ERP è possibile definire il metodo di liquidazione degli acconti grazie al parametro Detrazione degli acconti al 100%:

• quando il parametro è attivato: nella fattura di vendita generata per il documento OrV associato alla FV l’importo dell’acconto viene presentato sotto il totale di tutte le voci del documento nel campo Nel caso in cui i clienti indicati nell’OrV e quelli indicati nella FAV per esso generata non siano conformi, durante il tentativo di generare la fattura di vendita verrà visualizzato il messaggio: “Esistono acconti non liquidati associati all’ordine. Controlla la conformità dei dati del cliente indicati nella fattura di acconto e nella fattura definitiva”.
• quando il parametro è disattivato: l’utente ha la possibilità di detrarre manualmente gli acconti nella fattura di vendita generata, se per il documento di ordine di vendita associato è emessa almeno una FAV allo stesso cliente che è stato selezionato nella fattura di vendita.

Con l’utilizzo del pulsante [Fatture di acconto] è possibile passare all’elenco dei documenti FAV ridotto ai documenti FAV che sono associati all’ordine per cui viene generata la fattura.

Nell’elenco delle fatture di acconto si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. Informazioni sul valore di:

• fattura
• acconti disponibili
• acconti detratti
• fattura dopo la detrazione degli acconti

2. Elenco dei documenti composto dalle seguenti colonne:

• Numero
• Data creazione
• Acconto
• Importo massimo
• Importo detratto
• % dell’acconto

3. Detrazione acconti: campo in cui è possibile inserire i valori degli acconti detratti sotto forma di percentuale o di importo.

Nella parte superiore della vista si trova il campo del LINK filtro di testo LINK che consente di cercare documenti FAV in base al numero di documento.

La ricerca può essere limitata anche grazie ai filtri a discesa:

• Valore
• Data emissione

In caso di mancata connessione al servizio di sincronizzazione dati (LINK modalità di lavoro offline) la generazione del documento OrV causerà la visualizzazione del messaggio: “Mancata connessione al servizio dati. Il documento non verrà associato all’ordine e gli acconti non verranno detratti. Vuoi continuare?” L’operatore può emettere il documento commerciale però questo documento non verrà associato all’OrV e non vi verranno incluse le fatture di acconto. Nel campo Numero di riferimento di un documento generato in questo modo si trova il numero dell’ordine.

Operazioni eseguite su

• LINK ordini LINK emessi alla postazione POS e sincronizzati dal sistema ERP
• ordini emessi nel sistema ERP e inviati alla postazione POS
• ordini sincronizzati emessi ad altre postazioni POS

richiedono la connessione al servizio di dati (LINK lavoro in modalità online). Per tali documenti durante il tentativo di:

• cambiare lo stato
• aprire
• chiudere
• annullare
• generare scontrino, fattura di vendita, fattura di acconto

avviene la connessione online con il sistema ERP per verificare la possibilità di eseguire l’operazione selezionata, porre il blocco e scaricare la versione attuale dell’ordine.

In caso di blocco (posto a un’altra postazione e nel sistema ERP) dell’ordine di vendita, durante il tentativo di eseguire una delle operazioni sopracitate, verrà visualizzato il messaggio: “Impossibile eseguire l’azione selezionata. Il documento viene modificato a un’altra postazione”.

Per la gestione online la versione dell’ordine nel sistema ERP deve essere la più attuale possibile. Grazie al blocco dell’ordine per il tempo della sua realizzazione si può evitare una modifica contemporanea di quest’ordine in un’altra localizzazione (per es. nel sistema ERP o a un’altra postazione POS). Dopo il completamento dell’operazione il blocco viene rilasciato in modo automatico.

In caso di mancata connessione esiste sempre la possibilità di:

• emettere un nuovo ordine e LINK generarvi LINK un documento commerciale LINK e modificarlo
• emettere documenti commerciali per un ordine che prima è stato sincronizzato dal sistema ERP. Questi documenti non saranno associati all’ordine e gli acconti non verranno detratti. In tale situazione esiste la possibilità di inserire il numero dell’ordine nello scontrino o nella fattura grazie a ciò poi sarà più facile identificare i documenti associati.

In caso di mancata connessione al servizio di sincronizzazione dati, durante la generazione dei documenti commerciali per un ordine di vendita sincronizzato verrà visualizzato il messaggio: “Mancata connessione al servizio dati. Il documento non verrà associato all’ordine e gli acconti non verranno detratti. Vuoi continuare?”. Dopo la selezione dell’opzione Sì nel documento generato viene presentato il numero del documento OrV perché poi gli operatori possano creare le associazioni tra i documenti in modo più facile.