Informazioni generali

Per aprire l’elenco di tutti i documenti commerciali emessi alla postazione POS bisogna selezionare la piastrella [Documenti commerciali] dal menu principale.

Direttamente dal menu principale l’operatore può anche emettere un documento S/FV utilizzando la piastrella: [Nuovo documento].

L’elenco è composto dalle seguenti colonne:

• Numero
• Stato: con i seguenti valori possibili: Approvato, Stampato sulla stampante fiscale, Non approvato (riguarda il parcheggio ), Annullato, Liquidato
• Cliente
• Lordo
• Data creazione
• Documenti associati: numeri dei documenti associati al documento specificato. Per esempio per uno scontrino in questa colonna si trova il numero della correzione di questo scontrino.

Nascoste per l’impostazione predefinita

• Transazione gestita da
• Destinatario
• Modalità di pagamento: modalità di pagamento utilizzata per la liquidazione del documento
• Colonne corrispondenti agli attributi assegnati al tipo di documento commerciale

Nella parte superiore della finestra si trova il campo del filtro di testo che consente di effettuare la ricerca nell’elenco dei documenti commerciali in base al:

• numero di sistema del documento inserendo qualsiasi parte di questo numero. Per i documenti emessi ad altre postazioni POS bisogna inserire il numero completo.
• frammento del nome del cliente preceduto dal simbolo %
• codice EAN

Nota

A seconda del parametro Metodo di ricerca documenti disponibile nelle impostazioni della postazione POS nel sistema ERP, i documenti possono essere cercati:

• localmente; nel database della postazione POS
• localmente e nel sistema ERP

È possibile anche limitare la ricerca utilizzando i seguenti filtri a discesa:

• Valore
• Data emissione
• Tipo – con valori possibili: Scontrino, Fattura, Fattura di acconto, Correzione scontrino, Correzione fattura, Correzione fattura di acconto, Nota di addebito, TAX FREE
• Stato

Nella vista dell’elenco dei documenti commerciali si trovano i seguenti pulsanti:

• [Stampa]: stampa documento
• [Anteprima]: apre l’anteprima del documento
• [Ristampa fiscale]: consente di effettuare una nuova stampa fiscale del documento, grazie a ciò, nel caso di guasto della stampante fiscale esiste la possibilità di ristampare il documento
• [Correzione]: genera correzione quantitativa per un documento S, FV o FAV selezionato
• [Correzione manuale]: aggiunge una correzione quantitativa manuale , cioè la correzione dei documenti a cui non è possibile accedere dalla postazione POS
• [TAX FREE]: genera il documento TAX FREE per uno scontrino stampato sulla stampante fiscale
• [Fattura]: genera fattura per scontrino. La fattura di vendita viene generata interamente. Nel caso in cui lo scontrino possieda fatture approvate, la fattura verrà generata per tutte le voci dello scontrino originale, invece per le voci corrette verrà automaticamente generato il documento di correzione quantitativa della fattura (CQFV)
• [Conferma esportazione]: conferma l’esportazione nel documento TAX FREE
• [Documenti associati]: apre la finestra di tutti i documenti associati al documento

Ristampa fiscale

Dopo l’indicazione del documento nell’elenco e la selezione del pulsante [Ristampa fiscale] viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare una delle due opzioni:

• Segnala come stampato sulla stampante fiscale: il documento verrà soltanto contrassegnato nel sistema come Stampato sulla stampante fiscale e non verrà stampato sulla stampante fiscale
• Stampa sulla stampante fiscale: il documento verrà contrassegnato nel sistema come Stampato sulla stampante fiscale e verrà stampato sulla stampante fiscale

Nota

Per effettuare la ristampa fiscale l’utente deve disporre dell’autorizzazione adeguata: Segnalazione dei documenti come stampati sulla stampante fiscale. L’autorizzazione viene assegnata nel sistema ERP.

Nota

Perché sia possibile stampare un documento sulla stampante fiscale, i nomi degli articoli inclusi nel documento devono essere composti da almento 5 caratteri.

Documenti associati

Nell’elenco dei documenti commerciali viene presentata la colonna Documenti associati. Se esistono più di tre documenti associati, invece del nome del terzo documento viene presentato il collegamento Vedi più che apre l’elenco di tutti i documenti associati al dato documento, come il pulsante [Documenti associati].

L’elenco contiene le seguenti colonne:

• Numero
• Stato
• Cliente
• Lordo
• Data di creazione
• Attributi (nascosta per impostazione predefinita)

Nella perte superiore della finestra si trova il campo del filtro di testo che consente di cercare documenti associati in base a:

• qualsiasi parte del numero di sistema del documento. Per i documenti emessi ad altre postazioni bisogna inserire l’intero numero del documento
• parte del nome del cliente preceduta dal simbolo %
• stato attuale del documento
• data di creazione
• importo lordo

L’elenco dei documenti associati contiene i seguenti pulsanti:

• [Stampa]: stampa il documento
• [Anteprima]: apre l’anteprima del documento
• [Aggiorna]: aggiorna l’elenco ma non causa la sincronizzazione con il sistema ERP
• [Chiudi]: chiude l’elenco dei documenti associati e causa il ritorno all’elenco dei documenti commerciali

Anteprima del documento

Dopo l’indicazione del documento nell’elenco e la selezione del pulsante [Anteprima] l’utente ha la possibilità di (riguarda non tutti i tipi documenti):

• stampare il documento
• generare la correzione
• generare la fattura
• generare il reclamo
• passare all’elenco dei dettagli del pagamento (il pulsante [Dettagli pagamento] è nascosto per l’impostazione predefinita)
• visualizzare i buoni sconto applicati al documento
• confermare l’esportazione per il documento TF
• visualizzare la firma digitale del documento
• controllare il numero totale degli elementi aggiunti al documento

Elenco dei dettagli del pagamento

Nell’elenco dei pagamenti si trovano i dati dettagliati riguardanti tutte le modalità di pagamento utilizzate per pagare per il documento. L’elenco contiene le seguenti colonne:

• ID
• Numero
• Modalità di pagamento
• Valore
• Importo del pagamento
• Tasso di cambio
• Data creazione
• Tipo (nascosta per l’impostazione predefinita)

Nella vista dell’elenco esiste la possibilità di ordinare secondo le colonne: ID, Modalità di pagamento, Tasso di cambio.

Condizioni di verifica online durante la generazione delle correzioni e delle fatture (Standard)

Sono state introdotte delle regole parametrizzate che incrementano il controllo della generazione delle correzioni e delle fatture per i documenti commerciali. Lo scopo di questa funzione è la protezione completa, per es. da un’emissione multipla della fattura per lo stesso scontrino in caso di esecuzione parallela delle operazioni a postazioni diverse o dal livello di sistemi diversi.

La verifica viene eseguita durante:

• la generazione della fattura per lo scontrino
• la creazione della correzione per la fattura o per lo scontrino

Nel sistema Comarch ERP Standard, nella configurazione della postazione POS, è stata aggiunta la sezione Modalità di verifica dei documenti. Sono disponibili tre modalità per le fatture generate per gli scontrini:

• Offline: nessun controllo aggiuntivo
• Online quando possibile: controllo online, se possibile In caso di mancata connessione con il sistema ERP, durante la generazione dello scontrino alla postazione POS viene visualizzata la domanda: Nella modalità offline non è possibile verificare completamente lo stato attuale dello scontrino. Continuare comunque?
• Sempre online – attivazione di un controllo online con il blocco dell’operazione nella modalità di lavoro offline. In caso di mancata connessione con il sistema ERP, durante la generazione dello scontrino alla postazione POS viene visualizzata la domanda: Mancata connessione al sistema centrale. Generazione non riuscita: il documento selezionato è attualmente bloccato da un altro utente.

Nella modalità Sempre online, se:

• lo scontrino selezionato è annullato e l’utente vuole generare la fattura, verrà visualizzato il messaggio che informa che non è possibile generare la fattura per uno scontrino annullato.
• per lo scontrino selezionato esiste già una fattura o Tax Free e l’utente vuole generare una nuova fattura, viene visualizzato il messaggio che informa che non è possibile generare la fattura perché per lo scontrino esiste già una fattura o un documento Tax Free.

Sono disponibili tre modalità per le fatture generate per i documenti di vendita:

• Offline: nessun controllo aggiuntivo
• Online quando possibile: controllo online, se possibile In caso di mancata connessione con il sistema ERP, durante la generazione della correzione alla postazione POS viene visualizzata la domanda: Nella modalità offline non è possibile verificare completamente lo stato attuale del documento corretto. Continuare comunque?
• Sempre online – attivazione di un controllo online con il blocco dell’operazione nella modalità di lavoro offline. In caso di mancata connessione con il sistema ERP, durante la generazione della correzione alla postazione POS viene visualizzato il messaggio bloccante: Mancata connessione al sistema centrale.

Nella modalità Sempre online, se:

• il documento di vendita selezionato è annullato e l’utente vuole generare la correzione, verrà visualizzato il messaggio che informa che non è possibile correggere un documento annullato.
• Per lo scontrino selezionato esiste già una fattura o Tax Free e l’utente vuole correggere il documento, viene visualizzato il messaggio: Impossibile creare la correzione: lo scontrino {numero scontrino} è associato a una fattura. Bisogna correggere la fattura associata {numero fattura} o Impossibile creare la correzione: lo scontrino {numero scontrino} è associato a Tax Free {numero TF}.

Esempio

Per la generazione delle correzioni per i documenti di vendita è attivata la modalità:

• Sempre online

Condizioni iniziali: esistono due postazioni POS che possiedono la connessione con i due servizi

Alla prima postazione POS è stato generato lo scontrino e correttamente sincronizzato verso il sistema ERP. Alla seconda postazione POS l’operatore scarica lo scontrino per creare la correzione per una parte degli elementi. Durante il tentativo di generare un’altra correzione alla prima postazione POS l’utente riceverà l’informazione sul blocco della possibilità di generare la correzione perché il documento è bloccato da un altro utente.

 

 

Per aggiungere uno scontrino (S) o una fattura di vendita (FV) bisogna selezionare il pulsante [Nuovo documento] dal menu principale.

Nota

Per aggiungere uno scontrino/fattura di vendita l’utente deve disporre delle autorizzazioni adeguate che vengono assegnate nel sistema ERP.

Per impostazione predefinita viene visualizzato il modulo dello scontrino. La modifica del tipo di documento è possibile grazie al pulsante [Converti in fattura]/[Converti in scontrino]

Nota

Se l’operatore non è autorizzato a emettere gli scontrini ma è autorizzato a emettere le fatture di vendita, dopo la selezione della piastrella [Nuovo documento] verrà aperto il modulo della fattura di vendita.

 

Nel modulo di un nuovo documento S/FV si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde agli elementi contrassegnati nella cattura):

1. Ordine: campo modificabile

2. Campo Cerca articolo – consente di trovare e aggiungere un articolo al documento

3. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore
• Prezzo lordo
• Prezzo netto 

Nota

Grazie alle colonne Prezzo lordo e Prezzo netto l’utente ha la possibilità di verificare i prezzi, anche se il documento è stato emesso con la direzione dell’IVA dal netto.

Nota

Lo sconto viene presentato soltanto per il prezzo conforme alla direzione dell’IVA del documento.

Nascoste per impostazione predefinita

• Prezzo di base
• Prezzo iniziale
• N.
• Codice
• Aliquota IVA

4. Operatore di cassa: dipendente che emette il documento
5. Gestito da
6. Cliente: consente di indicare il cliente (acquirente, destinatario) del documento. Il documento FV richiede l’indicazione di un cliente specificato (non può rimanere Non definito)
7. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento:

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Sconto
• Mark up
• Acconti
• IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Limite di credito: a seconda della configurazione nel sistema ERP viene presentato il valore del limite do credito concesso al cliente selezionato, ridotta o no del valore del documento
• Valore totale di vendita dopo la presa in considerazione dello scontro/mark up/IVA

Nota

La direzione di calcolo dell’IVA può essere definita nel sistema ERP.

8. Dettagli della voce: presenta le informazioni dettagliate su articolo e consente di modificare la sua quantità, il prezzo iniziale ecc.

9. Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Nel modulo di un nuovo scontrino o di una fattura di vendita si trovano i seguenti pulsanti:

• [Parcheggia]: consente di salvare il documento perché sia possibile realizzarlo dopo o a un’altra postazione POS
• [Approva]: approva il documento
• [Stampa]: stampa il documento (pulsante nascosto per impostazione predefinita)
• [Buoni sconto]: presenta i buoni sconto
• [Applica promozioni]/[Promozioni]: applica/elimina promozioni pacchetto
• [Fatture di acconto]: presenta gli acconti del cliente selezionato

Nel sistema ERP è possibile specificare se un documento commerciale che contiene almeno una voce il cui prezzo è pari a 0, può essere approvato alla postazione POS.

Nota

La funzionalità di approvazione di una fattura di vendita con un cliente non definito non è disponibile in collaborazione con il sistema Comarch ERP Standard.

Nell’applicazione è possibile approvare una fattura di vendita con un cliente non definito. La funzionalità può essere attivata nel sistema ERP per i documenti FV, CQFV, FAV e CFAV.

Esempio

Alla postazione di vendita viene un cliente con alcuni articoli. Per emettere lo scontrino l’operatore seleziona dal menu principale la piastrella [Nuovo documento]. Po scansiona i codici EAN degli articoli. Dopo l’approvazione del documento nella finestra di pagamento l’operatore seleziona la modalità di pagamento appropriata e approva la transazione. Lo scontrino viene stampato sulla stampante fiscale integrata.

Nota

Come termine di pagamento del documento commerciale viene impostata la data corrente.  Nel caso del pagamento con la modalità senza ricezione del pagamento il termine di pagamento viene trasferito dalle impostazioni del cliente (definite nel sistema ERP).  

Fatture semplificate

Conformemente alle modifiche della legge nell’ambito di emissione delle fatture per scontrini la verifica della generazione delle fatture va eseguita in Comarch POS. Dal 1° ottobre 2020 gli scontrini di un valore fino a 450 PLN lordo con partita IVA indicata vanno trattati come fatture semplificate. Per questo motivo la generazione delle fatture per tali scontrini viene bloccata all’attivazione di un parametro adeguato nel sistema ERP.

Nell’applicazione esiste la possibilità di aggiungere una correzione alla fattura di vendita o allo scontrino. La correzione può soltanto ridurre le quantità delle voci del documento.

Nota

Alla postazione POS non esiste la possibilità di emettere correzioni positive.

Per aggiungere una correzione bisogna selezionare dall’elenco dei documenti commerciali il documento corretto e premere il pulsante [Correzione].

Nota

Per aggiungere le correzioni dei documenti l’utente deve disporre delle autorizzazioni appropriate che vengono assegnate nel sistema ERP.

Nel modulo del documento di correzione aggiunto si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura)

1. Scontrino/Fattura: presenta il numero del documento corretto
2. Numero stampa fiscale: consente di inserire il numero della stampa fiscale del documento corretto
3. Operatore di cassa: dipendente che emette il documento
4. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne:

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore
• Prezzo iniziale (nascosta per impostazione predefinita)

Nel caso in cui la voce

• non venga corretta interamente, le informazioni sulla sua quantità e sul valore di base sono barrate e sotto vengono presentati i dati corretti
• venga corretta interamente (quantità), tutte le sue informazioni sono barrate

5. Quantità totale: presenta il totale delle quantità degli elementi corretti/resi nel documento
6. Cliente: presenta il cliente (acquirente, destinatario) trasferito dal documento di origine
7. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Sconto
• Mark up
• Acconti
• IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Valore totale di vendita dopo la presa in considerazione dello scontro/mark up/IVA

 

Nota

La direzione di calcolo dell’IVA può essere definita nel sistema ERP.

8. Motivo correzione: bisogna specificare il motivo della correzione emessa, altrimenti non sarà possibile approvare il documento. Dopo la selezione del pulsante viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare uno dei valori definiti nel sistema ERP.

È possibile anche definire il motivo per ciascuna voce del documento invece che per l’intero documento. Tale funzionalità rende possibile un’ulteriore analisi statistica. L’indicazione del motivo della correzione di una voce è possibile per:

• CQS
• CQFV
• Correzioni manuali
• Sostituzione
• Riacquisto

Nota

L’avvio della definizione del motivo della correzione per ciascuna voce della correzione avviene nel sistema ERP.

Nel caso di una voce costituita da un set con l’opzione Inserisci i componenti nel documento attivata e con il blocco della sua modifica, la correzione di questa voce del documento comporterà la visualizzazione del messaggio “Questo set non può essere diviso. Vuoi correggere tutti i componenti del set?”

La selezione dell’opzione Sì causerà l’apertura della finestra di selezione del motivo della correzione. Il motivo selezionato verrà impostato per tutti i componenti del set.

Lo stesso succede anche per i componenti di una promozione pacchetto quando la correzione dei suoi componenti è bloccata.

Nell’anteprima della correzione i motivi della correzione delle voci del documento vengono presentate senza possibilità di modificarle.

Per una voce tipo Riacquisto non è possibile cambiare il motivo della correzione. Automaticamente viene impostato il motivo: Riacquisto

9. Dettagli voce: presenta le informazioni di base sulla voce del documento e consente di:

• [Restituisci]: correggere una quantità specificata della voce selezionata del documento. La funzionalità è disponibile anche direttamente per la voce selezionata nella colonna Quantità
• [Restituisci tutto]: correggere l’intera quantità di una voce selezionata del documento

10. Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Il modulo di una nuova correzione contiene i seguenti pulsanti:

• [Approva]: approva il documento
• [Sostituzione]: passa al processo di sostituzione degli articoli corretti

Dopo l’approvazione della correzione verrà visualizzata la finestra di pagamento Da rimborsare analogica alla finestra di ricezione del pagamento visualizzata durante l’emissione del documento però dopo la sua approvazione l’importo viene rilasciato invece che ricevuto.

Esempio

Nel negozio di abbigliamento XYZ è possibile restituire gli articoli fino a due settimane dall’acquisto.

Una cliente compra una felpa sportiva come regalo per suo marito. Non è sicura quale taglia scegliere. Decide di comprarne due: L e M.

Dopo una settimana la cliente torna al negozio XYZ e decide di restituire la felpa della taglia sbagliata L. Il cassiere trova lo scontrino presentato dalla cliente nell’elenco dei documenti commerciali. Dopo la selezione dello scontrino preme il pulsante [Correzione]. In seguito seleziona l’articolo res (Felpa sportiva, taglia L) e nell’elenco delle voci del documento seleziona il pulsante [Restituisci tutto]. Dopo l’approvazione del documento, nella finestra successiva, l’operatore seleziona la modalità di pagamento in cui verranno rimborsati i soldi.

Per i set:

• che non inseriscono i componenti nel documento, non esiste la possibilità di correggere un componente del set nel documento di correzione automatica
• che inseriscono i componenti nel documento, i componenti del set vengono presentati nel documento di correzioni automatica come articoli normali.

La funzionalità della sostituzione consente di rendere più veloce il processo di restituzione di un articolo della sua sostituzione con un nuovo articolo. L’operatore non deve creare un altro documento di correzione e un nuovo documento commerciale . Questi verranno creati automaticamente durante il processo di sostituzione.

 

La sostituzione può essere effettuata in due modi:

• nel caso in cui nel sistema non esista il documento commerciale, bisogna creare una correzione manuale , aggiungere gli articoli adeguati soggetti a sostituzione e selezionare il pulsante [Sostituzione]
• nel caso in cui nel sistema esiste il documento commerciale, bisogna trovarlo, crearci una correzione e correggere gli articoli soggetti a sostituzione e selezionare il pulsante [Sostituzione]

Nota

Prima di cominciare la sostituzione bisogna indicare il motivo della correzione.

Al documento bisogna aggiungere gli articoli rilasciati al cliente.

Nell’elenco delle voci, gli articoli soggetti a sostituzione sono indicati in rosso e sono barrati.

Il modulo contiene i seguenti pulsanti:

• [Correzione]: consente di tornare al modulo della correzione emessa
• [Buoni sconto]: applica buoni sconto
• [Applica promozioni]/[Promozioni]: applica/elimina promozioni pacchetto
• [Approva]: approva il documento

Dopo l’approvazione del documento verrà aperta la finestra di pagamento in cui viene presentata la differenza tra i prezzi degli articoli resi e rilasciati. A seconda di questa differenza nella finestra viene presentato l’importo da rimborsare o da pagare.

Dopo l’approvazione della finestra di pagamento viene generata la correzione e il documento commerciale per gli articoli rilasciati. Nell’elenco dei documenti commerciali , per i documenti creati durante la sostituzione verrà presentata l’associazione e l’icona di due frecce davanti al documento associato.

Se per la postazione POS:

• nel sistema ERP il parametro Consenti di sostituire con articoli di valore inferiore è disattivato,
• durante il processo di sostituzione verrà selezionato un articolo di valore inferiore,

durante il tentativo di approvare il documento verrà visualizzato il messaggio: “Impossibile approvare la sostituzione. Il valore del rimborso è superiore al valore dei nuovi articoli.”

Esempio

Il cliente ha acquistato una felpa sportiva di taglia L e occhiali da sole. Per gli articoli è stato emesso lo scontrino S/2019/03/00897/POS2. Dopo una settimana il cliente torna al negozio e chiede la sostituzione della taglia della felpa. L’operatore cerca lo scontrino presentato dal cliente nell’elenco dei documenti commerciali e seleziona il pulsante [Correzione]. Nel documento cerato seleziona l’articolo restituito e lo corregge premendo il pulsante [Restituisci tutto]. Poi seleziona il pulsante [Sostituzione] e scansiona la stessa felpa sportiva ma di taglia M. Dopo l’approvazione del documento non è necessario dare o ricevere i soldi. La sostituzione riguardava gli articoli dello stesso valore. In conseguenza si creano due documenti:

• CQS/2019/03/00213/POS2 che corregge l’articolo Felpa sportiva di taglia L
• S/2019/03/00927/POS2 per l’articolo Felpa sportiva di taglia M

Nota

La funzionalità della registrazione dei pagamenti virtuali non è disponibile in collaborazione con Comarch ERP Standard.

Durante la generazione dei documenti nel processo di sostituzione avviene la compensazione del credito del nuovo documento commerciale e del debito della correzione (in caso di sostituzione con un articolo più costoso). Esiste la possibilità di generare pagamenti virtuali per il processo di sostituzione:

• In caso di sostituzione di un articolo con un articolo dello stesso valore:
  • Vene generato il documento VC virtuale associato al nuovo documento commerciale
  • Viene generato il documento PC virtuale associato alla correzione
  • VC e PC virtuali hanno lo stesso valore
• In caso di sostituzione di un articolo con un articolo di valore superiore:
  • Viene generato il documento VC virtuale associato al nuovo documento commerciale e il documento PC virtuale associato alla correzione. Quando la registrazione del resto è attivata, vengono generati i VC/PC adeguati associati al documento commerciale.
  • VC e PC virtuali hanno lo stesso valore

Nota

La funzionalità di registrazione dei pagamenti virtuali per il processo di sostituzione viene avviata nel sistema ERP.

Le transazioni virtuali:

• utilizzano la modalità di pagamento Virtuale che non è visibile nell’interfaccia dell’applicazione
• vengono presentate nell’elenco dei pagamenti del documento
• non vengono incluse nel riepilogo del giorno e non hanno effetto sui rapporti Grand Totals

Promozioni pacchetto con la divisione proporzionale dello sconto

Per le promozioni pacchetto con la divisione proporzionale dello sconto negli elementi del pacchetto definiti nel sistema ERP, durante il processo di sostituzione il prezzo dell’articolo sostituito (per es. con lo stesso ma con una taglia o colore diverso) sarà sempre diverso. Per evitare la differenza nei pagamenti (per es. quando la promozione è ancora valida) gli altri elementi del pacchetto vengono automaticamente aggiunti al modulo di sostituzione come non attivi.

Per l’elemento corretto di una promozione pacchetto, la selezione del pulsante [Sostituzione] causa l’apertura del messaggio: “L’articolo reso è stato venduto con la divisione proporzionale del pacchetto tra gli elementi del pacchetto. Il pacchetto verrà ricalcolato dopo la soddisfazione delle condizioni della promozione. Vuoi continuare?” con le seguenti opzioni:

Sì: al modulo della sostituzione verranno automaticamente aggiunti gli elementi della promozione pacchetto che non sono stati corretti. Le voci aggiunte avranno il valore 0,00 e non saranno attivi finché non verrà ricalcolata una nuova sostituzione. Gli elementi del pacchetto che non sono stati selezionati per il reso non verranno corretti (saranno barrati) finché non verrà ricalcolata una nuova promozione pacchetto.

No: ritorno al documento correttivo senza apportare le modifiche

Se l’utente, dopo la selezione della risposta Sì alla suddetta domanda:

• aggiungerà al documento della sostituzione un articolo/articoli che, insieme alle voci non attive del documento, non soddisfanno le condizioni di applicazione della promozione pacchetto, le voci non attive del documento:
  • non sono soggette al ricalcolo del documento
  • non hanno effetto sul riepilogo del documento
  • non vengono salvate nel documento
  • non vengono presentate nel documento stampato
  • non vengono presentate nell’anteprima del documento approvato

Se l’utente, dopo la selezione della risposta Sì alla suddetta domanda:

• aggiungerà al documento della sostituzione un articolo/articoli che, insieme alle voci non attive del documento, soddisfanno le condizioni di applicazione della promozione pacchetto, questi elementi del pacchetto verranno automaticamente corretti e le voci non attive del documento:
  • diventano voci attive del documento
  • hanno effetto sul riepilogo del documento
  • sono soggette ai ricalcoli del documento
  • vengono salvate nel documento
  • vengono presentate nel documento stampato
  • vengono presentate nell’anteprima del documento approvato

Nota

L’eliminazione dal modulo di sostituzione di un articolo che non soddisfa le esigenze della promozione pacchetto comporterà di nuovo la disattivazione delle promozioni pacchetto che non erano corrette dall’utente.

Per le voci non attive aggiunte automaticamente al documento di sostituzione:

• non è possibile cambiare la quantità o le proprietà
• non è possibile eliminarle
• è possibile cambiare il prezzo di base
• è possibile cambiare lo sconto dell’utente (solo nel momento dell’attivazione delle voci)

Esempio

Nel Sistema ERP sono definite le seguenti promozioni pacchetti con l’opzione della divisione proporzionale dello sconto negli elementi del pacchetto:

• Compra due paia di pantaloni e una felpa e riceverai uno sconto del 50%
• Compra un paio di pantaloni e una camicia e riceverai uno sconto del 30%

Alla postazione POS, tramite uno scontrino, sono stati venduti due paia di pantaloni e una felpa. Durante la correzione dello scontrino l’utente seleziona la felpa per restituirla. Dopo la selezione del pulsante [Sostituzione] nel modulo vengono presentate le seguenti voci:

• 2 paia di pantaloni: voce non corretta, nella sezione degli articoli resi
• una felpa: voce corretta, nella sezione degli articoli resi
• 2 paia di pantaloni: voci non attive, valore = 0,00

Dopo la scansione e l’inserzione nel documento della camicia è stato applicato uno sconto del 30%. Nel modulo vengono presentate le seguenti voci:

• 2 paia di pantaloni: voce corretta per un paio, nella sezione degli articoli resi
• una felpa: voce corretta, nella sezione degli articoli resi
• un paio di pantaloni: voce non attiva, valore = 0,00
• un paio di pantaloni: voce attiva, quantità = 1,00
• una camicia

 

 

 

 

 

Le correzioni manuali vengono introdotte nel sistema nella situazione in cui è necessario correggere un documento commerciale che non è disponibile nel sistema. Tale situazione avviene, per esempio, dopo il cambiamento del sistema per la gestione delle vendite o quando la correzione viene emessa per un documento emesso alla postazione POS in un’altra localizzazione.

Nell’applicazione esiste la possibilità di aggiungere una correzione manuale della fattura di vendita o dello scontrino. La correzione può soltanto ridurre la quantità delle voci del documento.

Per aggiungere la correzione bisogna passare all’elenco dei documenti commerciali e selezionare il pulsante [Correzione manuale].

 

Nota

Per aggiungere la correzione manuale l’utente deve disporre delle autorizzazioni adeguate che vengono assegnate nel sistema ERP.

Il pulsante [Correzione fattura]/[Correzione scontrino] consente di cambiare il tipo della correzione emessa.

Nel modulo di un nuovo documento di correzione si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. Scontrino/Fattura: consente di inserire il numero del documento corretto. Se il numero inserito verrà riconosciuto nel sistema ERP e le voci dei documenti saranno conformi, la correzione verrà automaticamente associata al documento commerciale.
2. Numero fiscale: consente di inserire il numero fiscale del documento corretto
3. Operatore di cassa : dipendente che ha emesso il documento
4. Cerca articolo : consente di aggiungere l’articolo corretto. Dopo la selezione dell’articolo verrà automaticamente aperta la finestra di correzione della voce.

Nella finestra aperta bisogna completare i campi riguardanti l’articolo corretto:

• Prezzo lordo/Prezzo netto: prezzo dell’articolo conforme al documento commerciale
• Unità
• Quantità prima della correzione: quantità dell’articolo nel documento
• Quantità corretta: quantità per cui viene corretto l’articolo (dopo il completamento del campo Quantità prima della correzione il valore della correzione viene suggerito automaticamente)
• Quantità dopo la correzione: differenza tra i campi Quantità prima della correzione e Quantità corretta

Nota

Nel sistema ERP, tramite il parametro Imposta prezzo nella correzione manuale, è possibile specificare se nel documento della correzione manuale per un articolo reso deve essere scaricato dal listino prezzi il prezzo unitario più recente (con la possibilità di cambiarlo).

In base ai dati inseriti nel campo Valore correzione viene presentato l’importo per cui viene corretto il documento.

Nel caso della correzione di un set che inserisce i componenti nel documento verrà visualizzata una finestra aggiuntiva in cui sarà possibile correggere ciascun componente separatamente.

Nota

L’operatore non può aggiungere alla correzione manuale un articolo tipo Set che non inserisce i componenti nel documento commerciale.

5. Elenco delle voci composto dalle seguenti colonne

• Nome
• Prezzo
• Quantità
• Valore
• Prezzo iniziale

Nel caso in cui la voce:

• non venga corretta interamente, le informazioni sulla sua quantità e sul valore di base sono barrate e sotto vengono presentati i dati corretti
• venga corretta interamente (quantità), tutte le sue informazioni sono barrate

6. Quantità totale: presenta il totale delle quantità degli elementi corretti/resi nel documento
7. Cliente: consente di selezionare il cliente (acquirente e destinatario) del documento
8. Riepilogo: presenta il valore totale delle voci aggiunte al documento:

• Totale: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Totale netto: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal netto
• Dopo correzione: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo
• Differenza IVA: per i documenti con la direzione di calcolo dell’IVA dal lordo

Nota

La direzione di calcolo dell’IVA può essere definita nel sistema ERP.

9. Motivo correzione: bisogna specificare il motivo della correzione emessa, altrimenti non sarà possibile approvare il documento. Dopo la selezione del pulsante viene visualizzata la finestra in cui è possibile selezionare uno dei valori definiti nel sistema ERP.

 

È possibile anche definire il motivo per ciascuna voce del documento invece che per l’intero documento. La descrizione dettagliata della definizione del motivo per ciascuna delle voci del documento si trova nell’articolo Correzione quantità .

10. Dettagli voce – presenta le informazioni di base sulla voce del documento e consente di:

• [Restituisci]: correggere una quantità specificata della voce selezionata del documento. La funzionalità è disponibile anche direttamente per la voce selezionata nella colonna Quantità
• [Elimina]: correggere l’intera quantità di una voce selezionata del documento

Dopo la selezione del pulsante [Restituisci] o dopo l’aggiunta della prima voce alla correzione manuale, verrà aperta la finestra di selezione del motivo della correzione. Se il motivo della correzione non verrà selezionato, la voce non verrà corretta/aggiunta al documento.

11. Attributi: attributi assegnati al tipo di documento

Il modulo della correzione manuale contiene i seguenti pulsanti:

• [Approva]: approva il documento
• [Sostituzione]: consente di passare al processo di sostituzione degli articoli corretti

Dopo l’approvazione della correzione verrà visualizzata la finestra di pagamento Da rimborsare analogica alla finestra di ricezione del pagamento durante l’emissione del documento però dopo la sua approvazione l’importo viene rilasciato invece che ricevuto.

Nota

Nel sistema ERP è possibile assegnare l’autorizzazione Approvazione rimborso che indica gli utenti che possono approvare un documento che genera un rimborso di soldi.

L’approvazione della correzione manuale dello scontrino/fattura comporta la generazione automatica nel sistema ERP di un documento approvato di ricezione interna (RI) che causa l’aumento delle scorte di magazzino dell’articolo corretto/reso. Per l’articolo nel documento RI viene impostato l’ultimo prezzo di acquisto di quest’articolo.

Nel sistema ERP è possibile scegliere il magazzino a cui devono tornare gli articoli resi. Nel caso in cui il parametro Preferisci il magazzino predefinito per gli articoli resi sia

• disattivato: la merce verrà resa nel magazzino indicato nel documento di origine
• attivato: la merce verrà resa nel magazzino impostato come predefinito per il centro in cui viene emesso il documento di correzione S/FV

Nota

Il documento TAX FREE è disponibile soltanto per i database polacchi.

La gestione dei documenti TAX FREE (TF) consente di effettuare il rimborso dell’imposta IVA pagata dai viaggiatori provenienti dai paesi non membri dell’Unione Europe direttamente alle postazioni di vendita al dettaglio. Grazie a questa funzionalità l’acquirente può evitare la doppia tassazione: nel paese in cui ha effettuato l’acquisto e nel suo paese di provenienza.

Nella vista dell’elenco dei documenti commerciali l’operatore ha la possibilità di generare il documento TAX FREE per uno scontrino che:

• è stampato sulla stampante fiscale
• non possiede alcune correzioni (o tutte le sue correzioni sono state annullate)
• non possiede alcuna fattura di vendita associata
• non possiede alcun documento TAX FREE (o il documento TAX FREE per esso generato è stato annullato)

Così come nel caso degli altri documenti, non esiste la possibilità di generare un documento TAX FREE collettivo per più di uno scontrino.

Nota

Se il documento S è stato sincronizzato verso il sistema ERP, non esiste la possibilità di generarci il documento TAX FREE nella modalità offline.

Nota

La funzionalità di generazione dei documenti TF per gli scontrini approvati non è disponibile in Comarch ERP Standard.

Il documento TAX FREE può assumere due stati:

• Approvato
• Liquidato – TF con l’esportazione all’estero confermata

 

Nel modulo del documento TF si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):

1. L’elenco delle voci del documento composto dalle seguenti colonne:Nome

• Prezzo lordo
• Quantità
• Valore IVA
• Valore lordo
• Aliquota IVA (nascosta per impostazione predefinita)

2. Nella piastrella [Cliente] vengono presentati:

• Nome del cliente
• Indirizzo
• Numero del documento d’identità – necessario per poter approvare il documento TF
• Paese dall’indirizzo – necessario per poter approvare il documento TF

3. Nel riepilogo del documento vengono indicati i valori:

• Lordo
• Netto
• Importo da rimborsare

4. Modalità – modalità di pagamento predefinita del cliente, può essere cambiata in un’altra modalità disponibile alla postazione POS. Nella situazione in cui la modalità di pagamento impostata per il cliente non è disponibile alla postazione POS, viene impostata la modalità di pagamento del tipo Cassa assegnata alla postazione POS.
5. Data esportazione – data di esportazione al di fuori dell’Unione Europea
6. Data ricezione
7. Attributi – attributi assegnati al tipo di documento

Nota

Per generare il documento TAX FREE è necessario completare il campo Documento d’identità nel modulo del cliente .

Esempio

A un centro locale sono collegate due postazioni POS: POS1 e POS2. Il servizio di sincronizzazione dei dati con il sistema ERP è avviato.

A entrambe le postazioni è visibile il documento S/2018/04/POS1. L’operatore alla postazione POS1 genera il documento TAX FREE per il documento S/2018/04/POS1. In questo momento il documento S è bloccato per le altre postazioni, perciò l’operatore della postazione POS, cercando di generare il documento TF o FS per il documento S/2018/04/POS1 riceverà il messaggio bloccante: “Impossibile generare il TAX FREE. Il documento PAR/2018/04/POS1 è bloccato a un’altra postazione”.

Per ricevere il rimborso dell’imposta IVA  bisogna disporre del documento TAX FREE emesso dall’operatore con la conferma di esportazione e il documento S allegato. Per un documento TF approvato l’operatore ha la possibilità di confermare l’esportazione premendo il pulsante [Conferma esportazione] che si trova nella vista dell’elenco dei documenti commerciali o dell’anteprima dello stesso documento TV. Nel momento della conferma dell’esportazione della merce nel documento vengono definite:

• Data ricezione – per impostazione predefinita questa è la data corrente, con la possibilità di modificarla
• Data esportazione – il campo è obbligatorio perché il rimborso dell’imposta è possibile soltanto quando l’esportazione della merce al di fuori dell’Unione Europea avverrà entro l’ultimo giorno del terzo mese che avviene dopo il mese in cui è stato effettuato l’acquisto.

Nota

Per confermare l’esportazione per un documento TF emesso da un altro operatore l’operatore deve disporre dell’autorizzazione Modifica dei documenti degli altri operatori assegnato nel sistema ERP.

Esempio

A un centro locale sono collegate due postazioni POS: POS1 e POS2. Il servizio di sincronizzazione dei dati con il sistema ERP è avviato.

A entrambe le postazioni è visibile il documento TF/2018/03/POS1. L’operatore alla postazione POS1 conferma l’esportazione per il documento TF/2018/03/POS1. In questo momento il documento TF è bloccato per le altre postazioni, perciò l’operatore della postazione POS2, cercando di confermare l’esportazione per il documento TF/2018/03/POS1 riceverà il messaggio: “Impossibile confermare l’esportazione perché il documento TF/2018/03/POS1 è già stato bloccato a un’altra postazione”.  

Per uno scontrino associato a un documento TAX FREE non è possibile generare:

• Fattura di vendita
• Correzione (anche sostituzione)

 

Nota

La firma digitale è disponibile soltanto per i database francesi.

La firma digitale serve per verificare l’autenticità dei documenti o dei messaggi. Una firma digitale valida conferma che il documento o il messaggio proviene dall’autore appropriato o da un mittente che non può negare il fatto della sua creazione o spedizione.

Alla postazione POS viene gestito il meccanismo di generazione della firma digitale per:

• scontrini
• fatture di vendita
• fatture di acconto
• correzioni

La firma è creata nel sistema nel momento dell’approvazione dei documento, nel formato specificato nella LINK legge IVA francese LINK. Per utilizzare la funzionalità bisogna disporre della:

• chiave privata: che serve per generare la firma digitale dei documenti
• chiave pubblica: che serve per verificare l’autenticità della firma

Nella vista LINK dell’elenco dei documenti commerciali LINK è possibile:

• verificare se la firma generata è valida grazie al LINKpulsante nascosto per impostazione predefinita LINK [Verifica firma]
• visualizzare le icone che informano se per il documento specificato è stata generata la firma digitale (colonna nascosta per impostazione predefinita)

Nota

La verifica della firma riguarda soltanto i documenti emessi alla postazione POS specificata. Per i documenti scaricati dal sistema ERP o da un’altra postazione POS la verifica non è possibile.

Nella vista dell’anteprima di un documento è possibile visualizzare la firma digitale e copiarla negli appunti grazie al pulsante [Visualizza anteprima].