Sotto la piastrella [Back office] → [Ricezione consegna] è disponibile l’elenco dei documenti da ricevere:

• MMI- – inviati da un magazzino esterno non disponibile a una data postazione POS
• OA – documenti emessi nel sistema ERP per il magazzino POS
• EM – documenti di ricezione generati per i documenti OA alla postazione POS

Nell’elenco delle ricezioni delle consegne è possibile:

• visualizzare l’anteprima dei documenti MMI-, OA, EM  facendo clic sul pulsante [Anteprima]
• ricevere la consegna facendo clic sul pulsante [Ricevi]
• passare all’elenco dei documenti non approvati facendo clic sul pulsante [P]
• passare all’elenco dei documenti associati a un dato documento facendo clic sul pulsante [Vedi più] o [Documenti associati]
• annullare un documento DRM con l’utilizzo del pulsante [Annulla]

Nella parte superiore della finestra si trova la casella del filtro di testo e i filtri a discesa:

• Stato del documento: contiene le seguenti categorie:
• Annullato
• Da ricevere: documenti con lo stato Approvato che non possiedono documenti associato o possiedono documenti associati non approvati o annullati, dove il magazzino di destinazione è un magazzino disponibile nel centro a cui appartiene la postazione POS e documenti OA per cui esistono EM approvati però gli stessi documenti OA non sono ancora interamente realizzati.
• Ricevuti – documenti con lo stato Approvato che possiedono documenti MMI- o EM approvati come documenti associati, dove il magazzino di destinazione è un magazzino assegnato al centro a cui appartiene la postazione POS
• Data
• Stato: contiene le seguenti categorie:
• Annullato
• Non approvato
• In realizzazione
• Chiuso
• Approvato
• Quantità approvata
• Realizzato
• Magazzino di origine
• Magazzino di destinazione

Nell’elenco dei documenti di ricezioni delle consegne sono disponibili le seguenti colonne:

• Numero
• Stato
• Magazzino di origine
• Magazzino di destinazione
• Data emissione
• Documenti associati
• Gestito da (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Consegna attesa (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Consegna attesa (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Non spediti (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Ordinati (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Ricevuti (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Tipo (colonna nascosta per impostazione predefinita)

Ricezione MMI-

La ricezione della consegna riguarda i documenti MMI- che:

• hanno lo stato Approvato
• hanno un documento MMI+ generato o questo documento è annullato
• hanno nel campo Magazzino di destinazione selezionato un magazzino disponibile per i documenti MMI-/MMI+ nel centro a cui è assegnata la postazione POS

Nel modulo di ricezione del documento MMI- bisogna aggiungere gli articoli che si trovano nella consegna:

• selezionandoli dall’elenco degli articoli
• scansionandoli con il lettore
• cambiando manualmente la quantità di un dato articolo

La finestra di ricezione del documento MMI- contiene le seguenti colonne:

• Nome
• Quantità nel documento
• Quantità ricevuta
• Codice articolo (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Prezzo di base (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Effettua il rifornimento nel negozio. (colonna nascosta per impostazione predefinita, disponibile soltanto in ERP Enterprise)
• Quantità ordinata (colonna nascosta per impostazione predefinita)
• Quantità rifiutata (colonna nascosta per impostazione predefinita)

Se la merce aggiunta è stata ricevuta in una quantità conforme alla quantità della colonna Quantità nel documento, la voce del documento viene contrassegnata con il colore verde. In caso di mancata conformità (eccesso o mancanze), il valore viene contrassegnato con il colore rosso (nella colonna Quantità ricevuta).

Per le voci nel documento, dal livello del menu a destra, è possibile:

• cambiare la quantità di un dato articolo utilizzando il pulsante [Quantità]
• rifiutare un articolo in caso mancata conformità con la merce in attesa, utilizzando il pulsante [Rifiuta]

Sotto l’elenco delle voci del documento vengono presentate le informazioni sul:

• totale della quantità degli articoli dal documento
• totale della quantità ricevuta

La parte inferiore della finestra del documento contiene i seguenti pulsanti:

• [Approva]: approva il documento, dopodiché viene generato il documento di ricezione merce (DRM) e il documento MMI- nello stato Approvato
• [Parcheggia]: salva il documento perché sia possibile realizzarlo più tardi
• [Stampa]
• [Ricevi tutto]: riceve tutte le quantità dal documento MMI-
• [Mostra discrepanze]: pulsante disponibile in caso di rilevazione delle discrepanze tra le quantità ricevute e le quantità nel documento. Apre la finestra delle discrepanze.

Durante l’approvazione di un documento con discrepanze viene visualizzato il messaggio: Si sono verificate discrepanze tra la quantità attesa e la quantità ricevuta degli articoli.

Modulo di anteprima del documento DRM (per le conformità e per le discrepanze nella ricezione il modulo è uguale al documento di ricezione MMI-)

Nel sistema ERP è disponibile il parametro che rende possibile la generazione automatica dei documenti RI/RLI subito dopo l’approvazione della ricezione di un documento, quando si verifica una discrepanza.

Le modifiche sono state aggiunte a causa dell’implementazione della gestione dei codici EAN-128. Nel caso in cui venga ricevuta una consegna in cui una parte di articoli è contrassegnata con il codice EAN-128 e una parte viene ricevuta come singoli prodotti con il codice EAN-13, durante la scansione del codice EAN-128 vengono lette informazioni aggiuntive sul numero di lotto e la data di validità. Il sistema identifica un lotto che già esiste o crea un nuovo lotto, se tale non è ancora disponibile nel negozio. Per le merci contrassegnate soltanto con il codice a barre EAN-13, l’utente può impostare questi valori manualmente o introdurre l’articolo secondo il metodo FEFO. Vengono ricevuti anche articoli con l’informazione riguardante il loro peso salvata nel codice:

• EAN-128
• di peso EAN-13

In aggiunta, tutte le seguenti discrepanze riguardanti la consegna devono essere comunicate:

• il numero di articoli è diverso da quello atteso
• alcuni articoli sono difettosi: bisogna respingerli

La gestione del metodo FEFO è stata introdotta a causa della necessità di possedere nel punto di vendita delle informazioni dettagliate sulle quantità di ciascun lotto di un articolo nel magazzino. Questa funzionalità è particolarmente importante per i negozi alimentari che vendono articoli con data di scadenza. Il metodo FEFO consente di aggiornare gli articoli con la data scadenza più breve.

Alla postazione POS sono state introdotte le seguenti modifiche riguardanti il processo di ricezione:

• possibilità di specificare il motivo di rifiuto di un articolo: discrepanza tra un articolo atteso e fornito definita nel sistema ERP
• aggiunta di un numero adeguato di articoli al documento di ricezione al momento di scansione del codice EAN-13 ed EAN-128
• possibilità di ricevere un articolo con una data di scadenza specifica, se questa è indicata nel documento MMI-
• aggiunta dell’informazione riguardante in numero di rotoli/pallet/scatole di cartone nel documento MMI-
• possibilità di salvare le informazioni riguardanti la temperatura nel documento MMI+ per i prodotti surgelati

Al momento di ricezione di articoli secondo il metodo FEFO possono avvenire le due situazioni:

• nel database non esiste alcun lotto dell’articolo scansionato
• nel database esiste un lotto dell’articolo scansionato

Il lotto dell’articolo inserito non esiste nel database

Quando viene scansionato un articolo con un lotto che non esiste nel database, l’utente può:

• indicare manualmente il lotto che deve essere inserito, cioè definire la data scadenza e il numero del lotto
• non indicare alcun lotto specifico e al momento di approvazione della ricezione il sistema assegnare automaticamente una quantità specifica al lotto con la data scadenza più lunga

Il lotto dell’articolo inserito esiste nel database

Se viene scansionato un articolo il cui lotto esiste già nel database, la quantità di quest’articolo viene aggiornata.

Cambiamenti nell’elenco degli articoli

Nel sistema ERP sono stati aggiunti parametri, di cui uno decide sul metodo di presentazione delle merci, cioè se gli articoli vanno visualizzati con informazioni dettagliate riguardanti il lotto.

Il secondo parametro riguarda l’anteprima di un articolo e la sua attivazione comporta l’aggiunta del pulsante [Dettagli lotto] nella scheda Risorse.

Dopo la selezione del pulsante [Dettagli lotto] viene aperta una finestra con una ripartizione dettagliata in tutti i lotti dell’articolo. Nella finestra si trovano le seguenti colonne:

• Dettagli lotto
• Magazzino
• Quantità
• Prenotazioni
• Mancanze
• Quantità disponibile

È disponibile il parametro che consente di visualizzare i lotti con quantità pari a 0.

Il processo della ricezione è composto da due tappe:

• scansione di tutti gli articoli disponibili
• verifica se ci sono discrepanze (articoli mancanti/in eccesso)

Nella finestra di ricezione è disponibile il pulsante [Mostra articoli non ricevuti]. Nell’elenco delle voci verranno visualizzati soltanto quelli elementi in cui il sistema ha rivelato discrepanze, cioè la quantità di articoli attesi e diversa dalla quantità di articoli ricevuti.

In caso di mancanza di discrepanze e di selezione del pulsante [Mostra gli articoli non ricevuti] alla postazione POS verrà visualizzato il messaggio: Non è stata trovata alcuna discrepanza. Tutti gli articoli attesi sono stati ricevuti.

Scansione di articoli in caso di discrepanza

Esistono tre possibilità di scansionare/aggiungere manualmente articoli all’elenco delle discrepanze:

• L’utente scansiona un articolo che si trova nell’elenco
• L’utente scansiona un nuovo articolo che non c’è nell’elenco
• L’utente scansiona un articolo che è stato ricevuto in modo corretto e non è visibile nell’elenco. Dopo la scansione di tale articolo alla postazione POS verrà visualizzato il messaggio: L’articolo [nome articolo] è già stato interamente ricevuto. Aggiungerlo all’elenco delle discrepanze?

La funzionalità della notifica sonora migliora il lavoro dell’utente durante la scansione di articoli, è stata aggiunta la funzionalità della notifica sonora. Grazie a un addizionale e caratteristico suono che accompagna diversi processi, per esempio la ricezione della consegna, sarà possibile dire subito se un articolo è stato scansionato in modo corretto o si è verificato un errore.

Nel sistema ERP è stato aggiunto il parametro Disponibilità del suono la cui attivazione avvia la funzionalità della notifica sonora.

Sono stati introdotti quattro tipi di suoni, a seconda dell’evento:

• Scansione corretta (OnScanSuccess): il codice dell’articolo è stato scansionato e la sua quantità nel documento è stata incrementata
• Errore durante la scansione (OnScanFail): il codice dell’articolo è stato scansionato però non è possibile aggiungerlo al documento (il codice è sconosciuto oppure l’articolo non può essere aggiunto a causa della convalida)
• Richiesta dell’interazione da parte dell’utente (OnBatchDetailsRequired): per esempio, viene visualizzata la finestra in cui bisogna inserire i dati di un lotto
• Errore dell’applicazione (OnError): errore dell’applicazione messo in rilievo da una notifica sonora

Nel contesto della precisione delle quantità degli articoli pesati sul documento di ricezione e nell’elenco delle ricezioni, ciascun articolo pesato viene trattato come 1 pezzo. In riferimento alle modifiche, la quantità prevista viene calcolata come il totale delle quantità degli articoli (non pesati) e delle quantità degli articoli pesati.