Per aggiungere un nuovo processo di reclamo (RV) bisogna passare all’elenco dei reclami e selezionare il pulsante [Aggiungi].
Nota
Per poter aggiungere un documento RV l’utente deve disporre delle autorizzazioni adeguate che vengono assegnate nel sistema ERP.
Nel modulo del documento RV si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde a un elemento indicato nella cattura):
- Documento: informazione riguardante il documento a cui può essere associato il reclamo generato. Tale associazione può essere creata con l’utilizzo del pulsante [Associa a FV/S]. Dopo la selezione del pulsante bisogna trovare il documento nell’elenco dei documenti commerciali . Se il documento FV/S è stato emesso soltanto per una voce, questa voce verrà automaticamente aggiunta al reclamo. Se il documento contiene più voci, bisogna selezionare quella che va inclusa nel processo di reclamo.
- Cerca articolo : consente di aggiungere manualmente l’articolo soggetto al reclamo, se non è stata creata l’associazione tra il documento RV e un documento commerciale. Tale situazione può avvenire nel caso di un documento emesso a un’altra postazione POS o della sua mancanza nel sistema.
Un documento RV può riguardare:
- un solo articolo
- un componente che fa parte di un set con il parametro Inserisci i componenti nel documento attivato
- articolo non attivo
- Termine di considerazione: termine di considerazione del reclamo
- Difetto: i valori per questo campo vengono definiti nel sistema ERP
- Data scoperta difetto
- Richiesta: i valori per questo campo vengono definiti nel sistema ERP. Il campo è obbligatorio.
- Descrizione difetto: consente di inserire una descrizione aggiuntiva del difetto
- Attributi – attributi assegnati al tipo di documento
Nella finestra di un nuovo reclamo sono disponibili i seguenti pulsanti:
- [Accetta]: accetta il reclamo direttamente dopo la sua ricezione. Per poter utilizzare questa funzione l’utente deve disporre delle autorizzazioni per modificare documenti RV che vengo assegnate nel sistema ERP. Dopo la selezione dell’opzione il reclamo viene aggiunto all’elenco con lo stato Accettato (stato del documento Approvato).
- [Approva]: approva il documento di reclamo perché sia possibile considerarlo. Dopo la selezione di quest’opzione il reclamo viene aggiunto all’elenco con lo stato Da considerare (stato del documento Approvato). La continuazione del processo di reclamo può avvenire nel sistema ERP.
Durante un’ulteriore gestione del reclamo l’utente può emettere una correzione del documento commerciale soggetto al reclamo e completare tutto il processo di reclamo selezionando il pulsante [Chiudi reclamo]. La selezione di quest’opzione causa il cambiamento dello stato del reclamo in Chiuso.
Nota
È possibile chiudere un reclamo il cui stato è Accettato/Rifiutato.
Nota
L’emissione della correzione è opzionale. L’utente deve decidere se il modo in cui il reclamo è stato accettato, richieda l’emissione della correzione. Per esempio, nel caso in cui un articolo venga riparato, la correzione non è necessaria.
Esempio
Nel negozio di abbigliamento un cliente comunica il difetto dell’articolo acquisto. L’operatore verifica l’articolo reclamato e, conformemente alle procedure vigenti nell’azienda, aggiunge un nuovo documento di reclamo. Per farlo seleziona dal menu principale la piastrella [Reclami] e in seguito il pulsante [Aggiungi]. Prima, nel modulo del nuovo reclamo, seleziona il pulsante [Associa a FV/S] e cerca lo scontrino presentato dal cliente (prova dell’acquisto) nell’elenco dei documenti commerciali. L’articolo indicato nello scontrino viene aggiunto automaticamente al documento di reclamo. Poi l’operatore seleziona il tipo di difetto e inserisce informazioni aggiuntive. Presa in considerazione la richiesta del cliente, l’operatore seleziona Richiesta: Eliminazione difetto e completa il termine di realizzazione: tra due settimane. Alla fine l’operatore preme il pulsante [Approva] e nella vista dell’elenco dei documenti di reclamo stampa la copia del documento per il cliente. Il reclamo verrà considerato in due settimane. Se verrà accettato, l’eliminazione del difetto avverrà entro ulteriori tre settimane.