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Gestione della cassaforte
La soluzione è dedicata ai negozi in cui i ricavi delle vendite vengono dati alla fine del giorno al manager e mantenuti in una cassaforte che si trova nel retro del negozio. Per questo motivo, durante la chiusura dei turni, gli eccessi dei contanti e dei pagamenti con buoni acquisto esterni e con gli assegni vengono automaticamente versati alla cassaforte e il saldo di cassa dell’operatore viene ridotto di questo importo.
Se il limite minimo dell’importo verrà raggiunto, nel sistema POS verrà visualizzato il messaggio: “Il limite massimo del saldo della cassaforte è stato raggiunto. Il limite massimo dello stato della cassaforte è: [Importo impostato]. Saldo attuale della cassaforte: [Saldo attuale della cassaforte]. Bisogna effettuare il prelievo dalla cassaforte e il versamento bancario.
Cassaforte
La funzionalità Cassaforte è disponibile nel menu [Rapporti e liquidazioni] → [Cassaforte].
Nella finestra Cassaforte si trova il rendiconto delle transazioni effettuate nell’ambito della cassaforte. Dalla versione 2021.1 il saldo iniziale è presentato in ciascuna modalità di pagamento risultante dalle transazioni eseguite durante il giorno precedente. Qui è possibile effettuare un prelievo manuale o un versamento alla cassaforte e aprire l’elenco di tutte le transazioni.
La finestra Cassaforte contiene le seguenti colonne:
- Modalità di pagamento: modalità di pagamento disponibili alla postazione POS con divisione in tutte le valute disponibili
- Numero di transazioni: numero di versamenti e prelievi alla/dalla cassaforte
- Saldo iniziale: fornisce informazioni sul saldo iniziale per ciascuna modalità di pagamento nel negozio
- Versamenti: totale dell’importo versato manualmente e dell’importo risultante dalle vendite a contanti
- Prelievi: totale dell’importo prelevato manualmente e dell’importo risultante dal prelievo effettuato all’inizio del turno
- Totale: differenza tra i versamenti e i prelievi in ciascuna modalità di pagamento
- Saldo finale: totale dell’importo iniziale e di tutti i ricavi nel negozio per una data modalità di pagamento. Per ciascuna modalità di pagamento il saldo finale costituisce il saldo iniziale del giorno successivo.
Pulsanti disponibili nella finestra Cassaforte:
- [Elenco transazioni]: apre l’elenco di tutte le transazioni eseguiti nel negozio che riguardano la cassaforte
- [Prelievo dalla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il prelievo dalla cassaforte
- [Versamento alla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il versamento alla cassaforte
- [Aggiorna]: aggiorna i dati in connessione con il servizio POS Agent
- [Chiudi]: chiude la finestra della cassaforte
Elenco delle transazioni
L’elenco delle transazioni può essere aperto tramite il pulsante [Elenco transazioni] che si trova nella finestra Cassaforte.
Nell’Elenco delle transazioni viene presentato il Saldo iniziale della cassaforte e il Saldo attuale della cassaforte e le colonne:
- Numero
- Tipo: può contenere valori Versamento o Prelievo
- Modalità di pagamento
- Valore
- Data
- Cassiere
- Attributo (nascosto per impostazione predefinita)
Nella parte superiore della finestra si trova il filtro di testo che consente di effettuare la ricerca nell’elenco in base al numero di sistema della transazione tramite l’inserzione di qualsiasi parte di tale numero.
La ricerca può essere limitata anche grazie ai filtri espandibili:
- Tipo
- Valore
- Data
- Modalità di pagamento
- Cassiere
- Attributo
La finestra Elenco delle transazioni contiene i seguenti pulsanti
- [Aggiorna]: aggiornamento dei dati relativi al servizio POS Agent avviato dall’operatore
- [Prelievo dalla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il prelievo dalla cassaforte
- [Versamento alla cassaforte]: apre la finestra in cui è possibile effettuare il versamento alla cassaforte
Versamento/prelievo alla/dalla cassaforte
L’effettuazione di un versamento/prelievo alla/dalla cassaforte è possibile:
- direttamente nella finestra Cassaforte
- nell’Elenco delle transazioni
Nel modulo di un versamento/prelievo si trovano i seguenti campi (ciascun punto corrisponde all’area contrassegnata sullo screenshot):
- Importo e Valuta: consentono di introdurre l’importo in una valuta disponibile per la postazione POS
- Modalità di pagamento
- Pagatore: consente di selezionare un cliente o dipendente. Dopo la selezione del pulsante [Cliente]/[Dipendente] viene aperto l’elenco dove è possibile scegliere clienti/dipendenti.
- Descrizione: consente di inserire informazioni su quello che cosa riguarda il prelievo/versamento
- Gestito da: dipendente che emette il documento, campo disponibile durante il lavoro alla postazione
Nel modulo di versamento/prelievo si trovano i seguenti pulsanti:
- [Prelievo dalla cassaforte]/[Versamento alla cassaforte]: consente di navigare tra il documento di prelievo e di versamento, senza la necessità di completare di nuovo i dati. In caso di lavoro alla postazione l’elenco degli assegni/buoni è limitato a quelli emessi alla data postazione.
- [Approva]: approva il documento
- [Conteggia la cassa]: apre la finestra Conteggio del saldo della cassa (analogica alla finestra che viene aperta per effettuare la chiusura del giorno) che presenta la modalità di pagamento e la valuta selezionate nel documento di prelievo/versamento
In caso di lavoro alla postazione è possibile chiudere automaticamente la sessione a un ora specifica. Per farlo bisogna attivare il parametro adeguato nel sistema ERP.
Configurazione delle modalità di pagamento incluse nella cassaforte (Enterprise)
Nel sistema Comarch ERP Enterprise esiste la possibilità di configurare le modalità di pagamento che vanno custodite nella cassaforte. In riferimento alla gestione di diversi generi di buono acquisto esterni, per es. buoni sociali, buoni per ristoranti, buoni Sodexo, è possibile specificare quali buoni dovrebbero essere depositati nella cassaforte per poi essere trasferiti a un’azienda esterna che li liquiderà.
Nel sistema ERP, per le modalità di pagamento, esiste il parametro Includi nella cassaforte la cui attivazione imposta per una data modalità di pagamento la possibilità di mantenerla nella cassaforte. Per i tipi di modalità di pagamento come: contanti, assegno e buoni acquisto esterni questo parametro è attivato per impostazione predefinita.